📌 Waarover gaat het?
Wanneer een werkgever start op RewardFlex, registreert hij al zijn werknemers, verdeelt hij hen in groepen en lanceert hij de plannen live — wat automatisch het versturen van een uitnodiging aan elke werknemer triggert om de nodige documenten te ondertekenen en de het platform te beginnen gebruiken.
Dit artikel behandelt een specifiek geval : een werknemer komt aan in de loop van het jaar, terwijl de budgetten al actief zijn. Hij moet dan manueel worden toegevoegd en zijn uitnodiging moet individueel worden verstuurd.
🛠️ Procedure
1️⃣ De werknemer registreren in RewardFlex
Allereerst moet de werknemer worden geregistreerd in het platform.
👉 Raadpleeg het artikel over het toevoegen van een werknemer voor deze stap.
2️⃣ Hem toevoegen aan de corresponderende groep
Ga naar het tabblad Groepen, klik op de groep waaraan de werknemer moet worden gekoppeld.
Klik vervolgens op Een werknemer toevoegen en selecteer de betreffende werknemer.
3️⃣ De conformiteit van de werknemer controleren
Eenmaal toegevoegd, verschijnt de werknemer in de lijst van de groep met één van de volgende twee statussen :
✅ Compliant — Alle gegevens van de werknemer zijn in orde. U kunt direct doorgaan naar de stap voor het versturen van de uitnodiging.
🔴 Non compliant — Er ontbreken gegevens of ze zijn onjuist. Klik op het rode potlood en vul de ontbrekende velden in, die rood worden gemarkeerd.
⚠️ De werknemer wordt nog steeds als "non compliant" gemarkeerd terwijl alle velden groen zijn?
Twee mogelijke redenen in het kader van een mobiliteitsbudget :
Het bedrag van het budget overschrijdt 20% van het jaarlijkse brutoloon van de werknemer. Dit is een wettelijke vereiste — het budget moet dienovereenkomstig worden aangepast.
Het bedrag van het mobiliteitsbudget respecteert de wettelijke plafonds niet. Voor 2026 moet het mobiliteitsbudget liggen tussen 3.233 € (minimum) en 17.244 € (maximum), met inachtneming van de regel van 20% van het jaarlijkse brutoloon.
4️⃣ De uitnodiging versturen
Zodra de werknemer als compliant is gemarkeerd, klikt u op de drie puntjes aan het einde van zijn rij, vervolgens op Uitnodiging versturen.
De werknemer ontvangt dan een e-mail met de uitnodiging om in te loggen op zijn My RewardFlex-omgeving, de nodige documenten te ondertekenen en het platform te beginnen gebruiken.
✅ Resultaat
De werknemer is geïntegreerd in de groep, zijn cafetariaplan en/of mobiliteitsbudget is actief, en hij kan toegang krijgen tot RewardFlex zodra zijn uitnodiging is gevalideerd.