Als werkgever kunt u het jaarbudget van een lopend Cafetariaplan in de loop van het jaar aanpassen.
Met deze functionaliteit kunt u rekening houden met veelvoorkomende situaties, zoals een loonsverhoging, een promotie of een configuratiefout.
📌 Belangrijk : elke budgetwijziging wordt retroactief herberekend vanaf 1 januari van het lopende jaar. Het nieuwe budget wordt dus behandeld alsof het sinds die datum actief was.
🛠️ Hoe past u het budget aan?
1️⃣ Ga naar het profiel van de betrokken medewerker via het tabblad Budget of het tabblad Medewerkers, en klik vervolgens op het kleine potlood rechts van zijn Cafetariaplan.
2️⃣ Voer het nieuwe jaarbudget in.
3️⃣ Bekijk onmiddellijk de impact van de wijziging op :
het jaarlijks beschikbare bedrag ;
het bedrag dat elke maand wordt opgeladen ;
het saldo van de wallet van de medewerker, indien van toepassing.
4️⃣ Bevestig de budgetwijziging.
Deze functionaliteit is alleen van toepassing op Cafetariaplannen. Ze heeft geen betrekking op mobiliteitsbudgetten.
🔄 Hoe herberekent RewardFlex het budget?
📈 Als het nieuwe budget hoger is
Wanneer u het jaarbudget verhoogt, berekent RewardFlex welk bedrag sinds 1 januari met het nieuwe budget had moeten worden opgeladen.
Als de medewerker meer had moeten ontvangen, voegt RewardFlex het verschil automatisch toe aan zijn wallet in de vorm van een eenmalige oplading. ✅
De toekomstige maandelijkse opladingen blijven vervolgens gebaseerd op het nieuwe budget.
Voorbeeld
Het jaarbudget van een medewerker stijgt van 1 200 € naar 1 500 €.
RewardFlex vergelijkt de bedragen die sinds het begin van het jaar hadden moeten worden opgeladen met de bedragen die effectief werden opgeladen. Als er een verschil van 100 € wordt vastgesteld, ontvangt de wallet van de medewerker onmiddellijk een positieve correctie van 100 €.
📉 Als het nieuwe budget lager is
Wanneer u het jaarbudget verlaagt, recupereert RewardFlex de reeds opgeladen bedragen niet en trekt het geen bedragen af die de medewerker al heeft uitgegeven.
Het verschil wordt verdeeld over de resterende maanden tot het einde van het jaar. De toekomstige maandelijkse opladingen worden dus proportioneel verlaagd om het nieuwe jaarbudget te respecteren.
⚠️ Er verschijnt geen negatieve transactie in de wallet van de medewerker. Hij ontvangt gewoon een lager bedrag bij de volgende maandelijkse opladingen.
🔁 Impact op terugkerende betalingen
Wanneer u een budget verlaagt, controleert RewardFlex of het nieuwe maandelijkse bedrag nog voldoende is om de bestaande terugkerende cafetariabetalingen te dekken.
Als het nieuwe maandbudget onvoldoende is :
worden alle terugkerende cafetariabetalingen automatisch geannuleerd ;
moet de medewerker ze opnieuw manueel invoeren.
Voordat u de verlaging bevestigt, legt een waarschuwingsbericht dit gevolg aan u uit. U moet de wijziging uitdrukkelijk bevestigen om verder te kunnen gaan.
👤 Impact voor de medewerker
De medewerker kan in zijn portaal het volgende zien :
het nieuwe jaarbudget ;
het nieuwe maandelijkse bedrag ;
het bijgewerkte saldo van zijn wallet, indien een positieve correctie van toepassing is.
De door de medewerker ondertekende polissen blijven ongewijzigd. Alleen de toewijzing van het cafetariabudget wordt aangepast.