📌 De quoi s'agit-il ?
Lorsqu'un travailleur soumet une dépense via RewardFlex, celle-ci doit être validée par l'employeur avant d'être traitée. Chaque dépense est associée à l'un des trois statuts suivants :
🔎 En attente — La dépense est en attente de validation.
✅ Validée — La dépense a été approuvée.
❌ Rejetée — La dépense a été refusée.
L'employeur dispose d'un contrôle total sur chaque décision. RewardFlex fournit une suggestion automatique de validation ou de rejet à titre indicatif, mais l'employeur peut toujours la contourner et décider librement, à tout moment.
ℹ️ Comment les dépenses validées sont-elles remboursées ?
Les dépenses validées ne sont pas remboursées directement via un wallet load. Elles sont remboursées via la fiche de paie du travailleur, traité par le secrétariat social, et exportées via le processus d'export payroll de RewardFlex.
🛠️ Valider ou rejeter une dépense
1️⃣ Rendez-vous dans l'onglet dépenses.
L'interface de gestion des dépenses est organisée en trois onglets :
En attente — Les dépenses à traiter.
Validées — L'historique des dépenses approuvées.
Rejetées — L'historique des dépenses refusées.
2️⃣ Dans l'onglet En attente, consultez les informations de la dépense ainsi que le justificatif joint, puis choisissez de valider ou de rejeter la dépense.
La suggestion affichée par RewardFlex est un point de départ — la décision finale vous appartient toujours.
🔄 Remettre une dépense en attente
Il est possible de faire revenir une dépense déjà validée ou rejetée au statut En attente, tant qu'elle n'a pas encore été exportée vers le payroll.
Cette option est accessible depuis le panneau latéral de détail de la dépense.
Une dépense validée repassera de dépensée à en attente, et le montant sera recrédit dans le wallet du travailleur.
Une dépense rejetée repassera de disponible à en attente.
Une fois remise en attente, vous pouvez à nouveau consulter, modifier, valider ou rejeter la dépense.
⚠️ Si la dépense a déjà été exportée vers le payroll, cette action n'est plus disponible et la dépense ne peut plus être modifiée dans RewardFlex.
📤 Soumettre une dépense au nom d'un travailleur
L'employeur peut créer manuellement une dépense au nom d'un travailleur, par exemple lorsqu'il a lui-même avancé un frais (pour un montant important, ou pour faciliter la vie du travailleur).
1️⃣ Allez dans votre onglet Dépenses.
2️⃣ Cliquez sur Ajouter une dépense, et remplissez les champs nécessaires.
3️⃣ Le montant est immédiatement débité du wallet mobilité ou cafétéria du travailleur. Il n'y a pas d'export payroll ni de remboursement via bulletin de salaire : la transaction est directement comptabilisée par débit du wallet.