Mobiliteitsbudget in 2025: het wettelijk kader
Sinds de invoering van het mobiliteitsbudget in België, bepaalt het wettelijk kader strikt welke bedragen hiervoor in aanmerking komen. Het budget wordt berekend op basis van de TCO (Total Cost of Ownership) van een bedrijfswagen en moet voldoen aan de jaarlijks geïndexeerde minimum- en maximumbedragen.
In 2025 gelden de volgende bedragen:
Het minimumbedrag voor het mobiliteitsbudget is 3.164 euro per jaar. Is de berekende TCO lager, dan wordt het budget hiermee automatisch gelijkgesteld.
Het maximumbedrag is het laagste van de volgende twee bedragen:
20% van het totale bruto jaarsalaris van de werknemer
16.875 euro per jaar
Deze bedragen gelden voor het jaarlijkse budget binnen het mobiliteitsbudget en worden gecontroleerd bij de implementatie in RewardFlex.
Wat is de TCO?
De TCO of de Total Cost of Ownership is de schatting van de totale jaarlijkse kost die de werkgever draagt om een bedrijfswagen ter beschikking te stellen. Het gaat dus niet alleen om leasing of aankoop, maar om alle kosten verbonden aan het gebruik van de wagen.
De TCO vormt de basis voor het omzetten van het voordeel van een bedrijfswagen naar een mobiliteitsbudget.
Een correcte berekening is essentieel, omdat ze rechtstreeks het budget beïnvloedt. Het wettelijk kader laat meerdere niveaus van detail toe in de TCO-berekening: van eenvoudig tot zeer gedetailleerd.
De verschillende types TCO
TCO 1️⃣ – Vereenvoudigde TCO
De TCO 1 is een vereenvoudigde berekening, soms gebruikt in interne simulaties of vergelijkingsmodules. Deze methode mag niet gebruikt worden voor het mobiliteitsbudget omdat ze slechts een deel van de werkelijke kosten meeneemt.
De eerste berekeningsmethode omvat:
Maandelijkse leasing- of huurkost
Kosten voor onderhoud, banden, herstellingen en vervangingen
Verkeersbelasting
Niet-aftrekbare btw op gefactureerde bedragen
Werkgeversbijdrage CO₂ aan de RSZ
Brandstof- en/of elektriciteitskosten
TCO 2️⃣ – De fiscale TCO (te gebruiken voor het mobiliteitsbudget)
De TCO 2 voegt een fiscale laag toe aan TCO 1 door ook niet-aftrekbare kosten mee te rekenen — bedragen die fiscaal niet in mindering mogen worden gebracht in de vennootschapsbelasting of personenbelasting.
Wat de fiscale TCO extra omvat:
Belasting op niet-aftrekbare kosten, zoals:
Niet-aftrekbare autokosten (verzekeringen, onderhoud…)
Brandstofkosten (aftrek beperkt tot 50% voor PHEV sinds 2023)
Het voordeel alle aard (VAA) door het ter beschikking stellen van de wagen
Fiscale impact afhankelijk van het fiscale aftrekpercentage van de wagen (o.a. gebaseerd op CO₂-uitstoot)
Waarom de fiscale TCO belangrijk is:
Deze berekening geeft een realistisch beeld van de fiscale impact en de reële kost voor de onderneming. Het is de aangewezen methode voor de berekening van het mobiliteitsbudget.
TCO 3️⃣ – De geoptimaliseerde aanpak
De TCO 3 gaat nog een stap verder. Naast de belastingen op niet-aftrekbare kosten houdt ze ook rekening met fiscale besparingen door aftrekbare uitgaven.
Wat de geoptimaliseerde TCO aanpak extra omvat:
Alle elementen van TCO 2
Min de belastingbesparing door:
(Gedeeltelijke) aftrekbaarheid van autokosten, brandstof, CO₂
Voordelen van elektriciteit (100% aftrekbaar)
De voordelen van deze aanpak:
Geeft een zeer nauwkeurig beeld van het nettoresultaat na belastingen. Populair bij leasemaatschappijen en bedrijven met sterke boekhoudkundige focus, omdat het de fiscale rendabiliteit van een voertuigkeuze scherp in kaart brengt.
Hoe bereken je de TCO in het kader van het mobiliteitsbudget?
🧭 Stap 1 –Maak je keuze: bereken je de TCO individueel per werknemer of collectief per functiecategorie?
Vooraleer een mobiliteitsbudget voor een medewerker te berekenen, moet de werkgever een aanpak kiezen voor de berekening van de TCO. Deze keuze is bepalend, aangezien ze vervolgens collectief moet worden toegepast op alle werknemers binnen dezelfde categorie.
