📌 Waarover gaat het?
Het mobiliteitsbudget in RewardFlex stelt uw bedrijf in staat om een budget toe te wijzen aan uw werknemers voor hun mobiliteitsuitgaven. Deze gids beschrijft de configuratiestappen die u moet volgen tijdens uw onboarding op het platform.
✅ Verplichte voorafgaande stap : uw groepen aanmaken
Voordat u begint met de configuratie van het mobiliteitsbudget, moet u uw werknemersgroepen aanmaken in RewardFlex. Deze stap is verplicht — de volledige configuratie van het mobiliteitsbudget is gebaseerd op deze groepen.
📋 Verplichte gegevens per werknemer
Voor een correcte berekening van het mobiliteitsbudget moeten de volgende gegevens worden ingevoerd voor elke werknemer :
Afstand woon-werkplaats (in km, berekend via de weg)
Jaarlijks brutoloon (noodzakelijk voor de budgetberekeningen en het naleven van de wettelijke vereisten)
🔀 Drie configuratieopties
Bij het configureren van uw mobiliteitsbudget kiest u tussen drie benaderingen :
Optie A — Het Monizze-polismodel gebruiken : een standaard vooraf geconfigureerde polis met standaardregels.
Optie B — Uw eigen polis meebrengen (Bring Your Own Policy) : een volledig gepersonaliseerde configuratie met upload van uw eigen polis.
Optie C — Beleid buiten het platform : kies deze optie als uw werknemers het beleid al buiten RewardFlex hebben ondertekend. Er worden geen documenten gegenereerd of ondertekend in het platform; alle werknemers worden automatisch als ondertekend gemarkeerd.
De stappen zijn gelijkaardig voor de drie opties, met enkele hieronder beschreven verschillen.
🛠️ Configuratiestappen
Klik in Mobiliteitsbudget op "Een mobiliteitsbudget instellen".
1️⃣ Selectie van de polis
Kies tussen de drie polisopties.
2️⃣ Budgettoewijzing per groep
Definieer het budget dat aan elke werknemersgroep wordt toegewezen.
Optie A (Monizze) : de budgetten worden per groep gedefinieerd op basis van vaste bedragen.
Optie B (Custom) : u geniet volledige flexibiliteit over de bedragen, zonder vooraf bepaalde verhoging.
Optie C (Buiten platform) : u geniet volledige flexibiliteit over de bedragen, zonder vooraf bepaalde verhoging.
⚠️ Uw groepen moeten vooraf worden aangemaakt in het tabblad Groepen. De werknemersgegevens kunnen ook op dit moment worden geüpload indien gewenst.
3️⃣ Configuratie van de begunstigden
Controleer en vul de gegevens van elke werknemer aan. Verschillende soorten budgetten kunnen worden geconfigureerd :
Variabel budget : automatisch berekend op basis van de afstand woon-werkplaats.
Met optie B en C kunt u ook kiezen voor een vast variabel budget per groep, of helemaal geen variabel budget toepassen.
Overgedragen budget : maakt het mogelijk om aanpassingen of historische budgetgegevens toe te voegen.
Gepersonaliseerd budget : u kunt het berekende budget vervangen door een specifiek bedrag voor een bepaalde werknemer.
ℹ️ Ongeacht de gekozen optie kunt u het budget van elke werknemer altijd individueel aanpassen.
📢 De conformiteit van de werknemer controleren
Eenmaal toegevoegd, verschijnt de werknemer in de lijst van de groep met één van de volgende twee statussen :
✅ Compliant — Alle gegevens van de werknemer zijn in orde. U kunt direct doorgaan naar de stap voor het versturen van de uitnodiging.
🔴 Non compliant — Er ontbreken gegevens of ze zijn onjuist. Klik op het rode potlood en vul de ontbrekende velden in, die rood worden gemarkeerd.
⚠️ De werknemer wordt nog steeds als "non compliant" gemarkeerd terwijl alle velden groen zijn?
Twee mogelijke redenen in het kader van een mobiliteitsbudget :
Het bedrag van het budget overschrijdt 20% van het jaarlijkse brutoloon van de werknemer. Dit is een wettelijke vereiste — het budget moet dienovereenkomstig worden aangepast.
Het bedrag van het mobiliteitsbudget respecteert de wettelijke plafonds niet. Voor 2026 moet het mobiliteitsbudget liggen tussen 3.233 € (minimum) en 17.244 € (maximum), met inachtneming van de regel van 20% van het jaarlijkse brutoloon.
4️⃣ Activering van de diensten
Activeer de beschikbare mobiliteitsdiensten voor elke groep. De beschikbare diensten in het kader van het mobiliteitsbudget zijn :
Autoleasing
Aankoop elektrisch voertuig
Leasing elektrisch voertuig
Abonnement openbaar vervoer
Aankoop ticket openbaar vervoer
Micro car leasing
Micro car aankoop
Aankoop e-moto
Leasing e-moto
Fietsleasing
Parkeerticket
Car sharing
Autoverhuur
Taxidiensten
Aankoop moto/scooter
Andere diensten (voor uitgaven die niet in de vooraf gedefinieerde categorieën vallen)
Terugbetaling huur of hypothecaire lening — optie radiale afstand : beschikbaar als de werknemer op minder dan 10 km (hemelsbreed) van de werkplaats woont
Terugbetaling huur of hypothecaire lening — optie telewerk : beschikbaar als de werknemer minstens 50% van de tijd op afstand werkt (maandelijks bewijs vereist)
Terugbetaling einde jaar (pijler 3) : betaalt automatisch het resterende saldo van het mobiliteitsbudget terug aan het einde van het jaar.
Elke dienst is ingedeeld in een betalingscategorie (1, 2 of 3) conform de regelgeving inzake het mobiliteitsbudget.
5️⃣ Algemene bedrijfsparameters
Afsluitingsdatum : definieer de maandelijkse datum voor de afstemming van uitgaven.
Openbaar vervoer : geef aan of de uitgaven voor openbaar vervoer worden gedekt door het mobiliteitsbudget of via betalingen door derden.
6️⃣ Polis (specifiek voor Optie B)
Als u de optie Bring Your Own Policy heeft gekozen, upload hier uw eigen polis in de gewenste talen.
Met Optie A (Monizze) is deze stap niet van toepassing — de standaard Monizze-polis wordt gebruikt en er is geen upload vereist.
7️⃣ Planning van de go live
Plan de livegang voor elke groep.
⚠️ De go live-datum kan niet retroactief zijn — ze moet verplicht in de toekomst liggen.
Zodra de datum is bereikt, ontvangen de werknemers gekoppeld aan de actieve groepen automatisch een uitnodiging per e-mail om toegang te krijgen tot hun mobiliteitsbudget en de nodige documenten te ondertekenen.
🔍 Belangrijkste verschillen tussen de opties
| Optie A — Monizze-polis | Optie B — Bring Your Own Policy | Optie C — Polis buiten platform |
Flexibiliteit van de polis | Vaste en vooraf bepaalde regels | Volledig aanpasbaar | Volledig aanpasbaar |
Variabel budget | Automatisch (op basis van afstand) | Afstand, vast bedrag, of geen | Afstand, vast bedrag, of geen |
Upload van polis | Niet van toepassing | Verplichte upload | Niet van toepassing |