Wanneer een werkgever IT-materiaal of een laadpaal ter beschikking stelt van een medewerker in het kader van een cafetariaplan, krijgt de medewerker een gebruiksrecht, maar blijft het materiaal eigendom van de werkgever.
Na afloop van de afschrijvingsperiode kan de werkgever voorstellen om de eigendom van het materiaal definitief aan de medewerker over te dragen. Deze mogelijkheid kan ook van toepassing zijn wanneer de medewerker het bedrijf vroegtijdig verlaat.
De restwaarde is de prijs waartegen het materiaal op het moment van de eigendomsoverdracht kan worden overgenomen. Deze waarde kan niet definitief worden bepaald bij de start van het cafetariaplan. Ze moet op het moment van de overname worden vastgesteld, rekening houdend met de waarde van het materiaal op de tweedehandsmarkt en met de werkelijke staat ervan.
De restwaarde heeft onder andere betrekking op :
smartphones
laptops
tablets
IT-accessoires
laadpalen
📢 Belangrijk
RewardFlex staat niet in voor de administratieve of financiële opvolging van de overname.
De werkgever is verantwoordelijk voor het bepalen van de restwaarde, de facturatie, de inning van de betaling en de fiscale verwerking.
De overname is een rechtstreekse transactie tussen de werkgever en de medewerker. RewardFlex verwerkt geen betalingen, verkoopfacturen of inhoudingen op het loon die verband houden met de restwaarde.
⚖️ Wettelijke en fiscale verplichtingen
De restwaarde wordt bepaald op het moment van de eigendomsoverdracht
Bij de start van het cafetariaplan kan de werkgever de restwaarde van het materiaal niet definitief vastleggen. De waarde van het goed kan evolueren afhankelijk van de ouderdom, de staat, de technologische evolutie en de waarde die op de tweedehandsmarkt wordt waargenomen.
De restwaarde moet dus worden bepaald op de effectieve datum van de eigendomsoverdracht. Ze is gebaseerd op de waarde van het materiaal op de tweedehandsmarkt op dat moment.
De werkgever moet ook rekening houden met de werkelijke staat van het materiaal op het moment van de overdracht.
De waarde moet de werkelijke staat van het materiaal weerspiegelen
De werkgever moet rekening houden met de effectieve staat van het materiaal, met name :
gebruikssporen ;
slijtage van de batterij ;
eventuele schade ;
de meegeleverde accessoires ;
de algemene werking van het materiaal ;
de waarde van vergelijkbare goederen op de tweedehandsmarkt.
De werkgever moet de gekozen waarde kunnen verantwoorden in geval van een fiscale controle.
Een gratis overname is niet vrijgesteld
Het brutobudget van het cafetariaplan financiert het gebruiksrecht van het materiaal gedurende de voorziene periode. Het financiert niet automatisch de eigendomsoverdracht.
Bij de overname moet de medewerker dus de restwaarde betalen die door de werkgever werd bepaald. Als de medewerker deze waarde niet of gedeeltelijk betaalt, moet het niet-betaalde bedrag worden behandeld als een voordeel van alle aard, hierna « VAA » genoemd, en worden onderworpen aan de toepasselijke fiscale en sociale verwerking.
📄 Op te stellen documenten
Bij de eigendomsoverdracht moet de werkgever twee afzonderlijke documenten opstellen :
een verkoopfactuur ;
een document ter bevestiging van de eigendomsoverdracht.
1 - De verkoopfactuur
De werkgever moet een verkoopfactuur op naam van de medewerker opstellen.
Deze factuur moet onder andere het volgende vermelden :
de gegevens van de werkgever ;
de btw-informatie ;
de gegevens van de medewerker ;
het merk en model van het materiaal ;
het serienummer, indien beschikbaar ;
een beschrijving van de eventueel inbegrepen accessoires ;
de datum van de verkoop of overdracht ;
de toegepaste restwaarde ;
21% btw.
De factuur moet het betrokken materiaal en het door de medewerker te betalen bedrag duidelijk identificeren.
