🎯 Doelstelling
Deze handleiding toont je stap voor stap hoe je de juiste gegevens aan je sociaal secretariaat bezorgt.
1. 🔁 Wanneer maak je een export?
Eén keer per maand, vóór de loonverwerking.
Goedgekeurde uitgaven worden automatisch opgenomen in de export.
Uitgaven die nog niet werden geëxporteerd, worden automatisch toegevoegd aan de volgende maand zodra ze gevalideerd zijn.
2. 🧭 Stap voor stap
Stap 1 : Ga naar het tabblad "Export"
Log in op RewardFlex
Klik op het tabblad "Export" in het linkermenu.
Stap 2 : Bekijk de exporthistoriek
Het tabblad "Exporthistoriek" toont:
De maanden waarvoor al een export werd gegenereerd
De beschikbare bestanden (Excel, formaat sociaal secretariaat, …)
Stap 3 : Maak een nieuwe export
Voor het einde van de maand is het belangrijk om een nieuwe export aan te maken en de gegevens tijdig te versturen naar je sociaal secretariaat. Hiervoor:
Klik op "Genereer een export"
Selecteer de maand die je wil exporteren
Elke periode kan maar één keer geëxporteerd worden
De export bevat alle uitgaven die gevalideerd, maar nog niet geëxporteerd zijn vanaf de laatste export tot en met de laatste dag van de geselecteerde maand
Een export van de uitgaven van de vorige periode aanmaken
Indien uitgaven uit een eerder geëxporteerde periode pas later gevalideerd worden, dan worden die automatisch toegevoegd aan de volgende export.
Heb je een of meerdere maanden overgeslagen, dan raden we aan om de gemiste maanden één voor één te exporteren – van de oudste naar de meest recente – om een duidelijk maandoverzicht te behouden.
Stap 4 : Download de bestanden
Zodra de export is gegenereerd:
Verschijnt hij in de exporthistoriek
Kun je hem bekijken of downloaden in het gewenste formaat
Er zijn 2 formaten waaruit je kan kiezen bij het maken van de export
✅ Het standaard formaat
Een export in Excel-formaat bevat alle relevante informatie en bestaat uit 3 tabbladen:
Algemene Rapportering: overzicht van alle gevalideerde uitgaven tijdens de geselecteerde periode die van de portefeuilles zijn afgetrokken
Mobiliteitsbudget: info voor het sociaal secretariaat m.b.t. terugbetalingen via het mobiliteitsbudget
Payroll Cafetariaplan: info voor het sociaal secretariaat m.b.t. terugbetalingen op basis van gemaakte keuzes binnen het cafetariaplan (zoals VAA of pensioensparen)
✅ Gestructureerd formaat voor het sociaal secretariaat
Voor bepaalde sociale secretariaten is het mogelijk om een payroll export te genereren in een gestructureerd formaat. Deze export kan dan rechtstreeks in je loonverwerking geladen worden voor een automatische import.
💡We werken samen met sociale secretariaten om gestructureerde exports mogelijk te maken. Dit is in volle ontwikkeling, en steeds meer sociaal secretariaten zullen in de toekomst worden ondersteund.
Stap 5 : Importeren van gegevens via het sociaal secretariaat
1. Standaardexport
Als je hebt gekozen voor de standaard export, hoef je gewoon de gegevens uit het bestand over te nemen en door te geven aan je sociaal secretariaat.
💡
RewardFlex maakt je het leven makkelijker
Het is niet altijd duidelijk welke gegevens je precies moet doorgeven aan je sociaal secretariaat.
Om het eenvoudig te houden, analyseren we bij elke gevalideerde uitgave op het platform de relevante gegevens zoals de startdatum, einddatum, en implicaties. In de payroll-export vind je telkens alleen de nodige gegevens, in een gestructureerd formaat.
Voor nog meer gebruiksgemak worden de uitgaven van het mobiliteitsbudget samengevoegd tot één totaalbedrag per werknemer, zodat je minder hoeft in te geven.
2. "Gestructureerde" export
Als je hebt gekozen voor de gestructureerde export, hoef je het payroll-exportbestand gewoon te importeren in je sociaal secretariaat volgens het proces dat daar voorzien is.
4. ⏰ Automatische herinneringen
Je ontvangt automatisch een herinneringsmail vóór de loondatum die ingesteld is in de bedrijfsinstellingen.
5. 🔒 Traceerbaarheid & veiligheid
Elke uitgave wordt slechts één keer geëxporteerd.
Het geëxporteerde bestand bevat:
Het bedrag van elke uitgave
De uitgavencategorie
De bijbehorende looncode (indien ingevuld in RewardFlex)
De formaten zijn conform de wettelijke vereisten.
📬 Support :
Voor verdere ondersteuning: [email protected]