📌 De quoi s'agit-il ?
Lorsqu'un employeur démarre sur RewardFlex, il enregistre l'ensemble de ses travailleurs, les répartit dans des groupes, et lance les plans live — ce qui déclenche automatiquement l'envoi d'une invitation à chaque travailleur pour qu'il signe les documents nécessaires et commence à utiliser la plateforme.
Cet article couvre un cas spécifique : un travailleur arrive en cours d'année, alors que les budgets sont déjà actifs. Il faut alors l'ajouter manuellement et lui envoyer son invitation individuellement.
🛠️ Procédure
1️⃣ Ajouter le travailleur dans RewardFlex
Avant toute chose, le travailleur doit être enregistré dans la plateforme.
👉 Consultez l'article dédié à l'ajout d'un travailleur pour suivre cette étape.
2️⃣ L'ajouter au groupe correspondant
Rendez-vous dans l'onglet Groupes, cliquez sur le groupe auquel le travailleur doit être rattaché.
Puis cliquez sur Ajouter un travailleur et sélectionnez le travailleur en question.
3️⃣ Vérifier la conformité du travailleur
Une fois ajouté, le travailleur apparaît dans la liste du groupe avec l'un des deux statuts suivants :
✅ Compliant — Toutes les données du travailleur sont en ordre. Vous pouvez passer directement à l'étape d'envoi de l'invitation.
🔴 Non compliant — Des données sont manquantes ou incorrectes. Cliquez sur le crayon rouge et complétez les champs manquants, qui seront mis en évidence en rouge.
⚠️ Le travailleur est toujours marqué "non compliant" alors que tous les champs sont au vert ?
Deux raisons possibles dans le cadre d'un budget mobilité :
Le montant du budget dépasse 20% du brut annuel du travailleur. Il s'agit d'une exigence légale — le budget doit être adapté en conséquence.
👉 Consultez l'article sur le calcul du brut annuel.
Le montant du budget mobilité ne respecte pas les plafonds légaux. Pour 2026, le budget mobilité doit se situer entre 3 233 € (minimum) et 17 244 € (maximum), tout en respectant la règle des 20% du brut annuel.
4️⃣ Envoyer l'invitation
Une fois le travailleur marqué comme compliant, cliquez sur les trois petits points au bout de sa ligne, puis sur Envoyer l'invitation.
Le travailleur reçoit alors un email l'invitant à se connecter à son espace My RewardFlex, signer les documents nécessaires et commencer à utiliser la plateforme.
✅ Résultat
Le travailleur est intégré au groupe, son plan cafétéria et/ou budget mobilité est actif, et il peut accéder à RewardFlex dès validation de son invitation.