Wanneer een medewerker een aanvraag indient via RewardFlex (terugbetaling, aankoop, terugkerende betaling, voorschot...), moet deze worden gevalideerd door de werkgever voordat ze wordt verwerkt.
Alle aanvragen zijn nu gebundeld in een unified module "Aanvragen van medewerkers", toegankelijk vanuit je werkgeversruimte. Je hoeft niet langer te navigeren tussen verschillende schermen afhankelijk van het type aanvraag : alles is gecentraliseerd op één plek.
🗂️ Hoe is de interface georganiseerd?
De module is gestructureerd in twee niveaus van tabbladen :
Hoofdtabbladen : status van de aanvragen
Tabbladen :
In afwachting : aanvragen die jouw actie vereisen (validatie of afwijzing)
In behandeling : actieve aanvragen die geen actie van jouw kant vereisen (bv. actieve terugkerende uitgaven, actieve toestellen)
Historiek : afgesloten aanvragen, of ze nu zijn goedgekeurd, geweigerd of geannuleerd
Subtabbladen : type aanvraag
Binnen elk van deze hoofdtabbladen kan je filteren op type aanvraag :
Terugbetalingen
Terugkerende betalingen
Aankopen
Voorschotten
✅ Een aanvraag valideren of afwijzen
1️⃣ Ga naar de module Aanvragen van medewerkers, tabblad In afwachting.
2️⃣ Selecteer het subtabblad dat overeenkomt met het type aanvraag dat je wil verwerken (Terugbetalingen, Aankopen, enz.).
3️⃣ Raadpleeg de informatie van de aanvraag en het bijgevoegde bewijsstuk, en kies vervolgens om de aanvraag te valideren of te afwijzen.
💡 RewardFlex toont een automatische suggestie voor validatie of afwijzing als indicatie. De uiteindelijke beslissing is altijd aan jou.
🔄 Meerdere aanvragen tegelijk verwerken
Je kan meerdere aanvragen tegelijk selecteren in een subtabblad en ze in bulk verwerken via de actiebalk onderaan het scherm. Je wordt vervolgens begeleid doorheen een sequentiële revisiepagina.
ℹ️ Hoe worden gevalideerde uitgaven terugbetaald?
Gevalideerde uitgaven worden niet rechtstreeks terugbetaald via de wallet. Eenmaal gevalideerd, worden ze automatisch opgenomen in de payroll-export van de betrokken maand. Deze export wordt vervolgens doorgestuurd naar je sociaal secretariaat, dat instaat voor de terugbetaling via de loonbrief van de medewerker.
👉 Voor meer informatie over dit proces, raadpleeg ons artikel : Payroll-export – Hoe genereer en bezorg je de informatie aan je sociaal secretariaat
📝 Een aanvraag terugzetten naar in afwachting
Het is mogelijk om een reeds gevalideerde of afgewezen aanvraag terug te zetten naar de status In afwachting, zolang ze nog niet is geëxporteerd naar de payroll.
Hoe ga je te werk :
1️⃣ Zoek de betrokken aanvraag op in het tabblad Historiek.
2️⃣ Klik op het oogicoon 👁️ rechts van de lijn om het detailpaneel te openen.
3️⃣ Scroll naar beneden in het paneel en klik op "Send back to pending".
Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven vóór de actie wordt afgerond.
Wat er vervolgens gebeurt :
Een gevalideerde aanvraag gaat terug van besteed naar in afwachting : het bedrag wordt opnieuw gecrediteerd in de wallet van de medewerker.
Een afgewezen aanvraag gaat terug van beschikbaar naar in afwachting.
Eenmaal teruggezet naar in afwachting, kan je de aanvraag opnieuw raadplegen, wijzigen, valideren of afwijzen.
⚠️ Betrokken types aanvragen : deze actie is alleen beschikbaar voor terugbetalingen, aankopen en bepaalde externe uitgaven. Ze is niet beschikbaar voor alle types aanvragen.
⚠️ Als de aanvraag al is geëxporteerd naar de payroll, is deze actie niet meer beschikbaar. De uitgave kan dan niet meer worden gewijzigd in RewardFlex.
👥 Een aanvraag indienen namens een medewerker
De werkgever kan manueel een uitgave aanmaken namens een medewerker, bijvoorbeeld wanneer hij zelf een kost heeft voorgeschoten.
1️⃣ Ga naar de module Aanvragen van medewerkers.
2️⃣ Klik op Een uitgave toevoegen en vul de nodige velden in.
3️⃣ Het bedrag wordt onmiddellijk afgehouden van de mobiliteits-, cafetaria- of bonuswallet van de medewerker.