Montant du budget mobilité : cadre légal en 2025
Depuis l’instauration du budget mobilité en Belgique, la loi encadre strictement les montants qui peuvent être dédiés à ce dispositif. Le budget mobilité est déterminé sur base du TCO (Total Cost of Ownership) d’un véhicule de société, et il doit respecter les plafonds et planchers fixés annuellement par l’indexation.
En 2025, les montants sont les suivants :
Le montant minimum du budget mobilité est fixé à 3 164 euros par an. Si le TCO calculé est inférieur à ce seuil, le budget mobilité est automatiquement relevé à ce minimum.
Le montant maximum autorisé correspond au plus faible des deux montants suivants :
20 % du salaire brut annuel total du collaborateur,
16 875 euros par an.
Ces montants s’appliquent au budget annuel attribué dans le cadre du budget mobilité et sont contrôlés lors de l’implémentation dans RewardFlex.
Qu’est-ce que le TCO ?
Le TCO, ou Total Cost of Ownership, est une estimation du coût total annuel que l’employeur supporte pour mettre à disposition une voiture de société. Il ne s’agit pas uniquement du leasing ou de l’achat du véhicule, mais de l’ensemble des frais liés à son utilisation. Le TCO sert de base de calcul pour la conversion de l’avantage voiture en budget mobilité.
Cette estimation doit être réalisée avec rigueur, car elle conditionne le montant du budget mobilité. La loi reconnaît plusieurs niveaux de granularité dans la définition du TCO, selon que l’on adopte une approche simple, standardisée ou extrêmement détaillée.
Les différents types de TCO
TCO 1️⃣ – TCO simplifié
Le TCO 1 est une version de base ou simplifiée, parfois utilisée dans des simulateurs internes ou des comparateurs. Il n’est pas conforme à la législation sur le budget mobilité car il ne prend en compte qu’une partie des coûts réels.
Ce que le TCO 1 comprend :
Le loyer mensuel du véhicule (leasing ou location longue durée)
Les frais d’entretien, de pneus, de réparation et de remplacement
La taxe de circulation
La TVA non récupérable sur les montants facturés
La contribution CO₂ patronale à l’ONSS
Les frais de carburant et/ou d’électricité
TCO 2️⃣ – La vision fiscale complète (à utiliser pour le Budget Mobilité)
Le TCO 2 ajoute une dimension fiscale au TCO 1 en intégrant les dépenses non admises, c’est-à-dire les montants qui ne sont pas fiscalement déductibles dans le cadre de l’impôt des sociétés ou des personnes physiques.
Ce que le TCO 2 ajoute au TCO 1 :
La taxation sur les dépenses non admises, notamment :
Les frais de voiture non déductibles (assurances, entretien, etc.)
Les frais de carburant (déductibilité limitée à 50 % pour les PHEV depuis 2023)
L’avantage de toute nature (ATN) généré par la mise à disposition du véhicule
La fiscalité applicable selon le taux de déductibilité fiscale du véhicule (basée entre autres sur ses émissions de CO₂)
Pourquoi le TCO 2 est-il crucial ?
Ce calcul permet d’anticiper les impacts fiscaux et les coûts réels supportés par l’entreprise. C’est la seule version reconnue pour calculer un budget mobilité conforme, notamment dans des outils comme RewardFlex.
TCO 3️⃣ – L’approche optimisée
Le TCO 3 est encore plus poussé. Il tient compte des économies fiscales générées par les dépenses déductibles, en plus des taxes dues sur les dépenses non admises.
Ce que le TCO 3 inclut en plus :
Tous les éléments du TCO 2
Moins les économies d’impôt résultant de :
La déductibilité partielle ou totale des frais de voiture, de carburant, de CO₂
Les avantages liés à l’électricité (100 % déductible)
Avantage du TCO 3 : Il reflète de manière très fine l’impact net après fiscalité. Bien que moins courant, ce calcul est apprécié des sociétés de leasing ou des entreprises à forte sensibilité comptable, car il permet de mesurer précisément le rendement fiscal du choix de véhicule.
Comment calculer le TCO dans le cadre du budget mobilité ?
🧭 Étape 1 – Choisir ce que vous souhaitez: TCO différentié par travailleur ou un TCO identique par catégorie ?
