Aan het einde van het jaar moet elk niet-gebruikt saldo van het Mobiliteitsbudget (pijler 3) aan de medewerker worden uitbetaald via de loonfiche van januari, conform de Belgische wetgeving. Zo verloopt dit in RewradFlex:
📌 1. Automatische herinnering aan de werknemers (30 dagen vooraf)
Een e-mail wordt automatisch een maand voor het einde van het jaar verzonden naar alle werknemers die nog een beschikbaar saldo hebben. Ze worden geïnformeerd dat:
hun budget vóór 31/12 moet worden gebruikt,
elk resterend saldo wordt terugbetaald volgens de regels van pijler 3 via het loon van januari.
🛑 2. Automatische afsluiting (31 december)
Op 31 december sluit RewardFlex automatisch de actieve mobiliteitsbudgetten af. Voor elke werknemer:
wordt het resterende saldo van zijn budget op nul gezet,
wordt een automatische uitgave aangemaakt met:
Omschrijving: Terugbetaling einde jaar
Bedrag: resterend saldo 👉 Deze uitgave wordt automatisch toegevoegd aan de payroll-export van januari. RewardFlex gebruikt automatisch de juiste looncode van pijler 3.
Hoe stelt u de looncode van pijler 3 in?
1️⃣ Vraag de juiste looncode op bij uw sociaal secretariaat.
2️⃣ Meld u aan bij RewradFlex en ga naar het tabblad Loon.
3️⃣ Klik op Parameters en vervolgens op Juridisch regime - Looncodes mobiliteitsbudget
4️⃣ Voeg de juiste code toe bij Terugbetaling einde jaar.
📝 3. Doorgeven aan het sociaal secretariaat
⚠️ Belangrijk: Voordat u uw payroll-export genereert, is het noodzakelijk om de nog in afwachting zijnde uitgaven in het tabblad Uitgaven te valideren. U ontvangt een e-mail die bevestigt dat de afsluitingen werden gegenereerd. De e-mail bevat een rechtstreekse link naar de payroll-export van januari die het volgende bevat:
de uitgaven "terugbetaling einde jaar" onder de code van pijler 3
De goedgekeurde uitgaven van de maand januari van pijler 1 en 2 U hoeft dit bestand alleen maar te genereren, te downloaden en door te geven aan uw sociaal secretariaat.