Wanneer een werkgever van start gaat op RewardFlex, configureert hij zijn budgetplannen, wijst hij er zijn werknemers aan toe en lanceert hij de budgetten - wat automatisch de verzending van een uitnodiging aan elke werknemer in gang zet zodat hij de nodige documenten ondertekent en het platform begint te gebruiken.
Dit artikel behandelt een specifiek geval: een werknemer komt in de loop van het jaar aan, terwijl de plannen al actief zijn. Dan moet u hem handmatig aan het betrokken plan toevoegen en hem zijn uitnodiging individueel verzenden.
1️⃣ Selectie van medewerkers
Kies de medewerkers die u aan het plan wilt toevoegen uit de lijst. Alleen in aanmerking komende medewerkers (die nog niet aan een plan van hetzelfde type zijn toegewezen) worden weergegeven. Dankzij een winkelmandje-selectie kunt u uw keuzes bewaren terwijl u van pagina naar pagina navigeert.
2️⃣ Conformiteitscontrole
Vul voor elke geselecteerde medewerker de flexbudgetten in (bedrag van de eindejaarspremie + werkgeversbijdragen).
3️⃣ Een startdatum bepalen
Selecteer de maand vanaf wanneer het budget moet beginnen op te laden. Met een belangrijke instelling kunt u bepalen hoe de oplading verloopt :
Start na ondertekening (standaard) : Het budget wordt pas geactiveerd nadat de medewerker de documenten heeft ondertekend. Er wordt geen budget geladen vóór de ondertekening.
Start vanaf de geselecteerde maand : Het budget wordt retroactief geladen vanaf de gekozen maand, ongeacht de ondertekeningsdatum.
ℹ️ U kunt deze instelling voor alle geselecteerde medewerkers bewerken door op Bulkwijziging te klikken.
4️⃣ Samenvatting & lancering
Een samenvattingsscherm toont alle medewerkers en hun geconfigureerde budgetten.
U hebt twee opties :
Lanceren : De budgetten worden geactiveerd, maar de medewerkers ontvangen nog geen melding.
Lanceren & uitnodigingen versturen : De budgetten worden geactiveerd en de medewerkers ontvangen onmiddellijk een uitnodigingsmail om toegang te krijgen tot het platform.
ℹ️ Er wordt altijd om een bevestiging gevraagd vóór elke verzending.
✉️ Beheer van uitnodigingen
U behoudt de volledige controle over het moment waarop uw medewerkers worden geïnformeerd :
Bij de lancering : De uitnodigingen worden onmiddellijk verstuurd bij de toewijzing.
Later : U kunt de uitnodigingen individueel of in bulk versturen op elk moment na de toewijzing.
Nooit : U wijst medewerkers toe zonder een melding te versturen (handig voor interne tests of gefaseerde uitrollingen).