Avant de calculer un budget mobilité pour un collaborateur, l’employeur doit choisir une approche de calcul du TCO. Ce choix est structurant, car il devra ensuite être appliqué de manière collective à tous les travailleurs d’une même catégorie.
⚙️ Option 1 : TCO identique par catégorie
Le TCO est défini une fois pour chaque catégorie de fonction, en utilisant :
Une voiture-type standard
Ou une moyenne des TCO réels des voitures de cette catégorie
✅ Avantages
Gain de temps et cohérence dans le traitement
Standardisation des règles
Idéal pour les PME ou grandes équipes homogènes
⚠️ Inconvénients
Moins personnalisé (un collaborateur très mobile ou très sédentaire peut y perdre ou gagner)
Doit être rigoureusement justifié et documenté
⚙️ Option 2 : TCO différencié
Le TCO est calculé spécifiquement pour chaque collaborateur sur base de sa voiture actuelle ou à laquelle il a droit et surtout en tenant compte de sa consommation d’essence personnelle.
✅ Avantages
Reflète fidèlement la situation réelle du collaborateur
⚠️ Inconvénients
Plus lourd administrativement (calculs multiples et précis)
TCO différents entre les travailleurs d’une même catégorie —> suivi plus complexe
Prévisibilité moindre au niveau financier car dépend de chaque situation individuelle
🚘 Utiliser des voiture de référence : un levier de simplification et de cohérence
Lorsqu’un employeur met en place un budget mobilité, il doit calculer le montant de ce budget (TCO) pour chaque travailleur concerné. En principe, ce calcul est individuel, basé sur le véhicule effectivement mis à disposition ou auquel le travailleur aurait droit.
Cependant, la législation permet une alternative : l’utilisation d’une “voiture de référence” par catégorie de fonction.
🧭 Pourquoi utiliser une voiture de référence ?
L’objectif est de simplifier l'administration et d’assurer une plus grande équité entre travailleurs comparables. Au lieu de s’appuyer sur l’historique souvent hétérogène des attributions de véhicules (souvent le cas en PME), l’employeur définit un TCO sur base des moyennes de TCO des véhicules de chaque groupe homogène de travailleurs (ex. : fonctions commerciales, IT, managers…).
Cela permet de :
Standardiser le calcul du budget mobilité (TCO)
Éviter les disparités liées à des accords individuels passés
Faciliter l’application d’un calcul forfaitaire ou réel sans devoir retracer les coûts voiture par voiture
Se préparer à l’éventuelle généralisation du budget mobilité à tous les travailleurs disposant d’une voiture de société (attendue à partir de 2026)
⛽ Et les frais de carburant ?
Dans le cas ou l’employeur décide de définir un TCO identique par catégorie de fonction, l’employeur peut également établir un budget carburant de référence par catégorie de fonction (moyenne des consommations internes).
🧠 Une fois l’approche choisie, elle doit être appliquée uniformément pendant 3 ans pour tous les travailleurs concernés.
🔢 Étape 2 – Calculer le TCO selon l’approche choisie
Le budget mobilité d’un travailleur est calculé sur base de la voiture à laquelle le travailleur a droit au moment de la conversion :
Si la conversion a lieu à la fin du leasing, c’est la nouvelle voiture prévue pour le travailleur qui détermine le budget.
Si le travailleur n’a pas encore de voiture, c’est la voiture à laquelle il est éligible qui sert de référence pour le calcul du budget.
Si la voiture est restituée avant la fin du leasing, c’est la voiture utilisée actuellement par le travailleur qui sert de base de calcul.
En fonction des différents cas de figures possibles, voici les méthodes de calcul du TCO:
📌 1. Si vous avez choisi une approche collective basée sur un TCO identique par catégorie
Le TCO est alors le même pour tous les collaborateurs d’une même catégorie de fonction.
🚗 1.1 — Définir une voiture de référence par catégorie de fonction
Pour définir un TCO de référence, L’employeur devra calculer la moyenne des TCO réels des voitures attribuées actuellement à une catégorie donnée.
Ce TCO de référence servira à calculer le budget mobilité brut annuel de tous les collaborateurs de cette fonction.
🔄 Cette approche vise la cohérence, l’équité et la simplicité administrative.
