🎯 Objectif :
Vous accompagner pas à pas dans la génération manuelle de l’export payroll mensuel depuis RewardFlex, en toute conformité.
1. 🔁 Fréquence et moment optimal
Une fois par mois – avant le traitement de la paie.
Les dépenses qui ont été approuvées sont automatiquement prises en compte dans l’export.
Si certains frais ne sont pas inclus dans l'export, ils seront automatiquement ajoutés à l'export du mois suivant une fois ceux-ci validés.
2. 🧭 Étapes pas à pas
Étape 1 : Accéder à l’onglet "Export"
Connectez-vous à votre interface RewardFlex.
Cliquez sur l’onglet “Export” dans le menu de gauche.
Étape 2 : Consulter l’historique
L’onglet "Historique des exports" affiche :
Les mois déjà exportés
Les fichiers générés (Excel, format secrétariat social…)
Étape 3 : Générer un nouvel export
A la fin du mois, afin de transmettre les informations à votre secrétariat social, il est important de générer un nouvel export. Pour se faire:
Cliquez sur “Générer un export”
Sélectionnez le mois à exporter
Il n’est possible d’exporter qu’une seule et unique fois une même période
L’export inclut toutes les dépenses validées et non encore exportées depuis le dernier export jusqu’au dernier jour de la période sélectionnée
Exporter des dépenses relatives à une période précédente
Si des dépenses relatives à une période déjà exportée sont validées après l’export de cette période, ces dépenses seront automatiquement ajoutées à l’export suivant.
Si vous avez sauté un ou plusieurs mois, il est recommandé d'exporter les mois manqués un par un, du plus ancien au plus récent, pour garder une vue claire par mois.
Étape 4 : Télécharger les fichiers
Une fois l’export généré :
Il est listé dans l’historique des export
Vous pouvez le consulter ou le télécharger au format souhaité :
Il existe 2 types de format d’export
✅ Export standard
Cet export est alors sous format excel. Il va renseigner l’ensemble des informations importantes. L’export est divisé en 3 tableaux
Global Reporting: vous permet de suivre l’ensemble des dépenses qui ont été validées durant la période et déduites des portefeuille des travailleurs
Payroll Mobility Budget: Reprend les données qui doivent être fournies au secrétariat social pour le remboursement des travailleurs
Payroll Cafeteria Plan: Reprend les données qui doivent être fournies au secrétariat social pour le remboursement des travailleurs suite à leurs choix des différents bénéfices (ATN à ajouter, épargne pension à rembourser…)
✅ Format spécifique au secrétariat social
Pour certains secrétariats sociaux, il est possible de générer un export payroll qui sera alors dans un format bien spécifique. Cet export pourra alors être directement chargé dans votre payroll pour un import automatique des dépenses et autres montants
💡
Nous collaborons avec les secrétariats sociaux pour que ceux-ci nous transmettent leurs spécificités techniques afin de fournir des export structurés. La liste des secrétariats sociaux pour lesquels un export structurés est disponible va s’agrandir au fur et a mesure de l’année.
Étape 5 : Import des données dans le secrétariat social
1. Export “standard”
Si vous avez opté pour l’export “standard”, vous devrez alors simplement reprendre les données indiquées dans celui-ci dans votre secrétariat social.
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RewardFlex vous facilite la vie
Il n’est pas toujours évident de savoir quelles données transmettre à son secrétariat social.
Afin de rendre cela simple, pour chaque dépense validée dans la plateforme, nous analysons les implications, la date de début, date de fin… Dans l’export payroll vous retrouverez donc chaque fois uniquement et de manière structurée, les données à transmettre.
Pour encore plus de facilité, les dépenses du budget mobilité sont compilées en un montant unique total par travailleur afin de réduire la charge de travail liée à l’encodage.
2. Export “structuré”
Si vous avez opté pour l’export “structuré”, vous devrez alors simplement importer l’export payroll dans votre secrétariat social selon le processus prévu par celui-ci.
4. ⏰ Rappels automatisés
Un e-mail de rappel est envoyé systématiquement avant la date de paie définie dans les paramètres de l’entreprise.
5. 🔒 Traçabilité & sécurité
Chaque dépense est uniquement exportée une fois.
Le fichier exporté contient :
Le montant de chaques dépenses
La catégorie de dépense
Le code paie associé (si renseigné dans RewardFlex)
Les formats sont conformes aux exigences légales.
📬 Support :
Pour toute assistance : [email protected]