📝 Waarover gaat het?
De budgetplannen zijn de nieuwe manier om voordelen te configureren en te verdelen onder uw werknemers op RewardFlex. Elk plan is gekoppeld aan een specifiek voordeeltype en kan volledig gepersonaliseerd worden volgens de behoeften van uw onderneming.
Drie types plannen zijn beschikbaar:
🍽️ Cafetariaplan
🚲 Mobiliteitsbudget
🎁 Bonusplan
📊 Het dashboard van de plannen
Het hoofdscherm biedt u een volledig overzicht van al uw actieve plannen. Elke kaart geeft de naam van het plan, het type voordeel, de huidige status van het plan en of de werknemers al uitgenodigd zijn weer. Als u meerdere actieve producten heeft, kunt u de plannen filteren per type voordeel.
➕ Een plan aanmaken
Het aanmaken van een plan gebeurt in 3 begeleide stappen.
⚙️ 1️⃣ Configuratie van het plan
Geef uw plan een naam, selecteer het type voordeel en kies het toepasselijke beleidskader — de standaard Monizze-policy of een gepersonaliseerde policy.
⚙️ 2️⃣ Parameters van het plan
Configureer de details van het plan: bijdragebedragen, afsluitdata van het budget, specifieke opties (bv. terugbetaling IT-materiaal, telecombudget…). Het formulier past zich dynamisch aan in functie van het geselecteerde type plan — u ziet enkel wat relevant is voor uw configuratie.
🔛 3️⃣ Selectie van de diensten
Kies welke diensten en voordelen beschikbaar zijn binnen dit plan en configureer de eventuele bijkomende opties.
✅ 4️⃣ Validatie van het plan
Sla uw plan op of finaliseer het.
➕ Werknemers aan een plan toevoegen
Zodra het plan aangemaakt is, gebeurt het toevoegen van werknemers in 4 begeleide stappen.
👥 1️⃣ Selectie van de werknemers
Kies de werknemers die u aan het plan wilt toevoegen uit de lijst. Enkel de in aanmerking komende werknemers (nog niet toegewezen aan een plan van hetzelfde type) worden weergegeven. Een selectie in winkelmandje laat u toe om uw keuzes te behouden terwijl u van de ene pagina naar de andere navigeert.
✅ 2️⃣ Verificatie van de conformiteit
Vul voor elke geselecteerde werknemer de vereiste informatie in (budgetbedragen, mobiliteitsvariabelen…). Het formulier markeert in realtime de ontbrekende of ongeldige gegevens. Een import in bulk via bestand is eveneens beschikbaar.
🚀 3️⃣ Een startdatum bepalen
Selecteer de maand vanaf wanneer het budget moet beginnen te laden. Een sleutelparameter laat u toe om het laadgedrag te controleren:
Start na ondertekening (standaard) — Het budget wordt pas geactiveerd zodra de werknemer de documenten heeft ondertekend. Er wordt geen budget geladen voor de ondertekening.
Start vanaf de geselecteerde maand — Het budget laadt retroactief vanaf de gekozen maand, ongeacht de ondertekeningsdatum. ℹ️ U heeft de mogelijkheid om deze parameter voor alle geselecteerde werknemers te bewerken door op Wijziging in bulk te klikken.
✉️ 4️⃣ Samenvatting & lancering
Een overzichtsscherm toont alle werknemers en hun geconfigureerde budgetten. Twee opties staan voor u open:
Lanceren — De budgetten worden geactiveerd, maar de werknemers ontvangen nog geen notificatie.
Lanceren & de uitnodigingen verzenden — De budgetten worden geactiveerd en de werknemers ontvangen onmiddellijk een uitnodigingsmail om het platform te vervoegen.
ℹ️ Er wordt altijd een bevestiging gevraagd voordat er iets verzonden wordt.
✉️ Beheer van de uitnodigingen
U behoudt de volledige controle over het moment waarop uw werknemers worden verwittigd:
Bij de lancering — De uitnodigingen worden onmiddellijk bij de toewijzing verzonden.
Later — U kunt de uitnodigingen individueel of in bulk op elk moment na de toewijzing verzenden.
Nooit — U wijst werknemers toe zonder een notificatie te verzenden (handig voor interne tests of progressieve uitrol).
🔄 Een plan wijzigen
U kunt de configuratie van een plan op elk moment bijwerken — de parameters aanpassen, diensten activeren of deactiveren, de bijkomende opties beheren — zonder impact op de bestaande toewijzingen van werknemers.
🛑 Een plan verwijderen
Een plan kan enkel verwijderd worden als er momenteel geen enkele werknemer aan toegewezen is. Als er werknemers aan het plan gekoppeld zijn, wordt de verwijdering geblokkeerd en wordt u daarover geïnformeerd.
📊 Statussen van de plannen en de werknemers
Statussen van de plannen
Status Toelichting 🟡 Concept Het plan is in configuratie, nog niet actief 🟠 Gepland Het plan is geconfigureerd en gepland om online te gaan 🟢 Actief Het plan is online en de werknemers genieten ervan
Statussen van de werknemers binnen een plan
Status Toelichting ✅ Actief De werknemer is correct geconfigureerd en ontvangt zijn voordelen ⏳ In afwachting In afwachting dat de werknemer zijn onboarding finaliseert (bv. ondertekening van de documenten) 🔴 Geschorst De toegang van de werknemer is tijdelijk geblokkeerd wegens een conformiteitsprobleem