📌 Avant de commencer
Cette checklist vous guide à travers tout ce que vous devez rassembler et décider avant votre call d'onboarding. Parcourez-la dans l'ordre - certaines étapes nécessitent d'impliquer des tiers (secrétariat social), donc anticipez !
Elle se divise en deux phases : d'abord collecter les informations nécessaires auprès de vos sources internes et de votre secrétariat social, puis définir vos choix en interne concernant la structure de votre budget mobilité. Les deux phases doivent être complétées avant votre session d'onboarding.
📢 L'ensemble de cette checklist doit être complétée avant votre call d'onboarding.
PHASE 1 — Collecter les informations
Ces informations sont à récupérer auprès de vos sources internes et de votre secrétariat social. Anticipez, cela peut prendre quelques jours.
🗂️ Étape 1 — Données de vos travailleurs
Préparez le fichier d'import avec les informations suivantes pour chaque travailleur :
Nom et prénom
Adresse mail et numéro de téléphone
NISS
Salaire annuel brut (défini par la loi du 12/04/1965)
Salaire brut mensuel
Rôle : employé (col blanc) ou ouvrier (col bleu)
Pour les ouvriers : salaire horaire, heures de travail hebdomadaires, jours de travail moyens par semaine
Comment récupérer le modèle de fichier d'import ?
1️⃣ Connectez-vous sur employer.rewardflex.be avec les identifiants reçus lors du mail de lancement.
2️⃣ Rendez-vous dans la liste de vos travailleurs.
3️⃣ Cliquez sur la petite flèche orange et sélectionnez Télécharger le modèle de fichier.
4️⃣ Complétez les informations manquantes dans le fichier Excel.
Comment uploader le fichier ?
Recliquez sur la flèche orange, puis sur Importer un fichier.
💡 Si vous avez des difficultés à trouver ou calculer certaines données salariales, consultez notre fiche explicative : Trouver et calculer vos données salariales.
🧾 Étape 2 — Informations auprès de votre secrétariat social
Contactez votre secrétariat social pour récupérer les éléments suivants. Ils vous seront nécessaires pour configurer l'export payroll dans RewardFlex.
Identifiants payroll :
Votre identifiant entreprise (company ID) auprès de votre secrétariat social
L'identifiant payroll individuel de chaque travailleur
Codes salariaux :
Demandez les codes salariaux correspondant aux avantages que vous souhaitez proposer. Dans le cadre du budget mobilité, vous aurez notamment besoin des codes pour :
Les remboursements Pilier 2 (dépenses de mobilité)
Le remboursement de fin d'année (Pilier 3)
💡 Ces informations permettent de configurer l'export payroll, qui génère chaque mois un fichier structuré des dépenses approuvées à transmettre à votre secrétariat social pour remboursement via les bulletins de salaire. Consultez notre article Export payroll pour en savoir plus.
PHASE 2 — Définir vos choix
Ces décisions sont à prendre en interne, idéalement avec votre RH et/ou secrétariat social.
👥 Étape 3 — Définir vos catégories de travailleurs et les TCO
Identifiez les catégories de travailleurs au sein de votre organisation, basées sur des critères objectifs et non discriminatoires (ex. catégorie de fonction, ancienneté, niveau de package…).
Déterminez pour chaque catégorie un TCO (Total Cost of Ownership) : le coût annuel total du véhicule de société auquel la catégorie a droit.
Ces catégories et leurs TCO serviront de base pour calculer les budgets et activer les bons services pour chaque collaborateur.
💡 Si vous avez des difficultés à calculer le TCO, consultez notre fiche info complète : Calculez le TCO pour le budget mobilité dans RewardFlex.
⚖️ Étape 4 — Choisir votre police
Deux options sont possibles :
Police Monizze : nous recommandons fortement cette option. La signature de la politique et des avenants se fait directement dans RewardFlex, ce qui simplifie et fluidifie tout le processus pour vous et vos travailleurs.
Votre propre police : si vous disposez déjà d'une politique Budget mobilité, il est possible d'utiliser celle déjà en place.
La sélection de la police se fait lors de la création de votre plan dans RewardFlex. Vous pouvez télécharger la police Monizze directement depuis la section Budgets de la plateforme
🚦 Étape 5 — Choisir les services de mobilité
Choisissez les options à activer pour vos collaborateurs. La règle légale : minimum Pilier 1 ou 2 + Pilier 3 obligatoire.
Pilier 1 | Pilier 2 | Pilier 3 |
Véhicule électrique – Leasing | Abonnement aux Transports Publics | Remboursement de fin d’année |
Véhicule électrique – Achat | Achat d’un Billet de Transport Public |
|
| Ticket de Stationnement |
|
| Partage de Voitures |
|
| Location de Voitures |
|
| Taxi |
|
| Vélo - leasing ou achat |
|
| Autre (indemnité vélo, prime piétons) |
|
| Remboursement prêt Hypothécaire / Loyer (distance max. 10 km) |
|
| Remboursement prêt Hypothécaire / Loyer (50 % télétravail par mois) |
|
📅 Étape 6 — Définir les modalités pratiques
Financement des abonnements aux transports publics :
Classique : le travailleur avance les frais, puis se fait rembourser via le budget mobilité.
Système tiers-payant SNCB : Monizze commande directement l'abonnement. Si vous choisissez cette option, pensez à lire et signer le mandat avant votre call d'onboarding.
Mois de lancement :
Définissez en interne le mois à partir duquel vous souhaitez lancer le budget mobilité pour vos collaborateurs. Cette information sera à communiquer lors de votre call d'onboarding.
⚠️ Une fois lancé, le budget d'un travailleur commence à courir le 1er jour du mois suivant la signature de sa police, sauf si vous activez l'option de chargement rétroactif lors de l'assignation.
✅ Vérification finale
Avant de planifier le call d'onboarding, vérifiez que :
Le fichier d'import des travailleurs est complété et uploadé
L'identifiant entreprise et les identifiants travailleurs sont récupérés auprès du secrétariat social
Les codes salariaux sont récupérés auprès du secrétariat social
Les catégories de travailleurs et les TCO sont définis
La police choisie est identifiée
Les services de mobilité à activer sont sélectionnés
Le mois de lancement est confirmé
Le mandat tiers-payant SNCB est signé (si applicable)
🚀 Tout est prêt !
Une fois toutes ces informations rassemblées, vous êtes prêt(e) à planifier votre call d'onboarding. C'est lors de ce call que la configuration sera finalisée ensemble dans la plateforme.
👉 Pour la suite, consultez notre article Créer son premier budget - Budget mobilité pour gérer votre plan au quotidien : ajouter des travailleurs, modifier la configuration, gérer les invitations et suivre les statuts.