Elke maand december sluit RewardFlex automatisch uw Cafetariaplan af om een correcte verwerking van de bedragen voor uw sociaal secretariaat te garanderen. Zo verloopt dit:
🛑 1. Uw einddatum van het plan bepalen
In de parameters van het Cafetariaplan moet u een afsluitdatum van het budget kiezen (tussen 1 en 28 december). Deze datum is verplicht en geldt voor alle plannen van uw bedrijf.
Hoe stelt u de afsluitdatum in?
1️⃣ Ga in RewardFlex naar het tabblad Parameters.
2️⃣ Klik op Cafetariaplan en stel de juiste afsluitdatum in.
3️⃣ Bewaar uw wijzigingen.
📌 2. Automatische herinnering aan de werknemers
15 dagen voor de einddatum:
ontvangt elke werknemer een automatische e-mail,
die hem uitnodigt om zijn resterende saldo te gebruiken,
en om zijn uitgaven vóór de afsluiting in te dienen. Er is geen enkele manuele actie nodig.
💰 3. Automatische blokkering van de budgetten
Op de dag van de einddatum:
kunnen ze geen nieuwe uitgaven meer toevoegen,
toont hun dashboard "Budget Afgesloten".
📊 4. Download van de jaarafsluitingsexport
⚠️ Belangrijk: Voordat u uw payroll-export genereert, is het noodzakelijk om de nog in afwachting zijnde uitgaven in het tabblad Uitgaven en Aankopen te valideren. Zodra het plan is afgesloten, kunt u in het tabblad Loon:
de klassieke payroll-export van december genereren en downloaden, die voor elke werknemer de goedgekeurde uitgaven van de maand december bevat.
de payroll-export van de jaarafsluiting genereren en downloaden, die voor elke werknemer het totaal van de goedgekeurde uitgaven tijdens het jaar bevat.
ℹ️ Als er nog uitgaven in afwachting zijn, verschijnt er een niet-blokkerende waarschuwing. U kunt de export toch downloaden: elke later goedgekeurde uitgave verschijnt automatisch in de volgende versie.
📊 Waarvoor dient de export?
De jaarafsluitingsexport bevat het totaalbedrag van de goedgekeurde uitgaven op RewradFlex voor elke werknemer. Hiermee kunt u het bruto bestede bedrag dat van de eindejaarspremie moet worden afgetrokken bepalen.
💰 Hoe bepaalt u dit bedrag?
Neem het totaalbedrag van de uitgaven vermeld in de export
Deel dit bedrag door (1 + het percentage van de werkgeversbijdragen) dat in uw bedrijf wordt toegepast. Bruto besteed bedrag = Totaal van de uitgaven / (1 + % werkgeversbijdragen) Dit brutobedrag stemt precies overeen met wat moet worden afgetrokken van de eindejaarspremie van de werknemer.
💰 5. De bedragen doorgeven aan uw sociaal secretariaat
Eenmaal deze brutobedragen bepaald, geeft u ze door aan uw sociaal secretariaat zodat het ze van de eindejaarspremie kan aftrekken.
🛑 6. Automatische afsluiting op 28 december
Als bepaalde uitgaven op 28/12 nog in afwachting zijn, weigert RewardFlex ze automatisch en genereert het indien nodig de december-export voor het sociaal secretariaat.