De medewerker betaalt de factuur rechtstreeks aan de werkgever, bijvoorbeeld via een bankoverschrijving.
📢 Opgelet
De restwaarde mag niet eenzijdig worden ingehouden op het nettoloon of het vertrekvakantiegeld. Elke betaling moet gebeuren in het kader van de transactie tussen de werkgever en de medewerker.
2 - Het document ter bevestiging van de eigendomsoverdracht
Naast de factuur moet de werkgever een document opstellen dat de overdracht van de eigendom van het materiaal aan de medewerker bevestigt.
📝 Te volgen stappen voor de werkgever
Stap 1 - Controleren of het materiaal kan worden overgenomen
De werkgever controleert of de gebruiks- of afschrijvingsperiode is afgelopen, of dat aan de voorwaarden voor een vroegtijdige overname is voldaan.
Stap 2 - De restwaarde bepalen
De werkgever bepaalt de restwaarde op de datum van de eigendomsoverdracht, op basis van de waarde van het materiaal op de tweedehandsmarkt op dat moment.
Stap 3 - De factuur opstellen
De werkgever stelt een verkoopfactuur op naam van de medewerker op, met toepassing van 21% btw.
De factuur moet een voldoende nauwkeurige beschrijving van het materiaal bevatten om elke onduidelijkheid over het overgedragen goed te voorkomen.
Stap 4 - De betaling regelen
De medewerker betaalt de factuur rechtstreeks aan de werkgever, bijvoorbeeld via een bankoverschrijving.
De werkgever bewaart het betalingsbewijs en controleert of de factuur volledig, gedeeltelijk of niet werd betaald.
Stap 5 - Het overdrachtsdocument opstellen en ondertekenen
De werkgever en de medewerker ondertekenen het document dat de eigendomsoverdracht bevestigt.
De overdracht moet worden gedocumenteerd aan de hand van de twee vereiste documenten : de factuur en het document ter bevestiging van de eigendomsoverdracht.
Stap 6 - De fiscale en sociale verwerking regelen
De werkgever bepaalt welke verwerking moet worden toegepast op basis van het bedrag dat de medewerker effectief heeft betaald en bezorgt de informatie indien nodig aan het sociaal secretariaat.
💶 Fiscale en sociale verwerking
Scenario 1 - De factuur is volledig betaald
De medewerker betaalt de volledige gefactureerde restwaarde.
In dat geval :
is er geen VAA ;
zijn er geen sociale bijdragen verschuldigd op de overname ;
wordt er geen bijkomende fiscale inhouding toegepast ;
moet er geen bedrag met betrekking tot de overname op de loonfiche worden vermeld.
Rekenvoorbeeld :
Scenario 2 - De factuur is gedeeltelijk betaald
De medewerker betaalt slechts een deel van de restwaarde.
In dat geval vormt het nog verschuldigde saldo een belastbaar VAA.
De werkgever moet dit saldo aan het sociaal secretariaat bezorgen voor verwerking bij de volgende loonbetaling. Het bedrag wordt onderworpen aan sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing volgens de toepasselijke regels.
Scenario 3 - De factuur is niet betaald
Als de medewerker de factuur niet betaalt en het materiaal toch aan hem wordt overgedragen, vormt de volledige restwaarde een belastbaar VAA.
De werkgever moet de volledige restwaarde aan het sociaal secretariaat bezorgen. De sociale bijdragen en de bedrijfsvoorheffing worden vervolgens via de loonfiche berekend.
Rekenvoorbeeld :
Scenario 4 - De medewerker neemt het materiaal niet over
Als de medewerker het materiaal niet wil overnemen, bezorgt hij het terug aan de werkgever volgens de overeengekomen modaliteiten. Deze optie is alleen mogelijk als er een akkoord met de werkgever werd gesloten.
In dat geval :
vindt er geen eigendomsoverdracht plaats ;
blijft het materiaal eigendom van de werkgever ;
is er geen VAA dat verband houdt met een overname ;
moet er geen verkoopfactuur aan de medewerker worden opgesteld.