⛽ 1.2 — Définir un budget carburant standardisé
Lorsque l’on utilise une voiture de référence identique pour une catégorie de fonction, il est également possible (mais pas obligatoire) de définir un budget carburant de référence, au lieu de tenir compte des trajets domicile-travail réels de chaque collaborateur.
Ce budget carburant sera alors forfaitisé en se basant sur la moyenne des consommations réelles observées pour cette catégorie de fonction dans l’entreprise.
⚠️ Important : ce budget carburant de référence sert uniquement à calculer le TCO dans le cadre de la mise en place du budget mobilité.
Mais dans le pilier 1 du budget mobilité (voiture respectueuse de l’environnement), les frais de carburant réellement engagés par le travailleur seront pris en compte au moment de la dépense.
📝 1.3 — Exemple concret
Catégorie : « Représentants commerciaux »
Voiture de la catégorie : Peugeot 3008 essence ou Renault Australe Hybride
TCO moyen réel observé : 9 400 €/an
Budget carburant de référence (moyenne interne) : 1 500 €/an
➡️ Le budget mobilité attribué à chaque collaborateur de cette fonction est fixé à 10 900 € (sous réserve du respect des plafonds légaux).
📌 2. Si vous avez choisi un calcul de TCO différencié
Deux méthodes de calcul possibles :
2.1 — Méthode forfaitaire
Cette méthode est basée sur des formules légales fixées par un arrêté royal.
Elle se compose de deux parties : une composante fixe et une composante variable.
2.1.1 — Composante fixe :
Addition des éléments suivants :
Cout annuel du véhicule
💡En cas de leasing : coût annuel de location ou de leasing + le coût annuel moyen de tous les frais non inclus dans le contrat de location ou de leasing (si la politique en matière de voitures de société prévoit leur financement) + TVA non déductible + impôt sur les frais de voiture non déductibles
💡En cas d’achat de la voiture : la valeur catalogue du véhicule (y compris l'impôt sur la partie non déductible de cette valeur catalogue) x 25 %
Cotisation CO₂ patronale
Ces frais doivent être estimés de manière réaliste sur la base de la car policy ou des contrats en vigueur.
2.1.2 — Composante variable :
Elle couvre les frais de carburant liés à l’usage personnel du véhicule, calculés selon une formule forfaitaire :
(6 000 km + [distance domicile-travail × 2 × 200 jours]) × 0,1335 €/km
6 000 km : estimation forfaitaire des trajets personnels annuels (montant légal)
0,1335 €/km : correspond à 30 % du montant de l’indemnité kilométrique publique (valable à partir du 1er juin 2025)
2.1.3 — Exemple chiffré de calcul
Contexte :
Voiture : Peugeot 308 diesel en leasing
Leasing : 450 €/mois
Frais annexes (lavage, pneus, assurance) : 75 €/mois
TVA non récupérable estimée : 900 €/an
Contribution CO₂ : 1 100 €/an
Distance domicile-travail : 20 km
Calcul forfaitaire :
Partie fixe : (450 + 75) × 12 = 6 300 € + 900 + 1 100 = 8 300 €
Partie variable : (6 000 + 20×2×200) × 0,1335 = 14 000 × 0,1335 = 1 869 €
TCO total = 10 169 €
2.2 — Méthode à coûts réels
Cette méthode repose sur les données réelles et vérifiées de l’entreprise. Le TCO correspond à la moyenne des frais effectivement engagés pour la voiture de société sur les 4 dernières années (ou depuis la date de mise en service si < 4 ans).
🧾 Postes de coûts à inclure dans le calcul :
Leasing ou amortissement
Si achat : 20 % de la valeur d’achat par an
Si leasing : loyer annuel × durée du contrat
Frais de carburant ou électricité
Total des factures annuelles, cartes carburant, bornes de recharge
Assurance
Prime annuelle payée par l’employeur (RC + omnium)
Entretien et réparations
Factures de garage, remplacement pièces, contrôles techniques
Pneus et carwash
Remplacement + services de nettoyage réguliers
Taxes
Mise en circulation, circulation, vignette
Cotisation CO₂ ONSS
Montant versé par l’employeur à l’ONSS
TVA non récupérable
Partie non déductible sur l’ensemble des dépenses ci-dessus
Taux usuel estimé entre 35 % et 50 %, à calculer selon usage pro/privé
Frais divers
Parking, bornes à domicile (si à charge de l’employeur), assistance routière
2.3 — À déduire du TCO :
Contribution personnelle du collaborateur (le cas échéant)
→ Quelle que soit la méthode choisie, si le salarié paie une participation mensuelle (ex. 100 €/mois), cela représente une réduction de 1 200 € sur le TCO annuel.
