📌 Voordat u begint
Deze checklist begeleidt u door alle stappen die u moet voorbereiden voor en tijdens de configuratie van uw Cafetariaplan. Wij raden u aan deze in volgorde te doorlopen — sommige stappen zijn vereisten voor de volgende.
🗂️ Stap 1 — De gegevens van uw werknemers verzamelen
Bereid het importbestand voor met de volgende informatie voor elke werknemer :
Naam en voornaam
Jaarlijks brutoloon (gedefinieerd door de wet van 12/04/1965)
Maandelijks brutoloon
Rol : bediende (witte boord) of arbeider (blauwe boord)
Voor arbeiders : uurloon, wekelijkse arbeidsuren, gemiddelde werkdagen per week
Hoe haalt u het model van het importbestand op?
1️⃣ Meld u aan op employer.rewardflex.be met de inloggegevens ontvangen in de lanceringse-mail.
2️⃣ Ga naar de lijst van uw werknemers.
3️⃣ Klik op de kleine oranje pijl en selecteer Het model van het bestand downloaden.
4️⃣ Vul de ontbrekende informatie in het Excel-bestand in.
Hoe uploadt u het bestand?
⚠️ Deze stap moet worden voltooid vóór uw onboardingsessie.
Klik opnieuw op de oranje pijl, vervolgens op Een bestand importeren.
💡 Als u moeite heeft met het vinden of berekenen van bepaalde loongegevens, raadpleeg dan onze informatiesheet : Uw loongegevens vinden en berekenen.
⚙️ Stap 2 — Uw Cafetariaplan-beleid kiezen
Twee opties zijn mogelijk :
Monizze-polis : wij raden deze optie sterk aan. De ondertekening van het beleid en de addenda gebeurt rechtstreeks in RewardFlex, wat het volledige proces vereenvoudigt en vlotter laat verlopen voor u en uw werknemers.
Uw eigen polis : als u al over een Cafetariaplan-beleid beschikt, is het mogelijk om het bestaande te gebruiken.
De selectie van de polis gebeurt bij het aanmaken van uw plan in het nieuwe systeem van budgetplannen.
💶 Stap 3 — Het flexibiliseerbare bedrag van elke werknemer bepalen
Om het flexibiliseerbare budget van elke werknemer te berekenen, verzamelt u twee gegevens :
Het percentage patronale bijdragen (RSZ) voor elke groep
Het bedrag van de eindejaarspremie van elke werknemer
ℹ️ Voor een plan gefinancierd door de eindejaarspremie is het flexibiliseerbare bedrag gelijk aan de bruto eindejaarspremie, verhoogd met de patronale bijdragen.
👉 Raadpleeg onze informatiesheet : Uw loongegevens vinden en berekenen.
🎁 Stap 4 — De diensten van het Cafetariaplan kiezen
Definieer welke diensten u voor elke groep wilt activeren :
Bijkomende vakantiedagen (het maximale aantal dagen bepalen)
Computer, smartphone, tablet
Fietsleasing
Internet- & telefoonabonnement
Uitbreiding collectieve hospitalisatieverzekering
Individueel pensioenplan
Warrants
📅 Stap 5 — De lanceringmaand bepalen
Geef de startmaand van het Cafetariaplan op voor uw medewerkers.
⚠️ Het budget van een werknemer begint pas te lopen op de 1ste dag van de maand volgend op de ondertekening van de polis door de werknemer — tenzij u de optie voor retroactief laden activeert bij de toewijzing.
✅ Stap 6 — Eindcontrole
Vóór de lancering :
Herleest u alle geconfigureerde informatie.
Controleert u de importbestanden.
Betrekt u uw sociaal secretariaat voor de eindvalidatie.
🎉 Alles is klaar!
Eenmaal het plan is gelanceerd, ontvangen uw werknemers een uitnodigingsmail om RewardFlex te vervoegen, de nodige documenten te ondertekenen en hun cafetariabudget te beginnen gebruiken.
👉 Raadpleeg voor het vervolg ons artikel De budgetplannen, dat uitlegt hoe u uw plan dagelijks beheert : werknemers toevoegen, de configuratie wijzigen, uitnodigingen beheren en statussen opvolgen.