Aan het begin of in de loop van het jaar kan het nodig zijn om de budgetten van het cafetariaplan van uw werknemers aan te passen (indexering, functiewijziging, intern beleid, enz.). Deze fiche legt uit:
hoe u een budget wijzigt in RewardFlex,
hoe het platform de bedragen automatisch herberekent,
wat de impact is voor de werknemers,
en hoe de terugkerende betalingen worden verwerkt.
📌 Belangrijke principes om te onthouden
Basisregels die door RewardFlex worden toegepast:
🔁 Elke budgetwijziging wordt retroactief toegepast vanaf 1 januari.
🚫 Er verschijnt nooit een negatieve correctie in de portefeuille van de medewerker.
➕ Een verhoging genereert indien nodig een onmiddellijke positieve correctie.
➖ Een verlaging past enkel de toekomstige ladingen aan, zonder het verleden te raken.
🔒 De terugkerende betalingen blijven actief zolang het budget toereikend blijft.
❓ Hoe werkt het?
1️⃣ Ga naar uw tabblad Cafetariaplan en klik op Dashboard.
2️⃣ Klik op de groep en ga naar Werknemers.
3️⃣ Klik op het potlood naast het jaarbudget van de werknemer.
4️⃣ Pas het bedrag aan:
Onmiddellijk toont RewardFlex de impact van de wijziging op:
het jaarbudget,
het maandelijks geladen bedrag,
het saldo van de portefeuille van de werknemer. 5️⃣ Bewaar uw wijziging.
💰 Automatische herberekening van het budget
💰 Bij een verhoging van het budget
1️⃣ RewardFlex vergelijkt het oude budget en het nieuwe budget sinds 1 januari.
2️⃣ Het systeem berekent hoeveel er tot de huidige maand had moeten worden geladen.
3️⃣ Als de medewerker meer had moeten ontvangen, wordt er onmiddellijk een positieve correctie aan zijn portefeuille toegevoegd.
4️⃣ De toekomstige maandelijkse ladingen blijven ongewijzigd. Voorbeeld 1:
Initieel jaarbudget: 1.200 €
Nieuw jaarbudget aangepast tijdens de maand januari: 1.500 €
Vastgesteld verschil op dit moment: 25 € (100 € ontvangen in plaats van 125 €). 👉 RewardFlex crediteert de portefeuille automatisch met +25 €. Voorbeeld 2:
Initieel jaarbudget: 1.200 €
Nieuw jaarbudget aangepast tijdens de maand februari: 1.500 €
Vastgesteld verschil op dit moment: 50 € (200 € ontvangen in plaats van 250 €) 👉 RewardFlex crediteert de portefeuille automatisch met +50 €.
💰 Bij een verlaging van het budget
1️⃣ RewardFlex haalt nooit geld weg dat al geladen of uitgegeven is.
2️⃣ De correctie wordt gespreid over de resterende maanden tot december. Concreet:
de toekomstige maandelijkse ladingen worden proportioneel verlaagd,
er verschijnt geen negatieve lijn in de portefeuille van de werknemer,
de werknemer ontvangt gewoon minder elke maand in de toekomst.
📊 Beheer van terugkerende uitgaven
1️⃣ Vooraleer een budgetverlaging te valideren, controleert RewardFlex of het nieuwe maandbedrag nog steeds volstaat om te dekken:
de abonnementen
de bestaande terugkerende cafetariabetalingen 2️⃣ Als het nieuwe maandbudget ontoereikend is:
❌ worden alle terugkerende betalingen automatisch geannuleerd,
zal de werknemer ze indien gewenst handmatig opnieuw moeten ingeven. 3️⃣ In dat geval verschijnt er een duidelijk waarschuwingsbericht vóór de validatie. 👉 U moet de verlaging expliciet bevestigen met kennis van zaken.
🎯 Impact voor de werknemer
De werknemer ziet onmiddellijk:
zijn nieuwe jaarbudget,
zijn nieuwe maandbedrag.
Hij ziet geen enkele negatieve correctie in zijn portefeuille.
De ondertekende policy's blijven ongewijzigd.
Enkel de budgetverdeling wordt aangepast.