📝 Waarover gaat het?
Met de payroll-export kan de werkgever maandelijks een bestand genereren met alle goedgekeurde uitgaven van zijn werknemers, om deze door te geven aan zijn sociaal secretariaat voor terugbetaling via de loonfiches.
🔁 Frequentie en optimaal moment
Eén keer per maand – vóór de afsluiting van de interne payroll
De uitgaven die werden goedgekeurd worden automatisch in de export opgenomen.
Als bepaalde kosten niet in de export zijn opgenomen, worden ze automatisch aan de export van de volgende maand toegevoegd zodra ze zijn gevalideerd.
💰 Configuratie van de payroll-export
Voordat u uw eerste export genereert, gaat u naar de Parameters van het tabblad Lonen om de volgende elementen te configureren:
1️⃣ Exportformaat
Standaard worden de exports gegenereerd in gestructureerd CSV-formaat. U kunt ook het specifieke formaat van uw sociaal secretariaat selecteren. De momenteel beschikbare formaten zijn SDWorx, Prisma en Daenens — andere formaten worden binnenkort toegevoegd.
2️⃣ Identificatiegegevens bedrijf en werknemers
U kunt uw bedrijfsidentificatie bij uw sociaal secretariaat invoeren, evenals een individuele payroll-identificatie voor elke werknemer.
3️⃣ Looncodes
U kunt looncodes definiëren per type uitgave en budgetcategorie. U kunt deze codes rechtstreeks bij uw sociaal secretariaat opvragen.
💰 Hoe genereert u een payroll-export?
1️⃣ Ga naar het tabblad Payroll in het navigatiemenu links.
2️⃣ Klik op Geschiedenis van de exports om de vorige exports te raadplegen (datum en beschikbare formaten).
3️⃣ Klik op Een export genereren. Een venster gaat open.
4️⃣ Selecteer de te exporteren maand.
Alleen de maanden die nog niet werden geëxporteerd zijn beschikbaar.
De geselecteerde maand moet verschillen van de maand die u bij uw laatste export hebt gekozen.
Als u de huidige maand selecteert, worden alleen de gegevens tot op het moment van de generatie opgenomen.
5️⃣ Als u één of meerdere maanden hebt overgeslagen, hebt u twee opties:
De ontbrekende maanden afzonderlijk exporteren, van de oudste naar de meest recente, voor een betere maandelijkse duidelijkheid.
Alleen de huidige maand exporteren: het systeem neemt automatisch alle ontbrekende gegevens van de voorgaande maanden op in één enkel bestand. 6️⃣ De export wordt gegenereerd en verschijnt in uw geschiedenis van de exports. U kunt het volgende downloaden:
✅ Het standaard Excel-bestand
✅ Het specifieke formaat van uw sociaal secretariaat (indien beschikbaar en geconfigureerd)
📊 Wat de export bevat
De export bevat alle goedgekeurde en nog niet geëxporteerde uitgaven tussen:
De laatste dag gedekt door de vorige export
En de laatste dag van de geselecteerde maand — of, als u de huidige maand exporteert, tot op het moment van de generatie van de export. Er bestaan 2 types exportformaat:
✅ Standaardexport
Deze export is dan in excel-formaat. Hij geeft alle belangrijke informatie weer. De export is onderverdeeld in 3 tabellen: Global Reporting: hiermee kunt u het geheel van de uitgaven volgen die tijdens de periode werden gevalideerd en afgetrokken van de portefeuilles van de werknemers
Payroll Mobility Budget: Bevat de gegevens die aan het sociaal secretariaat moeten worden bezorgd voor de terugbetaling van de werknemers
Payroll Cafeteria Plan: Bevat de gegevens die aan het sociaal secretariaat moeten worden bezorgd voor de terugbetaling van de werknemers na hun keuze van de verschillende voordelen (toe te voegen VAA, terug te betalen pensioensparen…)
✅ Specifiek formaat voor het sociaal secretariaat
Voor bepaalde sociale secretariaten is het mogelijk om een payroll-export te genereren die dan in een heel specifiek formaat is. Deze export kan dan rechtstreeks in uw payroll worden geladen voor een automatische import van de uitgaven en andere bedragen.
💡Wij werken samen met de sociale secretariaten zodat zij ons hun technische specificaties bezorgen om gestructureerde exports te leveren. De lijst van sociale secretariaten waarvoor een gestructureerde export beschikbaar is, zal in de loop van het jaar groter worden.
📋 Concrete voorbeelden
Klassieke export
U exporteert de gegevens van mei op 20 mei → de export bevat alle goedgekeurde uitgaven vanaf het einde van de vorige export tot 20 mei.
Export met een ontbrekende maand
Uw laatste export dateert van 20 mei. Op 20 juli wilt u een nieuwe export genereren. Twee opties:
U exporteert eerst juni, daarna juli afzonderlijk → betere maandelijkse leesbaarheid.
U exporteert alleen juli → het systeem neemt automatisch alle goedgekeurde uitgaven van 20 mei tot 20 juli op in één enkel bestand. ✅ In beide gevallen gaat er geen enkel gegeven verloren of wordt het gedupliceerd.
📌 Automatische herinneringen
Een maandelijkse herinneringsmail wordt naar u verzonden op de afsluitdatum van de payroll die in de globale parameters van het platform is gedefinieerd, om niet te vergeten uw export te genereren.
📊 Traceerbaarheid & veiligheid
Elke uitgave wordt slechts één keer geëxporteerd.
Het geëxporteerde bestand bevat:
Het bedrag van elke uitgave
De uitgavecategorie
De bijbehorende looncode (indien ingevuld in RewardFlex)