📌 De quoi s'agit-il ?
Le budget mobilité dans RewardFlex permet à votre entreprise d'allouer un budget à vos travailleurs pour couvrir leurs dépenses de mobilité. Ce guide détaille les étapes de configuration à suivre lors de votre onboarding sur la plateforme.
✅ Étape préalable obligatoire : créer vos groupes
Avant de démarrer la configuration du budget mobilité, vous devez créer vos groupes de travailleurs dans RewardFlex. Cette étape est obligatoire — toute la configuration du budget mobilité repose sur ces groupes.
📋 Données obligatoires par travailleur
Pour que les calculs du budget mobilité soient corrects, les données suivantes doivent être renseignées pour chaque travailleur :
Distance domicile-lieu de travail (en km, calculée par la route)
Salaire brut annuel (nécessaire pour les calculs budgétaires et le respect des exigences légales)
🔀 Trois options de configuration
Au moment de paramétrer votre budget mobilité, vous choisissez entre deux approches :
Option A — Utiliser le modèle de police Monizze : une police standard préconfigurée avec des règles par défaut.
Option B — Apporter votre propre police (Bring Your Own Policy) : une configuration entièrement personnalisée avec upload de votre propre police.
Option C — Politique hors plateforme : choisissez cette option si vos employés ont déjà signé la politique en dehors de RewardFlex. Aucun document ne sera généré ou signé dans la plateforme ; tous les employés seront marqués comme signés automatiquement.
Les étapes sont similaires pour les trois options, avec quelques différences détaillées ci-dessous.
🛠️ Étapes de configuration
Dans Budget Mobilité, cliquez sur "Mettre en place un budget mobilité".
1️⃣ Sélection de la police
Choisissez entre les trois options de polices :
2️⃣ Allocation du budget par groupe
Définissez le budget alloué à chaque groupe de travailleurs.
Option A (Monizze) : les budgets sont définis par groupe selon des montants fixes.
Option B (Custom) : vous bénéficiez d'une flexibilité totale sur les montants, sans incrément prédéfini.
Option C (Hors plateforme) : vous bénéficiez d'une flexibilité totale sur les montants, sans incrément prédéfini.
⚠️ Vos groupes doivent être créés au préalable dans l'onglet Groupes. Les données travailleurs peuvent également être uploadées à ce stade si vous le souhaitez.
3️⃣ Configuration des bénéficiaires
Vérifiez et complétez les données de chaque travailleur. Plusieurs types de budgets peuvent être configurés :
Budget variable : calculé automatiquement sur base de la distance domicile-lieu de travail.
Avec l'Option B et C, vous pouvez également opter pour un budget variable fixe par groupe, ou ne pas appliquer de budget variable du tout.
Budget transféré : permet d'ajouter des ajustements ou des données de budget historique.
Budget personnalisé : vous pouvez remplacer le budget calculé par un montant spécifique pour un travailleur en particulier.
ℹ️ Quelle que soit l'option choisie, vous pouvez toujours adapter individuellement le budget de n'importe quel travailleur.
📢 Vérifier la conformité du travailleur
Une fois ajouté, le travailleur apparaît dans la liste du groupe avec l'un des deux statuts suivants :
✅ Compliant — Toutes les données du travailleur sont en ordre. Vous pouvez passer directement à l'étape d'envoi de l'invitation.
🔴 Non compliant — Des données sont manquantes ou incorrectes. Cliquez sur le crayon rouge et complétez les champs manquants, qui seront mis en évidence en rouge.
⚠️ Le travailleur est toujours marqué "non compliant" alors que tous les champs sont au vert ?
Deux raisons possibles dans le cadre d'un budget mobilité :
Le montant du budget dépasse 20% du brut annuel du travailleur. Il s'agit d'une exigence légale — le budget doit être adapté en conséquence.
👉 Consultez l'article sur le calcul du brut annuel.
Le montant du budget mobilité ne respecte pas les plafonds légaux. Pour 2026, le budget mobilité doit se situer entre 3 233 € (minimum) et 17 244 € (maximum), tout en respectant la règle des 20% du brut annuel.
4️⃣ Activation des services
Activez les services de mobilité disponibles pour chaque groupe. Les services disponibles dans le cadre du budget mobilité sont :
Leasing voiture
Achat véhicule électrique
Leasing véhicule électrique
Abonnement transports en commun
Achat ticket transports en commun
Micro car leasing
Micro car achat
Achat e-moto
Leasing e-moto
Leasing vélo
Ticket parking
Car sharing
Location de voiture
Services taxi
Achat moto/scooter
Autres services (pour les dépenses ne rentrant pas dans les catégories prédéfinies)
Remboursement loyer ou prêt hypothécaire — option distance radiale : disponible si le travailleur habite à moins de 10 km (à vol d'oiseau) du lieu de travail
Remboursement loyer ou prêt hypothécaire — option télétravail : disponible si le travailleur travaille à distance au moins 50% du temps (preuve mensuelle requise)
Remboursement de fin d'année (pilier 3) : rembourse automatiquement le solde restant du budget mobilité en fin d'année.
Chaque service est classé dans une catégorie de paiement (1, 2 ou 3) conformément à la réglementation sur le budget mobilité.
5️⃣ Paramètres globaux de l'entreprise
Date de clôture : définissez la date mensuelle de réconciliation des dépenses.
Transports en commun : indiquez si les dépenses de transports en commun sont couvertes par le budget mobilité ou via des paiements tiers.
6️⃣ Police (spécifique à l'Option B)
Si vous avez choisi l'option Bring Your Own Policy, uploadez ici votre propre police dans les différentes langues souhaitées.
Avec l'Option A (Monizze), cette étape n'est pas applicable — la police standard Monizze est utilisée et aucun upload n'est requis.
7️⃣ Planification du go live
Planifiez la date de mise en ligne pour chaque groupe.
⚠️ La date de go live ne peut pas être rétroactive — elle doit obligatoirement être dans le futur.
Une fois la date atteinte, les travailleurs associés aux groupes actifs reçoivent automatiquement une invitation par email pour accéder à leur budget mobilité et signer les documents nécessaires.
Trouvez les détails de cette procédure ci-dessous :
🔍 Différences clés entre les options
| Option A — Police Monizze | Option B — Bring Your Own Policy | Option C — Police hors plateforme |
Flexibilité de la police | Règles fixes et prédéfinies | Entièrement personnalisable | Entièrement personnalisable |
Budget variable | Automatique (basé sur la distance) | Distance, montant fixe, ou aucun | Distance, montant fixe, ou aucun |
Upload de police | Non applicable | Upload obligatoire | Non applicabe |