📌 Avant de commencer
Cette checklist vous guide à travers tout ce que vous devez rassembler et décider avant votre call d'onboarding. Parcourez-la dans l'ordre - certaines étapes nécessitent d'impliquer des tiers (secrétariat social), donc anticipez !
Elle se divise en deux phases : d'abord collecter les informations nécessaires auprès de vos sources internes et de votre secrétariat social, puis définir vos choix en interne concernant la structure de votre Plan Cafétéria. Les deux phases doivent être complétées avant votre session d'onboarding.
📢 L'ensemble de cette checklist doit être complétée avant votre session d'onboarding.
PHASE 1 — Collecter les informations
Ces informations sont à récupérer auprès de vos sources internes et de votre secrétariat social. Anticipez, cela peut prendre quelques jours.
🗂️ Étape 1 — Données de vos travailleurs
Préparez le fichier d'import avec les informations suivantes pour chaque travailleur :
Nom et prénom
Adresse mail et numéro de téléphone
NISS
Salaire annuel brut (défini par la loi du 12/04/1965)
Salaire brut mensuel
Rôle : employé (col blanc) ou ouvrier (col bleu)
Pour les ouvriers : salaire horaire, heures de travail hebdomadaires, jours de travail moyens par semaine
Comment récupérer le modèle de fichier d'import ?
1️⃣ Connectez-vous sur employer.rewardflex.be avec les identifiants reçus lors du mail de lancement.
2️⃣ Rendez-vous dans la liste de vos travailleurs.
3️⃣ Cliquez sur la petite flèche orange et sélectionnez Télécharger le modèle de fichier.
4️⃣ Complétez les informations manquantes dans le fichier Excel.
Comment uploader le fichier ?
Recliquez sur la flèche orange, puis sur Importer un fichier.
💡 Si vous avez des difficultés à trouver ou calculer certaines données salariales, consultez notre fiche explicative : Trouver et calculer vos données salariales.
🧾 Étape 2 — Informations auprès de votre secrétariat social
Contactez votre secrétariat social pour récupérer les éléments suivants. Ils vous seront nécessaires pour configurer l'export payroll dans RewardFlex.
Cotisations patronales (ONSS) :
Récupérez le pourcentage de cotisations patronales (ONSS) applicable pour vos travailleurs. Cette donnée est indispensable pour calculer le budget flex de chacun.
Identifiants payroll :
Votre identifiant entreprise (company ID) auprès de votre secrétariat social
L'identifiant payroll individuel de chaque travailleur
Codes salariaux :
Demandez les codes salariaux correspondant aux avantages que vous souhaitez proposer. Vous en aurez besoin pour configurer l'export payroll dans RewardFlex.
💡 L'export payroll génère chaque mois un fichier structuré des dépenses approuvées à transmettre à votre secrétariat social pour remboursement via les bulletins de salaire. Consultez notre article Export payroll pour en savoir plus.
🧮 Étape 3 — Déterminer le budget flex de chaque travailleur
Pour calculer le budget flexibilisable de chaque travailleur, rassemblez deux informations :
Le pourcentage de cotisations patronales (ONSS)
Le montant de la prime de fin d'année de chaque travailleur
Budget flex = prime de fin d’année brute × (1 + % cotisations patronales)
C'est ce coût total employeur qui devient le budget théorique disponible pour le travailleur dans RewardFlex. Chaque mois, 1/12ème de ce budget annuel est provisionné sur la plateforme.
PHASE 2 — Définir vos choix
Ces décisions sont à prendre en interne, idéalement avec votre RH et/ou secrétariat social.
⚖️ Étape 4 — Choisir votre police Plan cafétéria
Deux options sont possibles :
Police Monizze : la signature de la police et des avenants se fait directement dans RewardFlex, ce qui simplifie et fluidifie tout le processus pour vous et vos travailleurs.
Votre propre police : si vous disposez déjà d'une politique Plan cafétéria, il est possible d'utiliser celle déjà en place.
La sélection de la police se fait lors de la création de votre plan dans RewardFlex.
🎁 Étape 5 — Choisir les services du Plan cafétéria
Définissez quels services vous souhaitez activer pour vos collaborateurs :
Congés supplémentaires (définir le nombre maximum de jours)
Ordinateur, smartphone, tablette
Leasing vélo
Abonnement internet et téléphone
Extension assurance médicale collective (attention : l'entreprise doit déjà proposer une assurance hospitalisation collective à ses travailleurs)
Plan de pension individuel
Warrants
Borne de recharge à domicile
Upgrade de voiture
📅 Étape 6 — Définir le mois de lancement
Définissez en interne le mois à partir duquel vous souhaitez lancer le Plan cafétéria pour vos collaborateurs. Cette information sera à communiquer lors de votre call d'onboarding.
⚠️ Une fois lancé, le budget d'un travailleur commence à courir le 1er jour du mois suivant la signature de sa police, sauf si vous activez l'option de chargement rétroactif lors de l'assignation.
✅ Vérification finale
Avant de contacter votre chargé de compte pour planifier le call d'onboarding, vérifiez que :
Le fichier d'import des travailleurs est complété et uploadé, avec les montants de prime de fin d'année / bonus
L'identifiant entreprise et les identifiants travailleurs sont récupérés auprès du secrétariat social
Le pourcentage de cotisations patronales (ONSS) est récupéré auprès du secrétariat social
Les codes salariaux sont récupérés auprès du secrétariat social
La police choisie est identifiée
Les services à activer sont sélectionnés
Le mois de lancement est confirmé
🚀 Tout est prêt !
Une fois toutes ces informations rassemblées, vous êtes prêt(e) à planifier votre call d'onboarding. C'est lors de ce call que la configuration sera finalisée ensemble dans la plateforme.
👉 Pour la suite, consultez notre article Créer son premier budget - Plan cafétéria pour gérer votre plan au quotidien : ajouter des travailleurs, modifier la configuration, gérer les invitations et suivre les statuts.