Met een handmatige wallet load kan de werkgever rechtstreeks een bedrag toevoegen aan de wallet van een werknemer, buiten de automatische oplaadcycli om. 👉 Deze actie is nuttig in twee belangrijke situaties:

Wanneer een werkgever zijn cafetariaplan of mobiliteitsbudget in de loop van het jaar op RewardFlex activeert (bijvoorbeeld in maart), worden de wallets van de werknemers pas vanaf die go-live-datum automatisch opgeladen. Als het beleid en de bijlage bij de arbeidsovereenkomst buiten het platform al in januari werden ondertekend, kan de werkgever handmatige wallet loads uitvoeren om de voorgaande maanden te dekken (januari en februari in dit voorbeeld), zodat elke werknemer wel degelijk over het jaarbudget beschikt waarop hij recht heeft.

Wanneer een werkgever het plan in de loop van het jaar heeft gelanceerd (bijvoorbeeld in februari), maar een werknemer zijn beleid en zijn bijlage pas in maart ondertekent, wordt de wallet van deze werknemer pas vanaf maart automatisch opgeladen. De werkgever kan dan een handmatige wallet load uitvoeren om de ontbrekende maand (februari) te crediteren.

Op juridisch vlak kan een cafetariaplan of een mobiliteitsbudget pas starten vanaf de ondertekeningsdatum van het beleid en de bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Als een werknemer laattijdig ondertekent, of als de documenten niet op tijd werden ingediend, kan het plan juridisch gezien de maanden vóór deze ondertekening niet dekken. De functionaliteit voor handmatige wallet load blijft in alle gevallen beschikbaar in RewardFlex, maar het is aan de werkgever om ervoor te zorgen dat het gebruik ervan conform deze wettelijke vereiste is.

Een handmatige wallet load is niet hetzelfde als een wijziging van het bedrag van het mobiliteitsbudget of het cafetariaplan ten gevolge van een functiewijziging of een loonsverhoging. Deze twee stappen volgen een verschillende logica. 👉 Om het budget van een werknemer aan te passen na een situatiewijziging, raadpleeg de volgende artikelen:

1️⃣ Ga vanuit uw werkgeversinterface naar de sectie Werknemers.

2️⃣ Klik op de naam van de betrokken werknemer om naar zijn profiel te gaan.

3️⃣ Klik op de knop Een portefeuille opladen.

4️⃣ Geef de reden voor de oplading op (bv.: correctie, uitzonderlijk voordeel…) evenals het te crediteren bedrag.

5️⃣ Klik op Valideren.

Eenmaal gevalideerd, wordt de wallet van de werknemer onmiddellijk gecrediteerd met het opgegeven bedrag. De werknemer kan dit saldo vanaf dat moment gebruiken voor zijn uitgaven via zijn cafetariaplan.