🚀 Stap 1 — Definieer uw werknemersgroepen en de TCO
Maak groepen van werknemers op basis van objectieve en niet-discriminerende criteria (bv. functiecategorie, anciënniteit, niveau van het pakket…).
Bepaal voor elke groep een TCO (Total Cost of Ownership): de jaarlijkse totale kost van de bedrijfswagen waarop de groep recht heeft.
Combineert u een cafetariaplan met het mobiliteitsbudget? Gebruik dan dezelfde groepsstructuur voor beide.
💡 👉 Heeft u moeilijkheden bij het berekenen van de TCO? Raadpleeg dan onze volledige infobrochure: Bereken de TCO voor het mobiliteitsbudget in RewardFlex.
Deze groepen vormen de basis om de budgetten te berekenen en de juiste diensten voor elke categorie te activeren.
🗂️ Stap 2 — Verzamel de informatie voor elke werknemer
Bereid het importbestand voor met onder andere de volgende gegevens:
✅ Naam en voornaam van de werknemers
✅ De woon-werkafstand over de weg
✅ Het jaarlijks loon (zoals gedefinieerd door de wet van 12/04/1965)
✅ …
Hoe verkrijgt u dit importbestand?
1) Log in op uw RewardFlex-platform met de gegevens die u ontving in de opstartmail, via de volgende link:
https://employer.rewardflex.be
2) Ga naar de lijst met uw werknemers
3) Klik op het kleine gele pijltje
en selecteer vervolgens "Download het bestandsmodel"
4)Vul de ontbrekende informatie in het Excel-bestand aan.
Hoe uploadt u het importbestand?
⚠️ Deze stap moet verplicht afgerond zijn vóór de onboarding-sessie.
Klik opnieuw op het oranje pijltje en vervolgens op "Bestand importeren"
💡 Heeft u moeite om bepaalde gegevens terug te vinden of te berekenen? Raadpleeg dan onze uitlegfiche: Vind en bereken uw loongegevens.
⚙️ Stap 3 — Bepaal uw mobiliteitsbeleid
Er zijn twee opties:
Monizze-beleid: Seat back and relax door ons eigen mobiliteitsbudgetbeleid te gebruiken
Uw eigen beleid: hebt u al een mobiliteitsbudgetbeleid? Dan kan u dit bestaande beleid blijven gebruiken.
👉 Wij raden sterk aan om het Monizze-beleid te gebruiken, omdat dit zorgt voor de beste ervaring voor u en uw werknemers. De ondertekening van het beleid en de bijlagen gebeurt dan rechtstreeks in RewardFlex, wat het hele proces vereenvoudigt en vlotter laat verlopen.
Meer weten? Raadpleeg ons mobiliteitsbudgetbeleid.
Hoe vindt u het Monizze-beleid terug?
1) Log in op uw RewardFlex-platform met de gegevens die u ontving in de opstartmail, via de volgende link:
https://employer.rewardflex.be
2) Klik op het icoon "Mobiliteitsbudget"
3) Klik vervolgens op "Download het Monizze-beleid"
🚦 Stap 4 — Selecteer de mobiliteitsdiensten
✅ Kies de opties die u wil activeren voor uw medewerkers (minimum Pijler 1 of 2 + Pijler 3 verplicht):
Pijler 1 | Pijler 2 (kies minstens één) | Pijler 3 (verplicht) |
|
|
|
📅 Stap 5 — Bepaal de praktische modaliteiten
Hoe financiert u de abonnementen voor openbaar vervoer binnen het mobiliteitsbudget?
Klassiek: de werknemer betaalt de kosten voor en krijgt daarna terugbetaling.
Derdebetalersysteem NMBS: Monizze bestelt rechtstreeks het abonnement.
Kiest u voor het derdebetalersysteem? Vergeet dan niet het mandaat te lezen en te ondertekenen.
📅 Stap 6 — Bepaal de startmaand
Geef de startmaand van het mobiliteitsbudget voor uw medewerkers aan.
⚠️ Belangrijk: het budget van een werknemer gaat pas in op de eerste dag van de maand die volgt op de ondertekening van het beleid door de werknemer.
✅ Stap 7 — Finale controle
Lees alle informatie opnieuw na.
Controleer de importbestanden.
Zorg dat u het NMBS-derdebetalersmandaat heeft ondertekend indien nodig.
Betrek uw sociaal secretariaat bij de finale validatie.
🎉 Alles is klaar!
Uw medewerkers kunnen zonder stress van RewardFlex genieten, en u wint tijd vanaf de onboarding.