⚙️ Optie 1 : De collectieve aanpak met een TCO ingedeeld per functiecategorie
De TCO wordt één keer bepaald per functiecategorie, op basis van:
Een standaard referentiewagen
Of het gemiddelde van de werkelijke TCO’s van de wagens in die categorie
✅ Voordelen
Tijdbesparend en consistent
Uniforme regels
Ideaal voor kmo’s of grote, homogene teams
⚠️ Nadelen
Minder gepersonaliseerd (afhankelijk van de situatie kunnen sommige medewerker erop vooruit- of achteruitgaan)
Moet zorgvuldig worden onderbouwd en gedocumenteerd
⚙️ Optie 2 : De individuele TCO per werknemer
De TCO wordt specifiek per werknemer berekend op basis van de wagen die hij/zij momenteel heeft of waarop hij/zij recht heeft, en vooral rekening houdend met het persoonlijke brandstofverbruik.
✅ Voordelen
Geeft een duidelijk beeld van de werkelijke situatie van de werknemer
⚠️ Nadelen
Meer administratie (meerdere, gedetailleerde berekeningen)
Verschillende TCO’s binnen éénzelfde functiecategorie → complexer beheer
Minder voorspelbaar, financieel gezien omdat het per individu verschilt
🚘 Een bedrijfswagen als referentie gebruiken: eenvoudig en consistent
Wanneer een werkgever een mobiliteitsbudget invoert, moet hij het bedrag van dit budget (de TCO) berekenen voor elke betrokken werknemer. In principe gebeurt deze berekening individueel, op basis van de wagen die effectief ter beschikking is gesteld of waarop de werknemer recht heeft.
De regelgeving laat echter een alternatief toe: het gebruik van een “referentiewagen” per functiecategorie.
🧭 Waarom een referentie als alternatief gebruiken?
Het doel is om de administratie te vereenvoudigen en te zorgen voor meer uniformiteit tussen vergelijkbare werknemers. In plaats van uit te gaan van een vaak uiteenlopend historisch wagenpark (zeker bij kmo’s), bepaalt de werkgever de TCO op basis van het gemiddelde van de TCO’s van de wagens in elke homogene groep (bv. sales, IT, managers…).
Dit maakt het mogelijk om:
De berekening van het mobiliteitsbudget (TCO) te standaardiseren
Verschillen te vermijden die voortkomen uit vroegere individuele afspraken
Eenvoudig een forfaitaire of werkelijke kostenberekening toe te passen zonder per wagen alle kosten te moeten traceren
Voor te bereiden op de mogelijke uitbreiding van het mobiliteitsbudget naar alle werknemers met een bedrijfswagen (verwacht vanaf 2026)
⛽ Hoe zit het met brandstofkosten?
Als de werkgever kiest voor een TCO per functiecategorie, kan hij ook een referentiebudget bepalen per functiecategorie (gebaseerd op het gemiddelde interne verbruik).
🧠 Eens de aanpak gekozen is, moet ze gedurende 3 jaar consequent worden toegepast op alle betrokken werknemers.
🔢 Stap 2 – Bereken de TCO volgens de gekozen aanpak
Het mobiliteitsbudget van een werknemer wordt berekend op basis van de wagen waarop hij/zij recht heeft op het moment van de omzetting:
Vindt de omzetting plaats aan het einde van het leasingcontract, dan bepaalt de nieuwe voorziene wagen voor de werknemer het budget.
Heeft de werknemer nog geen wagen, dan wordt de wagen waarvoor hij/zij in aanmerking komt gebruikt als referentie voor de berekening.
Wordt de wagen voor het einde van het leasingcontract ingeleverd, dan dient de wagen die de werknemer op dat moment gebruikt als basis voor de berekening.
Afhankelijk van de situatie zijn er verschillende methodes om de TCO te berekenen:
📌 Als je kiest voor een collectieve aanpak met een TCO ingedeeld per functiecategorie
De TCO is dan gelijk voor alle medewerkers binnen dezelfde functiecategorie.
🚗 1.1 — Kies een bedrijfswagen als referentie per functiecategorie
Om een referentie-TCO te bepalen, berekent de werkgever het gemiddelde van de werkelijke TCO’s van de wagens die op dat moment aan een bepaalde categorie zijn toegewezen.
Deze referentie-TCO wordt vervolgens gebruikt om het bruto jaarlijks mobiliteitsbudget te berekenen voor alle medewerkers binnen die functiecategorie.
🔄 Deze aanpak is consistent, eerlijk en administratief eenvoudig.
