De terugbetaling van huisvestingskosten via het mobiliteitsbudget beheren
Als werkgever kunt u een medewerker toestaan om zijn mobiliteitsbudget te gebruiken voor de terugbetaling van zijn huur of hypothecaire lening.
Hiervoor moet u een van de volgende voordelen activeren :
Huisvesting binnen een straal van 10 km ;
Huisvesting met meer dan 50% telewerk.
De werking van de terugbetaling hangt af van het geactiveerde voordeel.
🛠️ Het voordeel Huisvesting activeren
1️⃣ Activeer het voordeel dat overeenkomt met de situatie van de medewerker in het betreffende mobiliteitsbudget.
2️⃣ De medewerker ziet vervolgens een nieuwe optie verschijnen in het menu Voordelen > Huisvesting van RewardFlex.
3️⃣ Hij kan daar een terugbetalingsaanvraag indienen met de nodige informatie en bewijsstukken.
📝 Vereiste informatie en documenten
De medewerker moet onder andere het volgende vermelden :
het type terugbetaling dat wordt aangevraagd, huur of hypothecaire lening ;
het gewenste maandelijkse bedrag ;
de startdatum en, indien van toepassing, de einddatum ;
de hemelsbrede afstand tussen zijn woning en zijn werkplaats, voor de regel van 10 km.
Hij moet ook de nodige bewijsstukken toevoegen :
voor een hypothecaire lening : het bankkredietcontract en een woonattest ;
voor huur : de huurovereenkomst en een woonattest.
✅ Een aanvraag controleren en goedkeuren
Wanneer een aanvraag wordt ingediend, verschijnt deze in uw validatie-interface.
1️⃣ Raadpleeg de informatie die door de medewerker werd ingevoerd.
2️⃣ Controleer het type terugbetaling, het aangevraagde bedrag en de opgeladen bewijsstukken.
3️⃣ Keur de aanvraag goed of wijs ze af.
De ingediende documenten worden veilig bewaard in RewardFlex en blijven toegankelijk voor u en de medewerker.
💰 Terugbetaling binnen een straal van 10 km
Als de woning van de medewerker zich hemelsbreed op minder dan 10 km van zijn werkplaats bevindt, volstaat één aanvraag om de terugkerende terugbetaling in te stellen.
Na uw goedkeuring maakt het systeem automatisch op de eerste dag van elke maand een gevalideerde uitgave aan. Het bedrag wordt afgehouden van het beschikbare mobiliteitsbudget en opgenomen in de volgende loonverwerking.
Er is geen wallet load of bijkomende overdracht nodig. De terugbetaling volgt het gebruikelijke payrollproces.
🏡 Terugbetaling op basis van meer dan 50% telewerk
Wanneer de terugbetaling gebaseerd is op een telewerkpercentage van meer dan 50%, moet de medewerker elke maand een nieuwe aanvraag indienen.
U moet dus elke maandelijkse aanvraag controleren en goedkeuren voordat de terugbetaling kan worden toegekend. Dankzij deze controle kan worden bevestigd dat nog steeds aan de telewerkvoorwaarde wordt voldaan.
In dit geval wordt geen automatische terugbetaling ingesteld. Als de medewerker zijn maandelijkse aanvraag niet indient, wordt de betreffende maand niet terugbetaald.
💳 Verwerking van de terugbetaling
Eenmaal de aanvraag is goedgekeurd, wordt het bedrag elke maand opgenomen in de payroll-export.
U kunt deze export vervolgens bezorgen aan uw sociaal secretariaat, zodat de terugbetaling wordt verwerkt en op de loonbrief van de medewerker verschijnt.