Deze fiche legt de verschillende methodes uit om een nieuwe werknemer toe te voegen in RewardFlex, afhankelijk van uw situatie.
Er zijn 3 manieren om een werknemer toe te voegen op het platform.
🚀 Methode 1: Een werknemer manueel toevoegen
Deze methode wordt aanbevolen als u één enkele werknemer toevoegt.
1️⃣ Meld u aan op uw RewardFlex.
2️⃣ Ga naar het tabblad Werknemers.
3️⃣ Klik op “Een nieuwe werknemer toevoegen”.
4️⃣ Vul alle vereiste informatie in:
persoonlijke gegevens
looninformatie (bv. maandelijks/jaarlijks brutoloon)
5️⃣ Sla op.
👉 De werknemer wordt onmiddellijk aangemaakt in RewardFlex.
📂 Methode 2: Meerdere werknemers importeren via een Excel-bestand
Deze methode wordt aanbevolen als u meerdere werknemers tegelijk moet toevoegen.
📥 Stap 1 – Het sjabloonbestand downloaden
1️⃣ Meld u aan op uw RewardFlex.
2️⃣ Ga naar de lijst van uw werknemers.
3️⃣ Klik op het kleine gele pijltje.
4️⃣ Selecteer “Bestandssjabloon downloaden”.
5️⃣ Vul het Excel-bestand in met alle gevraagde informatie.
💡 U kunt deze methode ook gebruiken om gegevens van werknemers bij te werken.
Let op: het bijwerken van het jaarlijks en maandelijks brutoloon in dit tabblad past de bedragen van het mobiliteitsbudget en het cafetariaplanbudget niet aan. Om deze bedragen te wijzigen, raadpleeg de volgende informatiefiches:
📤 Stap 2 – Het ingevulde bestand importeren
1️⃣ Ga terug naar de lijst van de werknemers.
2️⃣ Klik opnieuw op het oranje pijltje.
3️⃣ Selecteer “Een bestand importeren”.
4️⃣ Upload uw ingevulde Excel-bestand.
👉 De werknemers worden automatisch aangemaakt in RewardFlex na verwerking van het bestand.
🔄 Methode 3: Werknemer reeds bestaand bij Monizze
Het is mogelijk dat een werknemer reeds bestaat in uw algemene databank van Monizze (bijvoorbeeld voor maaltijdcheques).
In dat geval:
verschijnt de werknemer automatisch in RewardFlex,
zijn zijn/haar administratieve basisgegevens reeds ingevuld.
👉 U hoeft de werknemer dus niet manueel opnieuw aan te maken.
U hoeft enkel:
de bestaande gegevens te controleren,
de ontbrekende gegevens aan te vullen (bv. maandelijks brutoloon, jaarlijks brutoloon, enz.).
⚠️ Foutenbeheer bij het aanmaken
Indien u een foutmelding ontvangt bij het aanmaken van een werknemer:
1️⃣ Geef in de Intercom-chatbot de volgende informatie door om de situatie op te lossen:
de foutmelding
voornaam en achternaam van de werknemer
rijksregisternummer
2️⃣ Zodra het probleem is opgelost, kunt u de werknemer aanmaken of aanvullen in RewardFlex.