2.4 — Déplacements professionnels : doivent-ils être intégrés dans le TCO ?
Lors du calcul du TCO pour le budget mobilité, une question clé se pose : faut-il inclure les frais liés aux déplacements professionnels dans mon calcul?
L’intégration des déplacements professionnels (ex. : visites clients, déplacements inter-sites, réunions externes) dans le TCO n’est pas obligatoire. L’employeur peut décider de les inclure ou non dans le calcul du budget mobilité.
Deux scénarios possibles :
1️⃣ Si vous n’intégrez pas ces déplacements dans la composante fixe du TCO :
Ils doivent être remboursés en dehors du budget mobilité
L’employé peut alors percevoir une indemnité kilométrique exonérée, selon les plafonds fiscaux en vigueur ou bénéficier du remboursement de ses dépenses pour déplacement professionnel
2️⃣ Si vous intégrez les déplacements professionnels dans la composante fixe du TCO :
Ils sont couverts par le budget mobilité global
L’employé ne reçoit pas d’indemnité kilométrique exonérée ou de remboursement de dépenses séparément pour ces déplacements
❓ FAQ – Quelles situations impactent le montant du budget mobilité d’un travailleur ?
🔄 1. Révision du budget mobilité
Faut-il réévaluer le budget chaque année ?
Non. Le budget mobilité n’a pas à être ajusté en cas de simple indexation ou changement ponctuel de rémunération brute.
Le budget est uniquement révisé si le travailleur :
Change de fonction,
Obtient une promotion,
Passe dans une catégorie de véhicule différente.
Évolution suite à un changement de fonction
Le montant peut évoluer si la fonction ou la catégorie de véhicule change.
L’adaptation du budget prend effet à partir du 1er jour du mois du changement.
🕒 2. Temps partiel
Travailleurs à temps partiel
Pour le calcul du plafond de 20 % de la rémunération brute annuelle d’un travailleur à temps partiel, on se base sur la rémunération brute à temps plein.
Si le passage à temps partiel a lieu après l’entrée dans le système, le montant du budget reste inchangé.
Cas particulier
Si le passage à temps partiel entraîne la perte du droit à une voiture selon la politique entreprise :
Le budget mobilité prend fin.
Si le droit est maintenu avec contribution personnelle, alors :
L’employeur peut réduire le budget, si cela est prévu contractuellement et appliqué à tous de manière égale.
📈 3. Indexation & impact des barèmes publics
Indexation du budget mobilité
Il n’existe pas d’obligation légale d’indexer le budget.
L’employeur peut prévoir sa propre formule d’indexation, si :
Elle est cohérente entre travailleurs,
Elle respecte les limites de l’indice sectoriel,
Elle est formalisée (accord individuel ou collectif).
Une indexation négative peut être imposée si liée à un indice propre objectif.
Barèmes publics
Indemnité kilométrique publique
Le montant applicable est celui en vigueur à la date de la demande du travailleur.
Aucune modification rétroactive du budget mobilité n’est requise.
Cotisation de solidarité CO₂
Elle n’impacte pas le calcul initial du budget mobilité.
Elle peut uniquement influer sur certaines dépenses du pilier 1.
🚘 4. Politique voiture et mobilité
Changement de politique voiture
Une nouvelle politique interne (ex. : modèles plus petits, passage à l’électrique) :
N’impacte pas les travailleurs déjà dans le système.
S’applique uniquement aux nouvelles entrées (nouveaux collaborateurs ou renouvellement de droit).
L’employeur ne peut pas modifier unilatéralement les budgets mobilité existants en adaptant la car policy.
📍 5. Déménagement
Déménagement de l’entreprise ou du travailleur
Le montant du budget mobilité reste inchangé.
Le changement peut affecter l’éligibilité à certaines dépenses du pilier 2 (ex. : remboursement d’un loyer ou d’intérêts d’emprunt).