📌 Voordat u begint
Deze checklist begeleidt u door alles wat u moet verzamelen en beslissen vóór uw onboardingcall. Doorloop ze in volgorde - sommige stappen vereisen dat u derden inschakelt (sociaal secretariaat), dus anticipeer!
Ze is opgedeeld in twee fasen: eerst de nodige informatie verzamelen bij uw interne bronnen en uw sociaal secretariaat, daarna intern uw keuzes bepalen over de structuur van uw mobiliteitsbudget. Beide fasen moeten worden afgerond vóór uw onboardingsessie.
📢 Deze volledige checklist moet worden afgerond vóór uw onboardingcall.
FASE 1 — De informatie verzamelen
Deze informatie haalt u op bij uw interne bronnen en uw sociaal secretariaat. Anticipeer, dit kan enkele dagen duren.
🗂️ Stap 1 — Gegevens van uw werknemers
Bereid het importbestand voor met de volgende informatie voor elke werknemer:
Naam en voornaam
E-mailadres en telefoonnummer
INSZ
Jaarlijks brutoloon (bepaald door de wet van 12/04/1965)
Maandelijks brutoloon
Rol: bediende (witte boord) of arbeider (blauwe boord)
Voor arbeiders: uurloon, wekelijkse werkuren, gemiddelde werkdagen per week
Hoe haalt u het model van het importbestand op?
1️⃣ Meld u aan op employer.rewardflex.be met de inloggegevens die u in de lanceringsmail hebt ontvangen.
2️⃣ Ga naar de lijst van uw werknemers.
3️⃣ Klik op het kleine oranje pijltje en selecteer Het model van het bestand downloaden.
4️⃣ Vul de ontbrekende informatie in het Excel-bestand aan.
Hoe uploadt u het bestand?
Klik opnieuw op het oranje pijltje en daarna op Een bestand importeren.
💡 Als u moeite hebt om bepaalde loongegevens te vinden of te berekenen, raadpleeg dan onze toelichtingsfiche: Uw loongegevens vinden en berekenen.
🧾 Stap 2 — Informatie bij uw sociaal secretariaat
Neem contact op met uw sociaal secretariaat om de volgende elementen op te halen. U hebt ze nodig om de payroll-export in RewardFlex te configureren.
Payroll-identificatiegegevens:
Uw ondernemingsidentificatie (company ID) bij uw sociaal secretariaat
De individuele payroll-identificatie van elke werknemer
Looncodes:
Vraag de looncodes op die overeenkomen met de voordelen die u wenst aan te bieden. In het kader van het mobiliteitsbudget hebt u met name de codes nodig voor:
De terugbetalingen van Pijler 2 (mobiliteitsuitgaven)
De terugbetaling op het einde van het jaar (Pijler 3)
💡 Met deze informatie kunt u de payroll-export configureren, die elke maand een gestructureerd bestand genereert van de goedgekeurde uitgaven die u aan uw sociaal secretariaat moet bezorgen voor terugbetaling via de loonbrieven. Raadpleeg ons artikel Payroll-export voor meer informatie.
FASE 2 — Uw keuzes bepalen
Deze beslissingen neemt u intern, idealiter met uw HR en/of sociaal secretariaat.
👥 Stap 3 — Uw werknemerscategorieën en de TCO's bepalen
Identificeer de werknemerscategorieën binnen uw organisatie, gebaseerd op objectieve en niet-discriminerende criteria (bv. functiecategorie, anciënniteit, packageniveau…).
Bepaal voor elke categorie een TCO (Total Cost of Ownership): de totale jaarlijkse kost van de bedrijfswagen waarop de categorie recht heeft.
Deze categorieën en hun TCO's dienen als basis om de budgetten te berekenen en de juiste diensten voor elke medewerker te activeren.
💡 Als u moeite hebt om de TCO te berekenen, raadpleeg dan onze volledige infofiche: Bereken de TCO voor het mobiliteitsbudget in RewardFlex.
⚖️ Stap 4 — Uw policy kiezen
Twee opties zijn mogelijk:
Monizze-policy: we raden deze optie sterk aan. De ondertekening van het beleid en de bijlagen gebeurt rechtstreeks in RewardFlex, wat het hele proces voor u en uw werknemers vereenvoudigt en vlotter maakt.
Uw eigen policy: als u al over een Mobiliteitsbudgetbeleid beschikt, is het mogelijk om het bestaande te gebruiken. De selectie van de policy gebeurt bij het aanmaken van uw plan in RewardFlex. U kunt de Monizze-policy rechtstreeks downloaden vanuit de sectie Budgetten van het platform
🚦 Stap 5 — De mobiliteitsdiensten kiezen
Kies de opties die u voor uw medewerkers wilt activeren. De wettelijke regel: minimum Pijler 1 of 2 + Pijler 3 verplicht.
Pijler 1 | Pijler 2 | Pijler 3 |
Elektrisch voertuig – Leasing | Abonnement op het Openbaar Vervoer | Terugbetaling op het einde van het jaar |
Elektrisch voertuig – Aankoop | Aankoop van een Ticket voor het Openbaar Vervoer |
|
| Parkeerticket |
|
| Autodelen |
|
| Autoverhuur |
|
| Taxi |
|
| Fiets - leasing of aankoop |
|
| Andere (fietsvergoeding, voetgangersvergoeding) |
|
| Terugbetaling hypothecaire lening / Huur (max. afstand 10 km) |
|
| Terugbetaling hypothecaire lening / Huur (50 % telewerk per maand) |
|
📅 Stap 6 — De praktische modaliteiten bepalen
Financiering van de abonnementen op het openbaar vervoer:
Klassiek: de werknemer schiet de kosten voor en laat zich daarna terugbetalen via het mobiliteitsbudget.
Derdebetalersregeling NMBS: Monizze bestelt rechtstreeks het abonnement. Als u deze optie kiest, denk eraan om het mandaat te lezen en te ondertekenen vóór uw onboardingcall.
Lanceringsmaand:
Bepaal intern de maand vanaf wanneer u het mobiliteitsbudget voor uw medewerkers wilt lanceren. Deze informatie zal tijdens uw onboardingcall moeten worden meegedeeld.
⚠️ Eenmaal gelanceerd begint het budget van een werknemer te lopen op de 1e dag van de maand volgend op de ondertekening van zijn policy, tenzij u de optie voor retroactieve loading activeert bij de toewijzing.
✅ Eindcontrole
Voordat u de onboardingcall plant, controleert u dat:
Het importbestand van de werknemers is ingevuld en geüpload
De ondernemingsidentificatie en de werknemersidentificaties zijn opgehaald bij het sociaal secretariaat
De looncodes zijn opgehaald bij het sociaal secretariaat
De werknemerscategorieën en de TCO's zijn bepaald
De gekozen policy is geïdentificeerd
De te activeren mobiliteitsdiensten zijn geselecteerd
De lanceringsmaand is bevestigd
Het derdebetalersmandaat NMBS is ondertekend (indien van toepassing)
🚀 Alles is klaar!
Eenmaal al deze informatie verzameld, bent u klaar om uw onboardingcall te plannen. Het is tijdens deze call dat de configuratie samen in het platform wordt afgerond.
👉 Voor het vervolg raadpleegt u ons artikel Uw eerste budget aanmaken - Mobiliteitsbudget om uw plan dagelijks te beheren: werknemers toevoegen, de configuratie wijzigen, de uitnodigingen beheren en de statussen opvolgen.