📌 Avant de commencer
Cette checklist vous guide à travers toutes les étapes à préparer avant et pendant la configuration de votre budget mobilité. Nous vous recommandons de la parcourir dans l'ordre — certaines étapes sont des prérequis pour les suivantes.
🗂️ Étape 1 — Collecter les données de vos travailleurs
Préparez le fichier d'import avec les informations suivantes pour chaque travailleur :
Nom et prénom
Salaire annuel brut (défini par la loi du 12/04/1965)
Salaire brut mensuel
Rôle : employé (col blanc) ou ouvrier (col bleu)
Pour les ouvriers : salaire horaire, heures de travail hebdomadaires, jours de travail moyens par semaine
Comment récupérer le modèle de fichier d'import ?
1️⃣ Connectez-vous sur employer.rewardflex.be avec les identifiants reçus lors du mail de lancement.
2️⃣ Rendez-vous dans la liste de vos travailleurs.
3️⃣ Cliquez sur la petite flèche orange et sélectionnez Télécharger le modèle de fichier.
4️⃣ Complétez les informations manquantes dans le fichier Excel.
Comment uploader le fichier ?
⚠️ Cette étape doit être complétée avant votre session d'onboarding.
Recliquez sur la flèche orange, puis sur Importer un fichier.
💡 Si vous avez des difficultés à trouver ou calculer certaines données salariales, consultez notre fiche explicative : Trouver et calculer vos données salariales.
🚀 Étape 2 — Définir vos groupes de travailleurs et les TCO
Créez des groupes de travailleurs basés sur des critères objectifs et non discriminatoires (ex. catégorie de fonction, ancienneté, niveau de package…).
Déterminez pour chaque groupe un TCO (Total Cost of Ownership) : le coût annuel total du véhicule de société auquel le groupe a droit.
💡 Si vous avez des difficultés à calculer le TCO, consultez notre fiche info complète : Calculez le TCO pour le budget mobilité dans RewardFlex.
Ces groupes serviront de base pour calculer les budgets et activer les bons services pour chaque catégorie.
⚙️ Étape 3 — Choisir votre politique
Deux options sont possibles :
Police Monizze : nous recommandons fortement cette option. La signature de la politique et des avenants se fait directement dans RewardFlex, ce qui simplifie et fluidifie tout le processus pour vous et vos travailleurs.
Votre propre police : si vous disposez déjà d'une politique Plan Cafétéria, il est possible d'utiliser celle déjà en place.
La sélection de la police se fait lors de la création de votre plan dans le nouveau système de plans budgétaires.
🚦 Étape 4 — Choisir les services de mobilité
✅ Choisissez les options à activer pour vos collaborateurs (minimum Pilier 1 ou 2 + Pilier 3 obligatoire) :
Pilier 1 | Pilier 2 (choisissez-en au moins un) | Pilier 3 (obligatoire) |
Véhicule électrique – Leasing | Abonnement aux Transports Publics | Remboursement de fin d’année |
Véhicule électrique – Achat | Achat d’un Billet de Transport Public |
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| Ticket de Stationnement (lié aux transports publics) |
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| Partage de Voitures |
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| Location de Voitures |
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| Taxi |
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| Vélo - leasing ou achat |
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| Autre (indemnité vélo, prime piétons) |
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| Remboursement prêt Hypothécaire / Loyer (distance max. 10 km) |
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| Remboursement prêt Hypothécaire / Loyer (50 % télétravail par mois) |
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📅 Step 5 — Définir les modalités pratiques
Comment financer les abonnements aux transports publics dans le cadre du budget mobilité ?
classique: le travailleur avance les frais, puis se fait rembourser.
Système tiers-payant SNCB : Monizze commande directement l’abonnement.
Si vous choisissez le tiers-payant, pensez à lire et signer le mandat.
📅 Étape 6 — Définir le mois de lancement
Indiquez le mois de début du budget mobilité pour vos collaborateurs.
⚠️ Le budget d'un travailleur ne commence à courir que le 1er jour du mois suivant la signature de la police par le travailleur — sauf si vous activez l'option de chargement rétroactif lors de l'assignation.
✅ Étape 7 — Vérification finale
Avant de lancer :
Relisez toutes les informations configurées.
Vérifiez les fichiers d'import.
Impliquez votre secrétariat social pour la validation finale.
🎉 Tout est prêt !
Une fois le plan lancé, vos travailleurs reçoivent une invitation par email pour rejoindre RewardFlex, signer les documents nécessaires et commencer à utiliser leur budget cafétéria.
👉 Pour la suite, consultez notre article Les plans budgétaire qui vous explique comment gérer votre plan au quotidien : ajouter des travailleurs, modifier la configuration, gérer les invitations et suivre les statuts.