🚀 Step 1 — Définir vos groupes de travailleurs et les TCO
Créez des groupes de travailleurs basés sur des critères objectifs et non discriminatoires (ex. catégorie de fonction, ancienneté, niveau de package…).
Déterminez pour chaque groupe un TCO (Total Cost of Ownership) : le coût annuel total du véhicule de société auquel le groupe a droit.
Si vous combinez plan cafétéria et budget mobilité, utilisez la même structure de groupes pour les deux.
💡 👉 Si vous avez des difficultés à calculer le TCO, consultez notre fiche info complète : Calculez le TCO pour le budget mobilité dans RewardFlex.
Ces groupes serviront de base pour calculer les budgets et activer les bons services pour chaque catégorie.
🗂️ Step 2 — Collecter les informations pour chaque travailleur
Préparez le fichier d’import avec notamment les informations suivantes :
✅Nom, prénom des travailleurs
✅La distance routière domicile–travail,
✅Le salaire annuel (défini par la loi du 12/04/1965),
✅...
Comment récupérer ce fichier d'import ?
1) Connectez-vous sur votre plateforme RewardFlex à l'aide des identifiants reçu lors du mail de lancement et via le lien suivant: https://employer.rewardflex.be
2) Rendez-vous dans la liste de vos travailleurs
3) Cliquez sur la petite flèche jaune
et ensuite sélectionnez "Télécharger le modèle de fichier"
4) Rassembler les informations manquantes dans le fichier excel.
Comment uploader le fichier d'import?
⚠️Cette étape doit obligatoirement être complétée avant la session d'onboarding.
Recliquez sur la flèche orange et ensuite sur "Importer un fichier"
💡 Si vous avez des difficultés à trouver ou calculer certaines de ces données, consultez notre fiche explicative : Trouver et calculer vos données salariales.
⚙️ Step 3 — Définir votre politique de mobilité
Deux options sont possibles :
Politique Monizze : Seat back and relax en utilisant notre propre politique de budget mobilité
Votre propre politique : vous avez déjà votre politique de budget mobilité ? alors il est possible d'utiliser celle déjà en place.
👉 Nous recommandons fortement d’utiliser la politique Monizze, car elle permet de garantir la meilleure expérience pour vous et vos employés. En effet, la signature de la politique et des avenants se fait alors directement dans RewardFlex, ce qui simplifie et fluidifie tout le processus.
Envie d'en savoir plus ? Je vous invite à parcourir notre politique de Budget mobilité
Comment retrouver la politique Monizze?
1) Connectez-vous sur votre plateforme RewardFlex à l'aide des identifiants reçu lors du mail de lancement et via le lien suivant: https://employer.rewardflex.be
2) Cliquez sur l'icône "Budget Mobilité"
Cliquez ensuite sur "Télécharger la Police Monizze"
🚦 Step 4 — Sélectionner les services de mobilité
✅ Choisissez les options à activer pour vos collaborateurs (minimum Pilier 1 ou 2 + Pilier 3 obligatoire) :
Pilier 1 | Pilier 2 (choisissez-en au moins un) | Pilier 3 (obligatoire) |
Véhicule électrique – Leasing | Abonnement aux Transports Publics | Remboursement de fin d’année |
Véhicule électrique – Achat | Achat d’un Billet de Transport Public |
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| Ticket de Stationnement (lié aux transports publics) |
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| Partage de Voitures |
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| Location de Voitures |
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| Taxi |
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| Vélo - leasing ou achat |
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| Autre (indemnité vélo, prime piétons) |
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| Remboursement prêt Hypothécaire / Loyer (distance max. 10 km) |
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| Remboursement prêt Hypothécaire / Loyer (50 % télétravail par mois) |
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📅 Step 5 — Définir les modalités pratiques
Comment financer les abonnements aux transports publics dans le cadre du budget mobilité ?
classique: le travailleur avance les frais, puis se fait rembourser.
Système tiers-payant SNCB : Monizze commande directement l’abonnement.
Si vous choisissez le tiers-payant, pensez à lire et signer le mandat.
📅 Step 6 — Définir le mois de lancement
Indiquez le mois de début du budget mobilité pour vos collaborateurs.
⚠️ Important : le budget d’un travailleur ne commence à courir que le 1er jour du mois suivant la signature de la politique par le travailleur.
✅ Step 7 — Vérification finale
Relisez toutes les informations.
Vérifiez les fichiers d’import.
Assurez-vous d’avoir signé le mandat tiers-payant SNCB si besoin.
Impliquez votre secrétariat social pour la validation finale.
🎉 Tout est prêt !
Vos collaborateurs pourront profiter de RewardFlex sans stress, et vous gagnerez du temps dès l’onboarding.