Aan het begin of in de loop van het jaar kan het nodig zijn om de cafetariaplanbudgetten van uw werknemers aan te passen (indexering, functiewijziging, intern beleid, enz.).
Deze fiche legt uit:
hoe u een budget aanpast in RewardFlex,
hoe het platform de bedragen automatisch herberekent,
wat de impact is voor de werknemers,
en hoe terugkerende betalingen worden behandeld.
📌 Belangrijke principes om te onthouden
Basisregels toegepast door RewardFlex:
🔁 Elke budgetwijziging wordt retroactief toegepast vanaf 1 januari.
🚫 Er verschijnt nooit een negatieve correctie in de portefeuille van de werknemer.
➕ Een verhoging kan, indien nodig, leiden tot een onmiddellijke positieve correctie.
➖ Een verlaging heeft enkel invloed op toekomstige maandelijkse loadings, niet op het verleden.
🔒 Terugkerende betalingen blijven actief zolang het budget toereikend is.
🛠️ Hoe werkt het?
1️⃣ Ga naar het tabblad Cafetariaplan en klik op Dashboard.
2️⃣ Klik op de groep en ga naar Werknemers.
3️⃣ Klik op het potloodicoon naast het jaarlijkse budget van de werknemer.
4️⃣ Pas het bedrag aan.
Onmiddellijk toont RewardFlex de impact van de wijziging op:
het jaarlijkse budget,
het maandelijks geladen bedrag,
het saldo van de portefeuille van de werknemer.
5️⃣ Sla uw wijziging op.
🔄 Automatische herberekening van het budget
📈 Bij een budgetverhoging
1️⃣ RewardFlex vergelijkt het oude en het nieuwe budget vanaf 1 januari.
2️⃣ Het systeem berekent hoeveel er tot de lopende maand had moeten worden geladen.
3️⃣ Indien de werknemer recht had op meer, wordt onmiddellijk een positieve correctie toegevoegd aan zijn/haar portefeuille.
4️⃣ De toekomstige maandelijkse loadings blijven ongewijzigd.
Voorbeeld 1
Initieel jaarbudget: €1.200
Nieuw jaarbudget aangepast in januari: €1.500
Vastgesteld verschil: €25 (€100 ontvangen i.p.v. €125)
👉 RewardFlex crediteert automatisch +€25 in de portefeuille.
Voorbeeld 2
Initieel jaarbudget: €1.200
Nieuw jaarbudget aangepast in februari: €1.500
Vastgesteld verschil: €50 (€200 ontvangen i.p.v. €250)
👉 RewardFlex crediteert automatisch +€50 in de portefeuille.
📉 Bij een budgetverlaging
1️⃣ RewardFlex trekt nooit reeds geladen of bestede bedragen terug.
2️⃣ De correctie wordt gespreid over de resterende maanden tot december.
Concreet:
de toekomstige maandelijkse loadings worden proportioneel verlaagd,
er verschijnt geen negatieve lijn in de portefeuille van de werknemer,
de werknemer ontvangt simpelweg een lager bedrag per maand in de toekomst.
🔁 Beheer van terugkerende uitgaven
1️⃣ Vooraleer een budgetverlaging wordt bevestigd, controleert RewardFlex of het nieuwe maandbedrag nog volstaat om:
abonnementen,
bestaande terugkerende cafetariabetalingen
te dekken.
2️⃣ Indien het nieuwe maandbudget onvoldoende is:
❌ worden alle terugkerende betalingen automatisch geannuleerd,
moet de werknemer deze indien gewenst manueel opnieuw instellen.
3️⃣ In dat geval verschijnt er vooraf een duidelijke waarschuwingsmelding.
👉 U dient de verlaging uitdrukkelijk te bevestigen met kennis van zaken.
👤 Impact voor de werknemer
De werknemer ziet onmiddellijk:
zijn/haar nieuwe jaarbudget,
het nieuwe maandbedrag.
Daarnaast:
verschijnt er geen negatieve correctie in de portefeuille,
blijven de ondertekende policies ongewijzigd,
wordt enkel de budgetverdeling aangepast.