📌 Waarover gaat het?
Wanneer een werknemer een uitgave indient via RewardFlex, moet deze worden gevalideerd door de werkgever alvorens ze wordt verwerkt. Elke uitgave is gekoppeld aan één van de volgende drie statussen :
🔎 In behandeling — De uitgave wacht op validatie.
✅ Gevalideerd — De uitgave werd goedgekeurd.
❌ Geweigerd — De uitgave werd afgewezen.
De werkgever heeft volledige controle over elke beslissing. RewardFlex geeft een automatische suggestie voor validatie of weigering ter indicatie, maar de werkgever kan deze altijd negeren en op elk moment vrijelijk beslissen.
ℹ️ Hoe worden gevalideerde uitgaven terugbetaald?
Gevalideerde uitgaven worden niet rechtstreeks terugbetaald via een wallet load. Ze worden terugbetaald via de loonbrief van de werknemer, verwerkt door het sociaal secretariaat, en geëxporteerd via het payroll-exportproces van RewardFlex.
🛠️ Een uitgave valideren of weigeren
1️⃣ Ga naar het tabblad Onkosten.
De beheerinterface voor uitgaven is georganiseerd in drie tabbladen :
In behandeling — De te verwerken uitgaven.
Gevalideerd — De historiek van goedgekeurde uitgaven.
Geweigerd — De historiek van geweigerde uitgaven.
2️⃣ Raadpleeg in het tabblad In behandeling de informatie van de uitgave alsook het bijgevoegde bewijsstuk, en kies vervolgens om de uitgave te valideren of te weigeren.
De suggestie weergegeven door RewardFlex is een vertrekpunt — de eindbeslissing ligt altijd bij u.
🔄 Een uitgave terugzetten naar "In behandeling"
Het is mogelijk om een reeds gevalideerde of geweigerde uitgave terug te zetten naar de status In behandeling, zolang ze nog niet werd geëxporteerd naar de payroll.
Deze optie is toegankelijk via het zijpaneel met de details van de uitgave.
Een gevalideerde uitgave gaat terug van besteed naar in behandeling, en het bedrag wordt teruggestort in het wallet van de werknemer.
Een geweigerde uitgave gaat terug van beschikbaar naar in behandeling.
Eenmaal teruggezet naar "In behandeling" kunt u de uitgave opnieuw raadplegen, wijzigen, valideren of weigeren.
⚠️ Als de uitgave al werd geëxporteerd naar de payroll, is deze actie niet meer beschikbaar en kan de uitgave niet meer worden gewijzigd in RewardFlex.
📤 Een uitgave indienen namens een werknemer
De werkgever kan manueel een uitgave aanmaken namens een werknemer, bijvoorbeeld wanneer hij zelf een kost heeft voorgeschoten (voor een aanzienlijk bedrag, of om het de werknemer gemakkelijker te maken).
1️⃣ Ga naar uw tabblad Onkosten.
2️⃣ Klik op Een uitgave toevoegen en vul de nodige velden in.
3️⃣ Het bedrag wordt onmiddellijk afgeschreven van het mobiliteits- of cafetariawallet van de werknemer. Er is geen payroll-export noch terugbetaling via de loonbrief : de transactie wordt rechtstreeks verrekend via debitering van het wallet.