Dit document legt uit welke stappen u moet volgen wanneer een werknemer in de loop van het jaar het bedrijf verlaat en welke administratieve acties u moet voorzien.
⚙️ Stap 1: De off-boarding starten in RewardFlex
Wanneer de werknemer het bedrijf verlaat:
1️⃣ Ga naar het tabblad Werknemers.
2️⃣ Klik op de regel van de betrokken werknemer op de kleine pijl rechts.
3️⃣ Selecteer het of de plan(nen) waarvoor u de werknemer wilt off-boarden.
💡 Elk plan wordt onafhankelijk beheerd: een werknemer off-boarden van een plan heeft geen enkele impact op zijn andere actieve plannen.
4️⃣ Geef de gewenste off-boardingdatum op:
Toekomstige datum: er gebeurt niets tot de gekozen datum. De werknemer blijft zijn plan ondertussen normaal gebruiken.
Dezelfde dag: de off-boarding gaat onmiddellijk in. ⚠️ Het is niet mogelijk om een uitdiensttredingsdatum in het verleden in te voeren.
📢 Bijzonder geval — De werknemer is nooit actief geweest in RewardFlex
Als de werknemer zijn cafetariaplan of mobiliteitsbudget nooit heeft gelanceerd, dat wil zeggen dat hij zich nooit op RewardFlex heeft aangemeld en nooit werd geonboard, is er geen off-boarding te starten. In dat geval:
1️⃣ Ga naar het tabblad Budgetten.
2️⃣ Klik op het overeenkomstige budget.
3️⃣ Ga naar Werknemers en vervolgens naar Werknemers in afwachting.
4️⃣ Verwijder de werknemer uit het budget.
🛑 Een geplande off-boarding annuleren
Zolang de off-boardingdatum nog niet is bereikt, is het mogelijk om deze te annuleren. Om te annuleren:
1️⃣ Klik opnieuw op de uitdiensttredingsknop in het profiel van de werknemer.
2️⃣ Deselecteer het of de betrokken plannen. De geplande off-boarding wordt dan verwijderd.
⚠️ Annuleren is niet mogelijk op de dag van de off-boarding zelf: zodra de dag is begonnen, verloopt de off-boarding zoals gepland.
⚙️ Stap 2: Wat er automatisch gebeurt op de off-boardingdatum
Op de off-boardingdatum worden twee acties automatisch geactiveerd:
📊 Uitdiensttredingsexport
Een uitdiensttredingsexport wordt gegenereerd en is beschikbaar in de sectie Payroll-exports, naast de gebruikelijke maandelijkse exports.
Hij bevat alle relevante gegevens voor het geoff-boarde plan: goedgekeurde uitgaven die nog niet zijn geëxporteerd, totaal besteed budget, pro-rataberekening, enz.
Met deze export kunt u de deelname van de werknemer aan dit plan op loonniveau afsluiten.
✉️ Recapitulatieve e-mail
Een recapitulatieve e-mail wordt op de dag van de off-boarding naar de werkgever verstuurd.
Hij bevat alle informatie die nodig is voor de correcte afsluiting van het plan: opgenomen bijkomende verlofdagen, actieve voordelen (multimedia, leasing, hospitalisatieverzekering, enz.) en openstaande elementen. 👉 Bezorg deze informatie aan uw sociaal secretariaat zodat het de nodige regularisaties op de loonfiche van de werknemer kan uitvoeren.
🛑 Een werknemer volledig verwijderen
Een off-boarding starten in RewardFlex verwijdert de werknemer niet definitief uit de lijst. Als u wilt dat hij helemaal niet meer in uw werknemerslijst verschijnt: 👉 Moet u hem verwijderen via uw algemene Monizze-platform. Het verwijderen in het Monizze-platform leidt tot het verwijderen in RewardFlex.