Eenmaal het plan is aangemaakt, gebeurt het toevoegen van medewerkers in 4 stappen :
1️⃣ Selectie van medewerkers
Kies de medewerkers die u aan het plan wilt toevoegen uit de lijst. Alleen in aanmerking komende medewerkers (die nog niet aan een plan van hetzelfde type zijn toegewezen) worden weergegeven. Dankzij een winkelmandje-selectie kunt u uw keuzes bewaren terwijl u van pagina naar pagina navigeert.
2️⃣ Conformiteitscontrole
Vul voor elke geselecteerde medewerker de flexbudgetten in (bedrag van de eindejaarspremie + werkgeversbijdragen).
3️⃣ Een startdatum bepalen
Selecteer de maand vanaf wanneer het budget moet beginnen op te laden. Met een belangrijke instelling kunt u bepalen hoe de oplading verloopt :
Start na ondertekening (standaard) : Het budget wordt pas geactiveerd nadat de medewerker de documenten heeft ondertekend. Er wordt geen budget geladen vóór de ondertekening.
Start vanaf de geselecteerde maand : Het budget wordt retroactief geladen vanaf de gekozen maand, ongeacht de ondertekeningsdatum.
ℹ️ U kunt deze instelling voor alle geselecteerde medewerkers bewerken door op Bulkwijziging te klikken.
4️⃣ Samenvatting & lancering
Een samenvattingsscherm toont alle medewerkers en hun geconfigureerde budgetten.
U hebt twee opties :
Lanceren : De budgetten worden geactiveerd, maar de medewerkers ontvangen nog geen melding.
Lanceren & uitnodigingen versturen : De budgetten worden geactiveerd en de medewerkers ontvangen onmiddellijk een uitnodigingsmail om toegang te krijgen tot het platform.
ℹ️ Er wordt altijd om een bevestiging gevraagd vóór elke verzending.
✉️ Beheer van uitnodigingen
U behoudt de volledige controle over het moment waarop uw medewerkers worden geïnformeerd :
Bij de lancering : De uitnodigingen worden onmiddellijk verstuurd bij de toewijzing.
Later : U kunt de uitnodigingen individueel of in bulk versturen op elk moment na de toewijzing.
Nooit : U wijst medewerkers toe zonder een melding te versturen (handig voor interne tests of gefaseerde uitrollingen).