📝 Waarover gaat het?
De budgetplannen zijn de nieuwe manier om voordelen voor uw werknemers te configureren en te verdelen op RewardFlex. Elk plan is gekoppeld aan een specifiek type voordeel en kan volledig worden gepersonaliseerd naargelang de behoeften van uw onderneming.
Drie types plannen zijn beschikbaar:
🍽️ Cafetariaplan
🚲 Mobiliteitsbudget
🎁 Bonusplan
➕ Een plan aanmaken
In Budgetten, klik op Nieuw budget, en selecteer vervolgens Mobiliteitsbudget.
Het aanmaken van een plan gebeurt in 3 stappen:
1️⃣ Configuratie van het plan
Geef uw plan een naam en kies het toepasselijke beleidskader.
Drie opties zijn beschikbaar:
Het Monizze-policymodel gebruiken: Monizze stelt een standaard policymodel ter beschikking, gebaseerd op het systeem van vaste en variabele TCO, dat u kunt raadplegen vóór de afronding.
Mijn eigen policymodel gebruiken: U uploadt uw eigen beleidsdocument
Policy buiten het platform: Het beleid wordt volledig buiten RewardFlex beheerd.
2️⃣ Parameters van het plan
Bepaal het vaste maandelijkse budget dat aan het plan wordt toegekend.
3️⃣ Selectie van de diensten
Kies de diensten die beschikbaar zijn voor uw werknemers in dit plan. De diensten zijn gegroepeerd per categorie.
4️⃣ Validatie van het plan
Voordat u afrondt, kunt u:
De toepasselijke policy bekijken
Als concept opslaan om later af te ronden
Het concept verwijderen indien nodig Eenmaal klaar, klik op Het plan afronde.
➕ Werknemers toevoegen aan een plan
Eenmaal het plan aangemaakt, gebeurt het toevoegen van werknemers in 4 stappen:
1️⃣ Selectie van de werknemers
Kies de werknemers die u aan het plan wilt toevoegen uit de lijst. Enkel de in aanmerking komende werknemers (nog niet toegewezen aan een plan van hetzelfde type) worden weergegeven. Een selectie in een winkelmandje laat u toe uw keuzes te behouden terwijl u van de ene pagina naar de andere navigeert.
2️⃣ Verificatie van de conformiteit
Voor elke geselecteerde werknemer vult u de vereiste informatie aan (budgetbedragen, mobiliteitsvariabelen, enz.). Het formulier markeert in realtime de ontbrekende of ongeldige gegevens. Een massa-import via een bestand is eveneens beschikbaar.
3️⃣ Een startdatum bepalen
Selecteer de maand vanaf wanneer het budget moet beginnen te laden. Een sleutelparameter laat u toe het laadgedrag te controleren:
Start na ondertekening (standaard): Het budget wordt pas geactiveerd zodra de werknemer de documenten heeft ondertekend. Er wordt geen budget geladen vóór de ondertekening.
Start vanaf de geselecteerde maand: Het budget laadt retroactief vanaf de gekozen maand, onafhankelijk van de ondertekeningsdatum.
ℹ️ U hebt de mogelijkheid om deze parameter voor alle geselecteerde werknemers te bewerken door op Massawijziging te klikken.
4️⃣ Overzicht & lancering
Een overzichtsscherm toont alle werknemers en hun geconfigureerde budgetten.
Twee opties zijn beschikbaar:
Lanceren: De budgetten worden geactiveerd, maar de werknemers ontvangen nog geen melding.
Lanceren & de uitnodigingen versturen: De budgetten worden geactiveerd en de werknemers ontvangen onmiddellijk een uitnodigingsmail om het platform te vervoegen.
ℹ️ Er wordt u altijd een bevestiging gevraagd vóór elke verzending.
✉️ Beheer van de uitnodigingen
U behoudt de volledige controle over het moment waarop uw werknemers worden verwittigd:
Bij de lancering: De uitnodigingen worden onmiddellijk verstuurd bij de toewijzing.
Later: U kunt de uitnodigingen individueel of in massa versturen op elk moment na de toewijzing.
Nooit: U wijst werknemers toe zonder een melding te versturen (nuttig voor interne tests of geleidelijke uitrol).
🔄 Een plan wijzigen
U kunt de configuratie van een plan op elk moment bijwerken - de parameters aanpassen, diensten activeren of deactiveren, de bijkomende opties beheren - zonder de bestaande werknemerstoewijzingen te beïnvloeden.
🛑 Een plan verwijderen
Een plan kan enkel worden verwijderd als er momenteel geen enkele werknemer aan toegewezen is.
Als er werknemers aan het plan gekoppeld zijn, wordt de verwijdering geblokkeerd en wordt u daarvan op de hoogte gebracht.