📝 De quoi s'agit-il ?
Les plans budgétaires sont la nouvelle façon de configurer et distribuer des avantages à vos travailleurs sur RewardFlex. Chaque plan est lié à un type d'avantage spécifique et peut être entièrement personnalisé selon les besoins de votre entreprise.
Trois types de plans sont disponibles :
🍽️ Plan Cafétéria
🚲 Budget Mobilité
🎁 Plan Bonus
➕ Créer un plan
Dans Budgets, cliquez sur Nouveau budget, puis sélectionnez Plan cafétéria.
La création d'un plan se fait en 3 étapes :
1️⃣ Configuration du plan
Donnez un nom à votre plan et choisissez le cadre de politique applicable. Trois options sont disponibles :
Utiliser le modèle de police Monizze : Monizze met à disposition un modèle de police standard, basé sur le système TCO fixe et variable, que vous pouvez consulter avant de finaliser.
Police hors plateforme : La politique est gérée entièrement en dehors de RewardFlex.
2️⃣ Paramètres du plan
Définissez les cotisations patronales (ONSS) qui s'appliqueront aux travailleurs de ce budget. Si vous utilisez le modèle de politique Monizze, définissez également la méthode de calcul. Pour le taux de cotisation patronale, vérifiez auprès de votre secrétariat social - il varie en fonction de la commission paritaire et de la taille de l'entreprise.
3️⃣ Sélection des services
Choisissez quels services et avantages sont disponibles au sein de ce plan et configurez les options complémentaires éventuelles.
4️⃣ Validation du plan
Avant de finaliser, vous pouvez :
Prévisualiser la police applicable
Sauvegarder en brouillon pour finaliser plus tard
Supprimer le brouillon si nécessaire Une fois prêt, cliquez sur Finaliser le plan
➕ Ajouter des travailleurs à un plan
Une fois le plan créé, l'ajout de travailleurs se fait en 4 étapes :
1️⃣ Sélection des travailleurs
Choisissez les travailleurs à ajouter au plan depuis la liste. Seuls les travailleurs éligibles (non encore assignés à un plan du même type) sont affichés. Une sélection en panier vous permet de garder vos choix en naviguant d'une page à l'autre.
2️⃣ Vérification de la conformité
Pour chaque travailleur sélectionné, complétez les budgets flex (montant de la prime de fin d'année + cotisations patronales).
3️⃣ Définir une date de démarrage
Sélectionnez le mois à partir duquel le budget doit commencer à se charger. Un paramètre clé vous permet de contrôler le comportement du chargement :
Démarrage après signature (défaut) : Le budget ne s'active qu'une fois le travailleur a signé les documents. Aucun budget n'est chargé avant la signature.
Démarrage dès le mois sélectionné : Le budget se charge rétroactivement à partir du mois choisi, indépendamment de la date de signature.
ℹ️ Vous avez la possibilité d'éditer ce paramètre pour tous les travailleurs sélectionnés en cliquant sur Modification en masse .
4️⃣ Récapitulatif & lancement
Un écran de synthèse présente tous les travailleurs et leurs budgets configurés.
Deux options s'offrent à vous :
Lancer : Les budgets sont activés, mais les travailleurs ne reçoivent pas encore de notification.
Lancer & envoyer les invitations : Les budgets sont activés et les travailleurs reçoivent immédiatement un email d'invitation pour rejoindre la plateforme.
ℹ️ Une confirmation vous est toujours demandée avant tout envoi.
✉️ Gestion des invitations
Vous gardez le contrôle total sur le moment où vos travailleurs sont notifiés :
Au lancement : Les invitations sont envoyées immédiatement lors de l'assignation.
Ultérieurement : Vous pouvez envoyer les invitations individuellement ou en masse à tout moment après l'assignation.
Jamais : Vous assignez des travailleurs sans envoyer de notification (utile pour les tests internes ou les déploiements progressifs).
🔄 Modifier un plan
Vous pouvez mettre à jour la configuration d'un plan à tout moment — ajuster les paramètres, activer ou désactiver des services, gérer les options complémentaires — sans impacter les assignations de travailleurs existantes.
🛑 Supprimer un plan
Un plan ne peut être supprimé que si aucun travailleur n'y est actuellement assigné.
Si des travailleurs sont liés au plan, la suppression est bloquée et vous en êtes informé.