📝 Waarover gaat het?
Wanneer een werknemer een uitgave indient via RewardFlex, moet deze door de werkgever worden gevalideerd voordat ze wordt verwerkt. Elke uitgave is gekoppeld aan een van de volgende drie statussen:
🔎 In afwachting — De uitgave wacht op validatie.
✅ Gevalideerd — De uitgave werd goedgekeurd.
❌ Geweigerd — De uitgave werd geweigerd. De werkgever heeft volledige controle over elke beslissing. RewardFlex geeft een automatische suggestie tot validatie of weigering ter indicatie, maar de werkgever kan deze altijd negeren en op elk moment vrij beslissen.
ℹ️ Hoe worden gevalideerde uitgaven terugbetaald?
Gevalideerde uitgaven worden niet rechtstreeks terugbetaald via een wallet load. Ze worden terugbetaald via de loonfiche van de werknemer, verwerkt door het sociaal secretariaat, en geëxporteerd via het payroll-exportproces van RewardFlex.
✅ Een uitgave valideren of weigeren
1️⃣ Ga naar het tabblad uitgaven.
De interface voor het beheer van uitgaven is georganiseerd in drie tabbladen:
In afwachting — De te verwerken uitgaven.
Gevalideerd — De geschiedenis van de goedgekeurde uitgaven.
Geweigerd — De geschiedenis van de geweigerde uitgaven. 2️⃣ Raadpleeg in het tabblad In afwachting de informatie van de uitgave evenals het bijgevoegde bewijsstuk, en kies vervolgens om de uitgave te valideren of te weigeren. De suggestie die RewardFlex weergeeft is een vertrekpunt — de uiteindelijke beslissing ligt altijd bij u.
📝 Een uitgave opnieuw in afwachting plaatsen
Het is mogelijk om een reeds gevalideerde of geweigerde uitgave terug naar de status In afwachting te brengen, zolang ze nog niet naar de payroll werd geëxporteerd. Deze optie is toegankelijk via het zijpaneel met de details van de uitgave.
Een gevalideerde uitgave gaat van besteed terug naar in afwachting, en het bedrag wordt opnieuw gecrediteerd in de wallet van de werknemer.
Een geweigerde uitgave gaat van beschikbaar terug naar in afwachting.
Eenmaal opnieuw in afwachting geplaatst, kunt u de uitgave opnieuw raadplegen, wijzigen, valideren of weigeren. ⚠️ Als de uitgave al naar de payroll werd geëxporteerd, is deze actie niet langer beschikbaar en kan de uitgave niet meer in RewardFlex worden gewijzigd.
👥 Een uitgave indienen namens een werknemer
De werkgever kan handmatig een uitgave aanmaken namens een werknemer, bijvoorbeeld wanneer hij zelf een kost heeft voorgeschoten (voor een aanzienlijk bedrag, of om het de werknemer gemakkelijker te maken).
1️⃣ Ga naar uw tabblad Uitgaven.
2️⃣ Klik op Een uitgave toevoegen en vul de nodige velden in.
3️⃣ Het bedrag wordt onmiddellijk gedebiteerd van de mobiliteits- of cafetariawallet van de werknemer. Er is geen payroll-export of terugbetaling via de loonfiche: de transactie wordt rechtstreeks geboekt door debitering van de wallet.