📝 Waarover gaat het?
Wanneer een werkgever van start gaat op RewardFlex, configureert hij zijn budgetplannen, wijst hij er zijn werknemers aan toe en lanceert hij de budgetten - wat automatisch de verzending van een uitnodiging aan elke werknemer in gang zet zodat hij de nodige documenten ondertekent en het platform begint te gebruiken. Dit artikel behandelt een specifiek geval: een werknemer komt in de loop van het jaar aan, terwijl de plannen al actief zijn. Dan moet u hem handmatig aan het betrokken plan toevoegen en hem zijn uitnodiging individueel verzenden.
⚙️ Procedure
1️⃣ De werknemer toevoegen in RewardFlex
Voor alles moet de werknemer in het platform geregistreerd zijn.
👉 Raadpleeg het artikel gewijd aan het toevoegen van een werknemer om deze stap te volgen.
2️⃣ Hem aan het overeenkomstige plan toevoegen
Ga naar het dashboard van de plannen, klik op het plan waaraan de werknemer gekoppeld moet worden en klik vervolgens op Werknemers toevoegen.
Selecteer de werknemer uit de lijst - enkel de in aanmerking komende werknemers (nog niet toegewezen aan een plan van hetzelfde type) worden weergegeven.
3️⃣ De conformiteit van de werknemer controleren
Vul voor elke geselecteerde werknemer de vereiste informatie in (budgetbedrag, mobiliteitsvariabelen…). Het formulier markeert in realtime de ontbrekende of ongeldige gegevens. ✅ Conform: Alle gegevens zijn in orde. U kunt naar de volgende stap gaan. 🔴 Niet conform: Er ontbreken gegevens of ze zijn onjuist. De betrokken velden worden gemarkeerd — vul ze in voordat u verdergaat.
⚠️ Wordt de werknemer nog steeds als "niet conform" gemarkeerd terwijl alle velden correct lijken? Twee mogelijke redenen in het kader van een mobiliteitsbudget:
Het budgetbedrag overschrijdt 20% van het jaarlijkse bruto van de werknemer. Het gaat om een wettelijke vereiste — het budget moet dienovereenkomstig worden aangepast. 👉 Raadpleeg het artikel over de berekening van het jaarlijkse bruto (link toe te voegen).
Het bedrag van het mobiliteitsbudget respecteert de wettelijke plafonds niet. Voor 2026 moet het mobiliteitsbudget zich situeren tussen 3 233 € (minimum) en 17 244 € (maximum), met respect voor de regel van 20% van het jaarlijkse bruto.
4️⃣ Een startdatum bepalen
Selecteer de maand vanaf wanneer het budget moet beginnen te laden. Een sleutelparameter laat u toe om het laadgedrag te controleren:
Start na ondertekening (standaard): Het budget wordt pas geactiveerd zodra de werknemer de documenten heeft ondertekend. Er wordt geen budget geladen voor de ondertekening.
Start vanaf de geselecteerde maand: Het budget laadt retroactief vanaf de gekozen maand, ongeacht de ondertekeningsdatum. ℹ️ U kunt deze parameter voor alle geselecteerde werknemers wijzigen door op Wijziging in bulk te klikken.
5️⃣ Lanceren en de uitnodiging verzenden
Een overzichtsscherm toont u de werknemer en zijn geconfigureerde budget. Twee opties staan voor u open:
Lanceren: Het budget wordt geactiveerd, maar de werknemer ontvangt nog geen notificatie. U kunt hem de uitnodiging later verzenden, individueel of in bulk, vanuit het beheer van het plan.
Lanceren & de uitnodiging verzenden: Het budget wordt geactiveerd en de werknemer ontvangt onmiddellijk een e-mail die hem uitnodigt om zich aan te melden bij zijn My RewardFlex-ruimte, de nodige documenten te ondertekenen en het platform te beginnen gebruiken.
ℹ️ Er wordt altijd een bevestiging gevraagd voordat er iets verzonden wordt.
📋 Resultaat
De werknemer is toegewezen aan het plan, zijn budget is actief, en hij kan toegang krijgen tot RewardFlex zodra zijn uitnodiging gevalideerd is.