⛽ 1.2 — Bepaal een gestandaardiseerd brandstofbudget
Wanneer je een referentiewagen gebruikt binnen een functiecategorie, is het ook mogelijk (maar niet verplicht) om een referentiebrandstofbudget te bepalen, in plaats van rekening te houden met de werkelijke woon-werkverplaatsingen van elke medewerker.
Dit brandstofbudget wordt dan forfaitair vastgesteld op basis van het gemiddelde werkelijke verbruik dat binnen die functiecategorie in het bedrijf wordt waargenomen.
⚠️ Belangrijk : dit referentiebrandstofbudget dient uitsluitend voor de berekening van de TCO bij de invoering van het mobiliteitsbudget.
Maar in pijler 1 van het mobiliteitsbudget (milieuvriendelijke wagen) worden de daadwerkelijke brandstofkosten van de werknemer meegenomen op het moment van de uitgave.
📝 1.3 — Concreet voorbeeld
Functiecategorie: commerciële vertegenwoordigers
Wagen in de categorie: Peugeot 3008 benzine of Renault Australe hybride
Gemiddelde reële TCO: € 9.400/jaar
Referentiebrandstofbudget (intern gemiddelde): € 1.500/jaar
➡️ Het mobiliteitsbudget dat aan elke werknemer in deze functie wordt toegekend, bedraagt € 10.900 (onder voorbehoud van de wettelijke plafonds).
📌 2. Als je kiest voor een gedifferentieerde TCO-berekening
Er zijn twee berekeningsmethodes mogelijk:
2.1 — De forfaitaire methode
Deze methode is gebaseerd op wettelijke formules vastgelegd in een koninklijk besluit.
Ze bestaat uit twee delen: een vaste component en een variabele component.
2.1.1 —Vaste component
Optelling van de volgende elementen:
Jaarlijkse kost van de wagen
💡Bij leasing: jaarlijkse leasing kosten + het gemiddelde van alle kosten die niet in het contract zitten (indien voorzien in de car policy) + niet-aftrekbare btw + belasting op niet-aftrekbare kosten van de wagen.
💡Bij aankoop: cataloguswaarde van de wagen (inclusief belasting op het niet-aftrekbare deel van die waarde) × 25 %.
Werkgeversbijdrage CO₂
Deze kosten moeten realistisch worden ingeschat op basis van de car policy of de geldende contracten.
2.1.2 —Variabele component
Deze dekt de brandstofkosten voor het privégebruik van de wagen, berekend met een forfaitaire formule:
(6.000 km + [afstand woon-werkverkeer × 2 × 200 dagen]) × 0,1335 €/km
6 000 km: forfaitaire schatting van de jaarlijkse privéritten (wettelijk vastgelegd)
0,1335 €/km: gelijk aan 30 % van de officiële publieke kilometervergoeding (geldig vanaf 1 juni 2025)
2.1.3 —Rekenvoorbeeld
Context:
Wagen: Peugeot 308 diesel in leasing
Leasing: € 450/maand
Bijkomende kosten (carwash, banden, verzekering): € 75/maand
Niet-aftrekbare btw: € 900/jaar
Werkgeversbijdrage CO₂: € 1.100/jaar
Afstand woon-werk: 20 km
Forfaitaire berekening:
Vaste component: (450 + 75) × 12 = € 6.300 + 900 + 1.100 = € 8.300
Variabele component: (6.000 + 20×2×200) × 0,1335 = 14.000 × 0,1335 = € 1.869
Totale TCO = € 10.169
2.2 — Werkelijke kosten methode
Deze methode steunt op reële en geverifieerde bedrijfsgegevens. De TCO is het gemiddelde van de werkelijk gemaakte kosten voor de bedrijfswagen over de laatste vier jaar (of sinds ingebruikname als < 4 jaar).
🧾 Kosten die moeten worden opgenomen:
1) Leasing of afschrijving
Bij aankoop: 20 % van de aankoopwaarde per jaar
Bij leasing: jaarlijkse leasingkost × contractduur
2) Brandstof of elektriciteit
Totale jaarlijkse facturen, tankkaarten, laadpalen
3) Verzekering
Jaarlijkse premie betaald door de werkgever (BA + omnium)
4) Onderhoud en herstellingen
Garagefacturen, onderdelen, technische keuring
5) Banden en carwash
Vervanging + wasbeurten
6) Belastingen
Inschrijving, verkeersbelasting, vignetten
7) Werkgeversbijdrage CO₂ RSZ
Bedrag betaald door de werkgever aan de RSZ
8) Niet-aftrekbare btw
Deel dat niet recupereerbaar is (meestal 35–50 %, afhankelijk van privé/pro gebruik)
9) Diverse kosten
Parking, laadpaal thuis (indien door werkgever gefinancierd), pechbijstand
2.3 — Aftrekken van de TCO
Persoonlijke bijdrage van de werknemer (indien van toepassing)
→ Ongeacht de gekozen methode: als een werknemer bijvoorbeeld € 100/maand bijdraagt, vermindert dit de TCO met € 1.200 op jaarbasis.
