📌 De quoi s'agit-il ?
Un wallet load manuel permet à l'employeur d'ajouter directement un montant dans le wallet d'un employé, en dehors des cycles de chargement automatiques.
👉 Cette action est utile dans deux cas de figure principaux :
Cas 1 — Activation du plan en cours d'année
Lorsqu'un employeur active son plan cafétéria ou budget mobilité sur RewardFlex en cours d'année (par exemple en mars), les wallets des employés ne sont chargés automatiquement qu'à partir de cette date de mise en live. Si la police et l'avenant au contrat de travail avaient été signés hors plateforme dès janvier, l'employeur peut effectuer des wallet loads manuels pour couvrir les mois antérieurs (janvier et février dans cet exemple), afin que chaque travailleur dispose bien du budget annuel auquel il a droit.
Cas 2 — Signature tardive d'un employé
Lorsqu'un employeur a lancé le plan en cours d'année (par exemple en février) mais qu'un employé ne signe sa police et son avenant qu'en mars, le wallet de cet employé ne sera chargé automatiquement qu'à partir de mars. L'employeur peut alors effectuer un wallet load manuel pour créditer le mois manquant (février).
⚠️ Point d'attention légal
Sur le plan légal, un plan cafétéria ou un budget mobilité ne peut démarrer qu'à partir de la date de signature de la police et de l'avenant au contrat de travail. Si un employé signe tardivement, ou si les documents n'ont pas été soumis à temps, le plan ne peut légalement pas couvrir les mois antérieurs à cette signature.
La fonctionnalité de wallet load manuel reste disponible dans RewardFlex dans tous les cas, mais il appartient à l'employeur de s'assurer que son utilisation est conforme à cette exigence légale.
⚠️ À ne pas confondre avec une adaptation de budget
Un wallet load manuel n'est pas la même chose qu'une modification du montant du budget mobilité ou du plan cafétéria suite à un changement de fonction ou une augmentation de salaire. Ces deux démarches répondent à des logiques différentes.
👉 Pour adapter le budget d'un employé suite à un changement de situation, consultez les articles suivants :
🛠️ Comment effectuer un wallet load manuel ?
1️⃣ Depuis votre interface employeur, rendez-vous dans la section Employés.
2️⃣ Cliquez sur le nom de l'employé concerné pour accéder à son profil.
3️⃣ Cliquez sur le bouton Charger un portefeuille.
4️⃣ Renseignez la raison du chargement (ex. : correction, avantage exceptionnel…) ainsi que le montant à créditer.
5️⃣ Cliquez sur Valider.
✅ Résultat
Une fois validé, le wallet de l'employé est immédiatement crédité du montant renseigné. L'employé peut dès lors utiliser ce solde pour ses dépenses via son plan cafétéria.