Het voordeel Internationale brandstof en laadkosten geeft medewerkers met een bedrijfswagen en een professionele brandstof- of laadpas de mogelijkheid om via hun RewardFlex-budget de brandstof- of laadkosten terugbetaald te krijgen die ze in het buitenland zelf hebben betaald.
Dit voordeel kan worden gebruikt wanneer de professionele kaart niet werd aanvaard of niet kon worden gebruikt.
De terugbetaling gebeurt via de loonbrief en het bedrag wordt van het budget van de medewerker afgehouden.
Het voordeel is beschikbaar in cafetariaplannen en bonusplannen.
👤 Wie kan dit voordeel gebruiken?
Alleen medewerkers die beschikken over :
een bedrijfswagen ;
een professionele brandstof- of laadpas ;
kunnen dit voordeel gebruiken.
Alleen uitgaven die :
in het buitenland werden gedaan, dat wil zeggen buiten het land waar de medewerker woont ;
tijdens het lopende jaar werden gedaan ;
kunnen worden terugbetaald.
⚙️ Het voordeel activeren
Het voordeel is standaard gedeactiveerd in bestaande plannen. Het moet afzonderlijk worden geactiveerd voor elk betrokken plan.
1️⃣ Ga in RewardFlex naar de sectie Budgetten.
2️⃣ Open het betreffende cafetariaplan of bonusplan.
3️⃣ Klik op Actie → Budget wijzigen.
4️⃣ Activeer het voordeel Internationale brandstof en laadkosten.
5️⃣ Sla de wijzigingen op.
Zodra het voordeel is geactiveerd, is het beschikbaar voor de in aanmerking komende medewerkers die in het geselecteerde budget zijn ingeschreven, in de categorie Auto.
📝 Hoe dient de medewerker een aanvraag in?
De medewerker gaat naar het voordeel via de rubriek Voordelen, in de categorie Auto, en selecteert vervolgens Internationale brandstof en laadkosten.
Voordat de medewerker de aanvraag verstuurt, moet hij :
1️⃣ De recentste versie van de voorwaarden van het voordeel aanvaarden.
2️⃣ Het ticket van de brandstof- of laadbeurt uploaden.
3️⃣ Het betaalde bedrag invoeren, inclusief btw.
Het ticket moet duidelijk het volgende vermelden :
de datum van de transactie ;
de plaats van de transactie ;
het totale bedrag, inclusief btw.
✅ Een aanvraag goedkeuren of afwijzen
De werkgever verwerkt de aanvragen volgens het gebruikelijke proces voor aanvraagbeheer.
Controleer de volgende elementen voordat u een aanvraag goedkeurt :
de datum van de transactie, die in het lopende jaar moet vallen ;
de plaats van de transactie, die zich in het buitenland moet bevinden ;
het aangevraagde bedrag, dat nooit hoger mag zijn dan het bedrag dat op het ticket vermeld staat, inclusief btw ;
de geschiktheid van de medewerker, die over een bedrijfswagen en een professionele brandstof- of laadpas moet beschikken.
Als aan alle voorwaarden is voldaan, kan de aanvraag worden goedgekeurd. In het tegenovergestelde geval moet ze worden afgewezen.
💶 Verwerking van de terugbetaling
Na goedkeuring :
wordt het bedrag van het cafetariabudget of bonusbudget van de medewerker afgehouden ;
wordt de uitgave toegevoegd aan de payroll-export van de maand ;
gebeurt de terugbetaling samen met de volgende loonbetaling.
Bij afwijzing wordt er geen bedrag van het budget van de medewerker afgehouden en wordt er geen terugbetaling uitgevoerd.
Er is geen bijkomend voordeel van alle aard van toepassing, aangezien het voordeel van alle aard van de bedrijfswagen het privégebruik van brandstof en laadbeurten al dekt.