📌 Waarover gaat het?
Het cafetariaplan in RewardFlex stelt uw werknemers in staat om een deel van hun eindejaarspremie (13e maand) om te zetten in extralegale voordelen. Deze gids beschrijft de configuratiestappen die u moet volgen tijdens uw onboarding op het platform.
✅ Verplichte voorafgaande stappen
Voordat u begint met de configuratie van het cafetariaplan, moet u :
Uw werknemersgroepen hebben aangemaakt in RewardFlex.
Minimaal één begunstigde hebben gekoppeld aan elke groep.
🛠️ Configuratiestappen
Klik in Cafetariaplan op "Een cafetariaplan instellen".
1️⃣ Keuze van de polis
Kies tussen het gebruik van de Monizze-polis of het meebrengen van uw eigen polis.
Monizze-polis : de documenten die uw werknemers moeten ondertekenen bij hun registratie op RewardFlex worden automatisch gegenereerd.
Uw eigen polis : kies deze optie als uw werknemers het beleid al buiten RewardFlex hebben ondertekend. Er worden geen documenten gegenereerd of ondertekend in het platform; alle werknemers worden automatisch als ondertekend gemarkeerd.
2️⃣ Selectie van groepen en werkgeversbijdrage
Selecteer één of meerdere groepen die toegang krijgen tot het cafetariaplan, en definieer vervolgens :
De werkgeversbijdrage (werkgeverskosten / patronale RSZ), uitgedrukt in percentage.
De berekeningswijze (alleen als u de Monizze-polis heeft gekozen).
3️⃣ Configuratie van de begunstigden
Raadpleeg de lijst van alle begunstigden gekoppeld aan de geselecteerde groepen en wijs aan elk van hen zijn jaarlijks cafetariabudget toe, gelijk aan zijn eindejaarspremie (13e maand), verhoogd met de werkgeversbijdragen.
👉 Raadpleeg het artikel over de berekening van het cafetariaplanbudget.
De volgende gegevens zijn vereist voor elke begunstigde :
Bedienden : jaarlijks brutoloon, maandelijks brutoloon, bedrag Flex Budget.
Arbeiders : jaarlijks brutoloon, uurloon, wekelijkse arbeidsuren, gemiddelde werkdagen per week.
Deze gegevens zijn met name noodzakelijk voor de berekening van bepaalde specifieke voordelen, zoals de kostprijs van een bijkomende vakantiedag.
ℹ️ Het bedrag van het cafetariaplan kan op 0 worden ingesteld voor een begunstigde. In dat geval wordt er geen uitnodigingsmail naar hem verstuurd. Dit biedt extra flexibiliteit bij het beheer van uw lijst van begunstigden.
📢 De conformiteit van de werknemer controleren
Eenmaal toegevoegd, verschijnt de werknemer in de lijst van de groep met één van de volgende twee statussen :
✅ Compliant — Alle gegevens van de werknemer zijn in orde. U kunt direct doorgaan naar de stap voor het versturen van de uitnodiging.
🔴 Non compliant — Er ontbreken gegevens of ze zijn onjuist. Klik op het rode potlood en vul de ontbrekende velden in, die rood worden gemarkeerd.
4️⃣ Activering van de diensten
Definieer welke diensten beschikbaar zijn voor uw begunstigden, en voor welke groepen elke dienst is geactiveerd.
5️⃣ Algemene instellingen
Configureer de volgende elementen :
Werkgeversvertegenwoordiger : de persoon aangewezen als vertegenwoordiger van het bedrijf voor de addenda aan de arbeidsovereenkomsten van werknemers die toetreden tot het cafetariaplan.
Payroll exports : definieer de meldingsdatum voor de maandelijkse payroll export.
Afsluitingsdatum van het budget
Internet-, data- en telefoniepakketten
Bijkomende vakantiedagen : definieer het maximale aantal bijkomende vakantiedagen dat begunstigden kunnen aankopen.
Afsluitingsdatum van de warrants
Aanvullende ziektekostenverzekering : maak gepersonaliseerde aanvullingen aan om de standaard ziektekostenverzekering voor uw werknemers te verrijken.
Aankoop IT-materiaal : bestellingen aanvaarden via de leverancierslink of via de Coolblue-integratie.
6️⃣ Validatie van de polis
Het globale Flex-beleid wordt u voorgesteld. U kunt het downloaden om er kennis van te nemen, maar de aanvaarding ervan is verplicht om naar de volgende stap te gaan.
ℹ️ De documenten worden individueel aangepast voor elke werknemer op het moment van zijn registratie op het platform.
7️⃣ Go live
Selecteer voor elke geactiveerde groep de startmaand van het cafetariaplan, en klik vervolgens op Flex Budget lanceren om de configuratie te finaliseren.
Eenmaal de lancering gepland :
De begunstigden gekoppeld aan de betrokken groepen ontvangen automatisch een uitnodigingsmail met de instructies om toegang te krijgen tot RewardFlex.
Ze moeten de Flex-documenten ondertekenen voordat ze toegang kunnen krijgen tot hun omgeving en hun budget kunnen beginnen gebruiken.