📌 Waarover gaat het?
Een manuele wallet load stelt de werkgever in staat om rechtstreeks een bedrag toe te voegen aan het wallet van een medewerker, buiten de automatische laadcycli om.
👉 Deze actie is nuttig in twee hoofdgevallen :
Geval 1 — Activering van het plan in de loop van het jaar
Wanneer een werkgever zijn cafetariaplan of mobiliteitsbudget op RewardFlex activeert in de loop van het jaar (bijvoorbeeld in maart), worden de wallets van de medewerkers pas automatisch geladen vanaf die livedatum. Als de polis en de addendum aan de arbeidsovereenkomst al buiten het platform werden ondertekend vanaf januari, kan de werkgever manuele wallet loads uitvoeren om de voorafgaande maanden te dekken (januari en februari in dit voorbeeld), zodat elke werknemer beschikt over het jaarlijkse budget waar hij recht op heeft.
Geval 2 — Laattijdige ondertekening door een medewerker
Wanneer een werkgever het plan in de loop van het jaar heeft gelanceerd (bijvoorbeeld in februari) maar een medewerker pas in maart zijn polis en addendum ondertekent, wordt het wallet van die medewerker pas automatisch geladen vanaf maart. De werkgever kan dan een manuele wallet load uitvoeren om de ontbrekende maand (februari) te crediteren.
⚠️ Juridisch aandachtspunt
Juridisch gezien kan een cafetariaplan of mobiliteitsbudget pas starten vanaf de datum van ondertekening van de policy en de addendum aan de arbeidsovereenkomst. Als een medewerker laattijdig ondertekent, of als de documenten niet tijdig werden ingediend, kan het plan wettelijk gezien de maanden vóór die ondertekening niet dekken.
De functionaliteit voor manuele wallet loads blijft in alle gevallen beschikbaar in RewardFlex, maar het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om ervoor te zorgen dat het gebruik ervan in overeenstemming is met deze wettelijke vereiste.
⚠️ Niet te verwarren met een budgetaanpassing
Een manuele wallet load is niet hetzelfde als een wijziging van het bedrag van het mobiliteitsbudget of het cafetariaplan naar aanleiding van een functieverandering of loonsverhoging. Deze twee procedures volgen een andere logica.
👉 Voor het aanpassen van het budget van een medewerker na een wijziging van situatie, raadpleeg de volgende artikelen :
🛠️ Hoe voert u een manuele wallet load uit?
1️⃣ Ga vanuit uw werkgeversinterface naar de sectie Medewerkers.
2️⃣ Klik op de naam van de betrokken medewerker om toegang te krijgen tot zijn profiel.
3️⃣ Klik op de knop Wallet-lading toevoegen.
4️⃣ Vul de reden van het laden in (bijv. : correctie, uitzonderlijk voordeel…) alsook het te crediteren bedrag.
5️⃣ Klik op Valideren.
✅ Resultaat
Na validatie wordt het wallet van de medewerker onmiddellijk gecrediteerd met het ingevoerde bedrag. De medewerker kan dit saldo vervolgens gebruiken voor zijn uitgaven via zijn cafetariaplan.