📌 De quoi s'agit-il ?
Lorsqu'un employeur démarre sur RewardFlex, il configure ses plans budgétaires, y assigne ses travailleurs et lance les budgets - ce qui déclenche automatiquement l'envoi d'une invitation à chaque travailleur pour qu'il signe les documents nécessaires et commence à utiliser la plateforme.
Cet article couvre un cas spécifique : un travailleur arrive en cours d'année, alors que les plans sont déjà actifs. Il faut alors l'ajouter manuellement au plan concerné et lui envoyer son invitation individuellement.
🛠️ Procédure
1️⃣ Ajouter le travailleur dans RewardFlex
Avant toute chose, le travailleur doit être enregistré dans la plateforme.
👉 Consultez l'article dédié à l'ajout d'un travailleur pour suivre cette étape.
2️⃣ L'ajouter au plan correspondant
Rendez-vous dans le tableau de bord des plans, cliquez sur le plan auquel le travailleur doit être rattaché, puis cliquez sur Ajouter des travailleurs.
Sélectionnez le travailleur dans la liste - seuls les travailleurs éligibles (non encore assignés à un plan du même type) sont affichés.
3️⃣ Vérifier la conformité du travailleur
Pour chaque travailleur sélectionné, complétez les informations requises (montant de budget, variables de mobilité…). Le formulaire met en évidence en temps réel les données manquantes ou invalides.
✅ Compliant : Toutes les données sont en ordre. Vous pouvez passer à l'étape suivante.
🔴 Non compliant : Des données sont manquantes ou incorrectes. Les champs concernés sont mis en évidence — complétez-les avant de continuer.
⚠️ Le travailleur est toujours marqué "non compliant" alors que tous les champs semblent corrects ? Deux raisons possibles dans le cadre d'un budget mobilité :
Le montant du budget dépasse 20% du brut annuel du travailleur. Il s'agit d'une exigence légale — le budget doit être adapté en conséquence. 👉 Consultez l'article sur le calcul du brut annuel (lien à insérer).
Le montant du budget mobilité ne respecte pas les plafonds légaux. Pour 2026, le budget mobilité doit se situer entre 3 233 € (minimum) et 17 244 € (maximum), tout en respectant la règle des 20% du brut annuel.
4️⃣ Définir une date de démarrage
Sélectionnez le mois à partir duquel le budget doit commencer à se charger. Un paramètre clé vous permet de contrôler le comportement du chargement :
Démarrage après signature (défaut) : Le budget ne s'active qu'une fois le travailleur a signé les documents. Aucun budget n'est chargé avant la signature.
Démarrage dès le mois sélectionné : Le budget se charge rétroactivement à partir du mois choisi, indépendamment de la date de signature.
ℹ️ Vous pouvez modifier ce paramètre pour tous les travailleurs sélectionnés en cliquant sur Modification en masse.
5️⃣ Lancer et envoyer l'invitation
Un écran de synthèse vous présente le travailleur et son budget configuré. Deux options s'offrent à vous :
Lancer : Le budget est activé, mais le travailleur ne reçoit pas encore de notification. Vous pourrez lui envoyer l'invitation ultérieurement, individuellement ou en masse, depuis la gestion du plan.
Lancer & envoyer l'invitation : Le budget est activé et le travailleur reçoit immédiatement un email l'invitant à se connecter à son espace My RewardFlex, signer les documents nécessaires et commencer à utiliser la plateforme.
ℹ️ Une confirmation vous est toujours demandée avant tout envoi.
✅ Résultat
Le travailleur est assigné au plan, son budget est actif, et il peut accéder à RewardFlex dès validation de son invitation.