2.4 — Zakelijke verplaatsingen: moeten deze worden opgenomen of niet?
Bij het berekenen van de TCO voor het mobiliteitsbudget stelt zich de vraag: moeten de kosten voor zakelijke verplaatsingen meegerekend worden?
Het opnemen van zakelijke verplaatsingen (bv. klantenbezoeken, verplaatsingen tussen sites, externe vergaderingen) is niet verplicht. De werkgever kan beslissen deze wel of niet in de TCO te verwerken.
Twee mogelijke scenario’s:
1️⃣ Als verplaatsingen niet worden opgenomen in de vaste component:
Ze moeten apart worden terugbetaald buiten het mobiliteitsbudget
De werknemer kan dan een vrijgestelde kilometervergoeding ontvangen volgens de fiscale plafonds, of de terugbetaling van gemaakte kosten voor professionele verplaatsingen
2️⃣ Als professionele verplaatsingen wel worden opgenomen in de vaste component:
Dan vallen ze onder het totale mobiliteitsbudget
De werknemer krijgt geen aparte vrijgestelde kilometervergoeding of terugbetaling meer
❓ FAQ – Welke situaties hebben invloed op het mobiliteitsbudget van een werknemer?
🔄 1. Herziening van het mobiliteitsbudget
Moet het budget jaarlijks herzien worden?
Nee. Het mobiliteitsbudget hoeft niet aangepast te worden bij een indexering of tijdelijke wijziging van het brutoloon.
Het budget wordt enkel herzien wanneer de werknemer:
van functie verandert,
een promotie krijgt,
of in een andere voertuigcategorie terechtkomt.
Aanpassingen bij functiewijziging
Het bedrag kan wijzigen bij een functiewijziging of bij het toekennen van een andere voertuigcategorie.
De aanpassing geldt vanaf de eerste dag van de maand van de wijziging.
🕒 2. Deeltijds werk
Werknemers met een deeltijds contract
Voor de berekening van de plafondregel (20% van het brutoloon) wordt uitgegaan van het voltijds brutoloon.
Gaat iemand deeltijds werken na instap in het systeem, dan blijft het budget ongewijzigd.
Uitzondering
Als deeltijds werk volgens de car policy leidt tot verlies van recht op een wagen, dan eindigt het mobiliteitsbudget.
Als het recht behouden blijft met een persoonlijke bijdrage, kan de werkgever het budget verminderen, mits contractueel voorzien en consequent toegepast.
📈 3. Indexering & impact van openbare barema’s
Indexering van het mobiliteitsbudget
Er is geen wettelijke verplichting tot indexering.
Een werkgever kan een eigen indexeringsformule voorzien, op voorwaarde dat:
ze consequent toegepast wordt,
ze de sectorale limieten respecteert,
ze schriftelijk vastgelegd wordt (individueel of collectief).
Een negatieve indexering mag als die objectief en correct onderbouwd is.
Openbare barema’s
Officiële kilometervergoeding
Het bedrag dat geldt op de datum van de aanvraag is van toepassing.
Er is geen retroactieve aanpassing nodig van het mobiliteitsbudget.
CO₂-solidariteitsbijdrage
Deze heeft geen invloed op de initiële berekening van het mobiliteitsbudget.
Ze kan enkel een impact hebben op bepaalde uitgaven in pijler 1.
🚘 4. Wagen- en mobiliteitsbeleid
Wijziging van het wagenbeleid
Een nieuw intern beleid (bv. kleinere modellen, overgang naar elektrisch):
heeft geen impact op werknemers die al in het systeem zitten.
geldt enkel voor nieuwe instapmomenten (nieuwe medewerkers of bij hernieuwing van het recht).
De werkgever kan niet eenzijdig bestaande mobiliteitsbudgetten wijzigen door de car policy aan te passen.
📍 5. Verhuis
Verhuis van de onderneming of werknemer
Het bedrag van het mobiliteitsbudget blijft ongewijzigd.
De verhuis kan wel invloed hebben op de toegelaten bestedingen binnen pijler 2 (bv. terugbetaling van huur of hypotheekinteresten).