📌 Waarover gaat het?
Wanneer een werkgever start op RewardFlex, configureert hij zijn budgetplannen, wijst hij zijn werknemers toe en lanceert hij de budgetten - wat automatisch het versturen van een uitnodiging aan elke werknemer triggert om de nodige documenten te ondertekenen en het platform te beginnen gebruiken.
Dit artikel behandelt een specifiek geval : een werknemer komt aan in de loop van het jaar, terwijl de plannen al actief zijn. Hij moet dan manueel worden toegevoegd aan het betrokken plan en zijn uitnodiging moet individueel worden verstuurd.
🛠️ Procedure
1️⃣ De werknemer registreren in RewardFlex
Allereerst moet de werknemer worden geregistreerd in het platform.
👉 Raadpleeg het artikel over het toevoegen van een werknemer voor deze stap.
2️⃣ Hem toevoegen aan het corresponderende plan
Ga naar het dashboard van de plannen, klik op het plan waaraan de werknemer moet worden gekoppeld, en klik vervolgens op Werknemers toevoegen.
Selecteer de werknemer uit de lijst - alleen in aanmerking komende werknemers (nog niet toegewezen aan een plan van hetzelfde type) worden weergegeven.
3️⃣ De conformiteit van de werknemer controleren
Vul voor elke geselecteerde werknemer de vereiste informatie in (budgetbedrag, mobiliteitsvariabelen…). Het formulier markeert in real time de ontbrekende of ongeldige gegevens.
✅ Compliant : Alle gegevens zijn in orde. U kunt doorgaan naar de volgende stap.
🔴 Non compliant : Er ontbreken gegevens of ze zijn onjuist. De betrokken velden worden gemarkeerd - vul ze in voor u verdergaat.
⚠️ De werknemer wordt nog steeds als "non compliant" gemarkeerd terwijl alle velden correct lijken? Twee mogelijke redenen in het kader van een mobiliteitsbudget :
Het bedrag van het budget overschrijdt 20% van het jaarlijkse brutoloon van de werknemer. Dit is een wettelijke vereiste - het budget moet dienovereenkomstig worden aangepast. 👉 Raadpleeg het artikel over de berekening van het jaarlijkse brutoloon.
Het bedrag van het mobiliteitsbudget respecteert de wettelijke plafonds niet. Voor 2026 moet het mobiliteitsbudget liggen tussen 3.233 € (minimum) en 17.244 € (maximum), met inachtneming van de regel van 20% van het jaarlijkse brutoloon.
4️⃣ Een startdatum bepalen
Selecteer de maand vanaf wanneer het budget moet beginnen te laden. Een belangrijke parameter stelt u in staat het laadgedrag te controleren :
Starten na ondertekening (standaard) : Het budget wordt pas geactiveerd nadat de werknemer de documenten heeft ondertekend. Er wordt geen budget geladen vóór de ondertekening.
Starten vanaf de geselecteerde maand : Het budget wordt retroactief geladen vanaf de gekozen maand, ongeacht de ondertekeningsdatum.
ℹ️ U kunt deze parameter voor alle geselecteerde werknemers wijzigen door op Bulkwijziging te klikken.
5️⃣ Lanceren en de uitnodiging versturen
Een synthesescherm toont u de werknemer en zijn geconfigureerd budget. Twee opties zijn beschikbaar :
Lanceren : Het budget wordt geactiveerd, maar de werknemer ontvangt nog geen melding. U kunt hem de uitnodiging later versturen, individueel of in bulk, vanuit het planbeheer.
Lanceren & uitnodiging versturen : Het budget wordt geactiveerd en de werknemer ontvangt onmiddellijk een e-mail met de uitnodiging om in te loggen op zijn My RewardFlex-omgeving, de nodige documenten te ondertekenen en het platform te beginnen gebruiken.
ℹ️ Er wordt altijd een bevestiging gevraagd vóór elke verzending.
✅ Resultaat
De werknemer is toegewezen aan het plan, zijn budget is actief, en hij kan toegang krijgen tot RewardFlex zodra zijn uitnodiging is gevalideerd.