En début ou en cours d’année, vous pouvez être amené à adapter les budgets du plan cafétéria de vos travailleurs (indexation, changement de fonction, politique interne, etc.).
Cette fiche explique :
comment modifier un budget dans RewardFlex,
comment la plateforme recalcule automatiquement les montants,
quel est l’impact pour les travailleurs,
et comment les paiements récurrents sont traités.
📌 Principes clés à retenir
Règles de base appliquées par RewardFlex :
🔁 Toute modification de budget s’applique rétroactivement au 1er janvier.
🚫 Aucune correction négative n’apparaît jamais dans le portefeuille du collaborateur.
➕ Une augmentation génère une correction positive immédiate si nécessaire.
➖ Une diminution ajuste uniquement les chargements futurs, sans toucher au passé.
🔒 Les paiements récurrents restent actifs tant que le budget reste suffisant.
🛠️ Comment ca fonctionne ?
1️⃣ Allez dans votre onglet Plan cafétéria et cliquez sur Tableau de bord.
2️⃣ Cliquez sur le groupe et allez dans Employés.
3️⃣ Cliquez sur le stylo à côté du budget annuel du travailleur.
4️⃣ Adaptez le montant :
Immédiatement, RewardFlex affiche l’impact de la modification sur :
le budget annuel,
le montant mensuel chargé,
le solde du portefeuille du travailleur.
5️⃣ Sauvegarder votre modification.
🔄 Recalcul automatique du budget
📈 En cas d’augmentation du budget
1️⃣ RewardFlex compare l’ancien budget et le nouveau budget depuis le 1er janvier.
2️⃣ Le système calcule combien aurait dû être chargé jusqu’au mois en cours.
3️⃣ Si le collaborateur aurait dû recevoir plus, une correction positive est ajoutée immédiatement à son portefeuille.
4️⃣ Les chargements mensuels futurs restent inchangés.
Exemple 1 :
Budget annuel initial : 1.200 €
Nouveau budget annuel adapté durant le mois de janvier : 1.500 €
Différence constatée à ce stade : 25 € (100€ touché au lieu de 125€).
👉 RewardFlex crédite automatiquement le portefeuille de +25 €.
Exemple 2 :
Budget annuel initial : 1.200 €
Nouveau budget annuel adapté durant le mois de février : 1.500 €
Différence constatée à ce stade : 50 € (200€ touché au lieu de 250€)
👉 RewardFlex crédite automatiquement le portefeuille de +50 €.
📉 En cas de diminution du budget
1️⃣ RewardFlex ne retire jamais d’argent déjà chargé ou dépensé.
2️⃣ La correction est étalée sur les mois restants jusqu’en décembre.
Concrètement :
les chargements mensuels futurs sont réduits proportionnellement,
aucune ligne négative n’apparaît dans le portefeuille du travailleur,
le travailleur reçoit simplement moins chaque mois à l’avenir.
🔁 Gestion des dépenses récurrentes
1️⃣ Avant de valider une diminution de budget, RewardFlex vérifie si le nouveau montant mensuel permet toujours de couvrir :
les abonnements
les paiements cafétéria récurrents existants
2️⃣ Si le nouveau budget mensuel est insuffisant :
❌ tous les paiements récurrents sont automatiquement annulés,
le travailleur devra les réencoder manuellement si souhaité.
3️⃣ Dans ce cas, un message d’avertissement clair s’affiche avant validation.
👉 Vous devez confirmer explicitement la diminution en connaissance de cause.
👤 Impact pour le travailleur
Le travailleur voit immédiatement :
son nouveau budget annuel,
son nouveau montant mensuel.
Il ne voit aucune correction négative dans son portefeuille.
Les politiques signées restent inchangées.
Seule la répartition budgétaire est adaptée.