📌 Voordat u begint
Deze checklist begeleidt u door alles wat u moet verzamelen en beslissen vóór uw onboardingcall. Doorloop ze in volgorde - sommige stappen vereisen dat u derden inschakelt (sociaal secretariaat), dus anticipeer!
Ze is opgedeeld in twee fasen: eerst de nodige informatie verzamelen bij uw interne bronnen en uw sociaal secretariaat, daarna intern uw keuzes bepalen over de structuur van uw Cafetariaplan. Beide fasen moeten worden afgerond vóór uw onboardingsessie.
📢 Deze volledige checklist moet worden afgerond vóór uw onboardingsessie.
FASE 1 — De informatie verzamelen
Deze informatie haalt u op bij uw interne bronnen en uw sociaal secretariaat. Anticipeer, dit kan enkele dagen duren.
🗂️ Stap 1 — Gegevens van uw werknemers
Bereid het importbestand voor met de volgende informatie voor elke werknemer:
Naam en voornaam
E-mailadres en telefoonnummer
INSZ
Jaarlijks brutoloon (bepaald door de wet van 12/04/1965)
Maandelijks brutoloon
Rol: bediende (witte boord) of arbeider (blauwe boord)
Voor arbeiders: uurloon, wekelijkse werkuren, gemiddelde werkdagen per week
Hoe haalt u het model van het importbestand op?
1️⃣ Meld u aan op employer.rewardflex.be met de inloggegevens die u in de lanceringsmail hebt ontvangen.
2️⃣ Ga naar de lijst van uw werknemers.
3️⃣ Klik op het kleine oranje pijltje en selecteer Het model van het bestand downloaden.
4️⃣ Vul de ontbrekende informatie in het Excel-bestand aan.
Hoe uploadt u het bestand?
Klik opnieuw op het oranje pijltje en daarna op Een bestand importeren.
💡 Als u moeite hebt om bepaalde loongegevens te vinden of te berekenen, raadpleeg dan onze toelichtingsfiche: Uw loongegevens vinden en berekenen.
🧾 Stap 2 — Informatie bij uw sociaal secretariaat
Neem contact op met uw sociaal secretariaat om de volgende elementen op te halen. U hebt ze nodig om de payroll-export in RewardFlex te configureren.
Werkgeversbijdragen (RSZ) :
Haal het percentage werkgeversbijdragen (RSZ) op dat van toepassing is op uw werknemers. Dit gegeven is onmisbaar om het flexbudget van elke werknemer te berekenen.
Payroll-identificatiegegevens:
Uw ondernemingsidentificatie (company ID) bij uw sociaal secretariaat
De individuele payroll-identificatie van elke werknemer
Looncodes:
Vraag de looncodes op die overeenkomen met de voordelen die u wenst aan te bieden. U hebt ze nodig om de payroll-export in RewardFlex te configureren.
💡 De payroll-export genereert elke maand een gestructureerd bestand van de goedgekeurde uitgaven die u aan uw sociaal secretariaat moet bezorgen voor terugbetaling via de loonbrieven. Raadpleeg ons artikel Payroll-export voor meer informatie.
🧮 Stap 3 — Het flexbudget van elke werknemer bepalen
Om het flexibiliseerbare budget van elke werknemer te berekenen, verzamelt u twee gegevens:
Het percentage werkgeversbijdragen (RSZ)
Het bedrag van de eindejaarspremie van elke werknemer
Flexbudget = Bruto eindejaarspremie × (1 + % werkgeversbijdragen)
Dit is de totale werkgeverslast die het theoretische beschikbare budget voor de medewerker in RewardFlex wordt. Elke maand wordt 1/12 van dit jaarbudget op het platform gecrediteerd.
FASE 2 — Uw keuzes bepalen
Deze beslissingen neemt u intern, idealiter met uw HR en/of sociaal secretariaat.
⚖️ Stap 4 — Uw Cafetariaplan-policy kiezen
Twee opties zijn mogelijk:
Monizze-policy: de ondertekening van de policy en de bijlagen gebeurt rechtstreeks in RewardFlex, wat het hele proces voor u en uw werknemers vereenvoudigt en vlotter maakt.
Uw eigen policy: als u al over een Cafetariaplanbeleid beschikt, is het mogelijk om het bestaande te gebruiken. De selectie van de policy gebeurt bij het aanmaken van uw plan in RewardFlex.
🎁 Stap 5 — De diensten van het Cafetariaplan kiezen
Bepaal welke diensten u voor uw medewerkers wilt activeren:
Bijkomende verlofdagen (bepaal het maximumaantal dagen)
Computer, smartphone, tablet
Fietsleasing
Internet- en telefonieabonnement
Uitbreiding collectieve hospitalisatieverzekering (opgelet: de onderneming moet al een collectieve hospitalisatieverzekering aan haar werknemers aanbieden)
Individueel pensioenplan
Warrants
Laadpaal thuis
Wagen-upgrade
⚙️ Stap 6 — De lanceringsmaand bepalen
Bepaal intern de maand vanaf wanneer u het Cafetariaplan voor uw medewerkers wilt lanceren. Deze informatie zal tijdens uw onboardingcall moeten worden meegedeeld.
⚠️ Eenmaal gelanceerd begint het budget van een werknemer te lopen op de 1e dag van de maand volgend op de ondertekening van zijn policy, tenzij u de optie voor retroactieve loading activeert bij de toewijzing.
✅ Eindcontrole
Voordat u uw accountmanager contacteert om de onboardingcall te plannen, controleert u dat:
Het importbestand van de werknemers is ingevuld en geüpload, met de bedragen van de eindejaarspremie / bonus
De ondernemingsidentificatie en de werknemersidentificaties zijn opgehaald bij het sociaal secretariaat
Het percentage werkgeversbijdragen (RSZ) is opgehaald bij het sociaal secretariaat
De looncodes zijn opgehaald bij het sociaal secretariaat
De gekozen policy is geïdentificeerd
De te activeren diensten zijn geselecteerd
De lanceringsmaand is bevestigd
🚀 Alles is klaar!
Eenmaal al deze informatie verzameld, bent u klaar om uw onboardingcall te plannen. Het is tijdens deze call dat de configuratie samen in het platform wordt afgerond.
👉 Voor het vervolg raadpleegt u ons artikel Uw eerste budget aanmaken - Cafetariaplan om uw plan dagelijks te beheren: werknemers toevoegen, de configuratie wijzigen, de uitnodigingen beheren en de statussen opvolgen.