🚀 Stap 1 — Definieer uw groepen werknemers
✔️ Groepeer uw medewerkers volgens objectieve en niet-discriminerende criteria:
Loonniveau (Junior, Senior, Management)
Functie
Anciënniteit
Combineert u het cafetariaplan met het mobiliteitsbudget? Gebruik dan dezelfde groepsstructuur voor beide.
💡 Waarom? Deze groepen vormen de basis om de budgetten te berekenen en de juiste diensten te activeren per categorie.
🗂️ Stap 2 — Verzamel de gegevens voor elke werknemer
Bereid het importbestand voor, met onder andere de volgende informatie:
✅ Naam, voornaam van de werknemers
✅ Het jaarlijks loon (zoals bepaald door de wet van 12/04/1965)
✅ …
Hoe haalt u dit importbestand op?
1) Log in op uw RewardFlex-platform met de inloggegevens die u ontvangen heeft in de opstartmail via volgende link: https://employer.rewardflex.be
2) Ga naar de lijst met uw werknemers
3) Klik op het kleine oranje pijltje
en selecteer daarna "Bestandssjabloon downloaden"
4) Vul de ontbrekende informatie aan in het Excel-bestand.
Hoe uploadt u het importbestand?
⚠️ Deze stap moet verplicht voltooid zijn vóór de onboarding-sessie.
Klik opnieuw op het oranje pijltje en daarna op "Bestand importeren".
💡 Heeft u moeite om bepaalde gegevens terug te vinden of te berekenen? Raadpleeg dan onze uitlegfiche: Uw loongegevens vinden en berekenen.
⚙️ Stap 3 — Definieer uw cafetariaplanbeleid
Twee opties zijn mogelijk:
Monizze-beleid : Seat back and relax door gebruik te maken van ons eigen cafetariaplanbeleid.
Uw eigen beleid : hebt u al een bestaand cafetariaplanbeleid? Dan kan dit ook gebruikt worden.
👉 Wij raden sterk aan om het Monizze-beleid te gebruiken, omdat dit zorgt voor de beste ervaring voor u en uw werknemers. De ondertekening van het beleid en de bijlagen gebeurt dan rechtstreeks in RewardFlex, wat het hele proces eenvoudiger en vlotter maakt.
Meer weten? Ontdek ons cafetariaplanbeleid.
Hoe vindt u het Monizze-beleid terug?
1) Log in op uw RewardFlex-platform met de inloggegevens die u ontvangen heeft in de opstartmail via volgende link: https://employer.rewardflex.be
2) Klik op het pictogram "Cafetariaplan"
3) Klik vervolgens op "Download het Monizze-beleid"
👉 Stap 4 — Bepaal het flexibiliseerbaar bedrag per werknemer
Om het flexibiliseerbaar budget van elke werknemer te bepalen, hebt u twee gegevens nodig:
Het % werkgeversbijdragen (RSZ) per groep.
Het bedrag van de eindejaarspremie.
ℹ️ Voor een plan dat gefinancierd wordt door de eindejaarspremie, is het flexibiliseerbaar bedrag gelijk aan de bruto eindejaarspremie, vermeerderd met de werkgeversbijdragen. Raadpleeg onze uitlegfiche: Uw loongegevens vinden en berekenen.
🎁 Stap 5 — Kies de diensten van het Cafetariaplan
✅ Kies de gewenste diensten per groep:
Extra vakantiedagen (bepaal het maximum aantal dagen)
Laptop, smartphone, tablet
Fietsleasing
Internet thuis (specifieer het maximale terugbetalingsbedrag)
Uitbreiding hospitalisatieverzekering
Individueel pensioenplan
📅 Stap 6 — Bepaal de startmaand
Geef de startmaand van het Cafetariaplan voor uw medewerkers aan.
⚠️ Belangrijk: het budget van een werknemer start pas op de 1e dag van de maand die volgt op de ondertekening van het beleid door de werknemer.
✅ Stap 7 — Finale controle
Lees alle informatie nog eens na.
Controleer de importbestanden.
Betrek uw sociaal secretariaat voor de finale validatie.
🎉 Alles is klaar!
Uw medewerkers kunnen zonder stress genieten van RewardFlex, en u wint tijd vanaf de onboarding.