🚲 Wat is Joule?
Joule is een partner voor fietsleasing die rechtstreeks in RewardFlex is geïntegreerd. Hiermee kunnen uw medewerkers een fiets leasen via hun cafetariabudget, bonusbudget of mobiliteitsbudget.
Als werkgever activeert u het voordeel slechts één keer. Uw medewerkers kunnen daarna op elk moment vanuit hun RewardFlex-account een aanvraag voor fietsleasing indienen.
⚠️ Belangrijk : zodra de integratie is geactiveerd en operationeel is, kan deze niet meer worden gedeactiveerd om medewerkers met een lopende leasing te beschermen.
⚙️ Stap 1 - Het voordeel activeren in RewardFlex
Ga als werkgever naar de instellingen van RewardFlex, klik vervolgens op "Monizze Integrations" en activeer het voordeel "Joule Bike Leasing".
Het voordeel is compatibel met de volgende budgettypes :
Cafetariaplan
Bonusplan
Mobiliteitsbudget
📌 Opmerking : in het kader van een Cafetariaplan of Bonusplan moet de fiets minstens 10% van de tijd worden gebruikt voor woon-werkverplaatsingen.
🤝 Stap 2 - Joule configureert uw werkgeversaccount
Zodra u het voordeel activeert, wordt Joule automatisch op de hoogte gebracht en ontvangt het de nodige informatie om uw account aan te maken.
Joule neemt rechtstreeks contact met u op om :
De leasingovereenkomst op te stellen
De toelatingsvoorwaarden voor uw medewerkers te bepalen
Deze stap vindt plaats buiten RewardFlex.
✅ Stap 3 - De integratie is geactiveerd
Zodra Joule de configuratie heeft afgerond, wordt de integratie geactiveerd. U ontvangt een bevestigingsmail en uw medewerkers kunnen vanaf dat moment hun aanvragen voor fietsleasing indienen.
👤 Wat gebeurt er daarna : het traject van uw medewerker
Zodra het voordeel actief is, verloopt het traject van uw medewerkers als volgt en wordt uw rol hierin duidelijk :
1️⃣ De medewerker dient zijn aanvraag in
Vanuit zijn RewardFlex-account gaat de medewerker naar de sectie Bike Leasing en wordt hij automatisch doorgestuurd naar het Joule-portaal dat aan uw bedrijf is gekoppeld. Daar configureert hij de fiets van zijn keuze (model, opties, duur) en dient hij zijn aanvraag rechtstreeks in op het Joule-portaal.
2️⃣ Joule valideert de bestelling
Joule onderzoekt de aanvraag manueel binnen een termijn van 24 uur. Zodra de aanvraag is gevalideerd, ontvangt de medewerker een e-mail waarin hij wordt uitgenodigd om zijn bestelling in RewardFlex te bevestigen.
3️⃣ De medewerker bevestigt of annuleert in RewardFlex
De medewerker krijgt in RewardFlex een overzicht van zijn bestelling te zien (fiets, opties, maandelijkse prijs, duur, beleidsdocument van Joule). Vervolgens kan hij zijn aanvraag bevestigen of annuleren.
4️⃣ De aanvraag verschijnt in uw dashboard ter goedkeuring
Dit is het moment waarop u tussenkomt. U ontvangt de aanvraag in RewardFlex en kunt deze goedkeuren of afwijzen.
✅ Als u goedkeurt : de leasing wordt bevestigd, Joule staat in voor de levering en de medewerker wordt op de hoogte gebracht. De maandelijkse kost wordt vanaf de 1e dag van de maand na de levering elke maand automatisch van zijn wallet afgehouden.
❌ Als u afwijst : het gereserveerde budget wordt vrijgegeven en de medewerker wordt automatisch op de hoogte gebracht.
🔄 Gebeurtenissen tijdens de levenscyclus
Annulering vóór de levering
Als een bestelling vóór de levering van de fiets wordt geannuleerd (door de medewerker of door u), wordt Joule automatisch op de hoogte gebracht en wordt het gereserveerde budget vrijgegeven.
Vertrek van een medewerker of vroegtijdige beëindiging
Als een medewerker het bedrijf verlaat of zijn leasing vroegtijdig beëindigt, brengt RewardFlex Joule hiervan automatisch op de hoogte. De financiële regularisatie wordt vervolgens door Joule geregeld volgens de bepalingen van het contract.
Einde van de leasing
Wanneer de leasing afloopt, wordt Joule automatisch op de hoogte gebracht. De maandelijkse afhouding stopt en het dossier wordt afgesloten.
💬 Hebt u een vraag?
Ons supportteam staat klaar om u te begeleiden bij de activering of opvolging van uw Joule-fietsleasing. Aarzel niet om contact met ons op te nemen via de chat 👇
