Deze fiche legt uit hoe u de dienst bijkomende verlofdagen in uw cafetariaplan activeert en configureert, en hoe de aanvragen en hun verwerking werken.
⚙️ Stap 1: De dienst activeren
Vooraleer uw werknemers bijkomende verlofdagen kunnen kopen, moet u de dienst activeren vanuit uw werkgeversinterface.
1️⃣ Ga naar Budgetten → klik op het betrokken budget
2️⃣ Klik op Actie → Budget wijzigen.
3️⃣ Activeer de dienst en bepaal het maximaal aantal dagen dat de werknemers van dit plan kunnen kopen. Dit maximum kan worden vastgesteld op een precies getal of onbeperkt worden gelaten.
💡 Het maximum wordt per plan geconfigureerd: verschillende plannen kunnen verschillende limieten hebben.
Eenmaal geactiveerd, verschijnt de dienst in het tabblad Diensten van de interface van uw werknemers.
⚙️ Stap 2: De goedkeuringsmodus kiezen
De goedkeuringsmodus is van toepassing op al uw werknemers. U kunt die configureren in Instellingen → Budgetinstellingen → Goedkeuringsmodus voor bijkomende verlofdagen.
Er zijn twee modi beschikbaar:
Automatische goedkeuring
De aanvragen worden automatisch goedgekeurd zodra ze worden ingediend, zolang de werknemer het maximum van zijn plan niet heeft bereikt. Er is geen actie van uw kant vereist.
Manuele goedkeuring
De aanvragen worden naar uw validatiewachtrij gestuurd. U moet ze goedkeuren of weigeren, net als elke andere aanvraag van een werknemer. Deze parameter kan op elk moment gewijzigd worden.
⚙️ Stap 3: De aanvragen van de werknemers beheren
Zodra de dienst geactiveerd is, kunnen uw werknemers een aanvraag indienen vanuit hun interface:
1️⃣ De werknemer gaat naar het tabblad Diensten van zijn RewardFlex-platform.
2️⃣ Hij klikt op Bijkomende verlofdagen, wat een algemene informatiepagina over de dienst opent.n
3️⃣ Vanaf deze pagina start hij zijn aanvraag. Er opent een venster waarin hij kan:
Het aantal dagen invoeren dat hij wenst te kopen.
De kostprijs per dag raadplegen, berekend volgens zijn profiel (arbeider of bediende).
De totale kostprijs van zijn aanvraag in real time visualiseren.
4️⃣ Afhankelijk van de geconfigureerde goedkeuringsmodus:
Bij automatische goedkeuring: de aanvraag wordt onmiddellijk gevalideerd, zonder actie van uw kant.
Bij manuele goedkeuring: de aanvraag verschijnt in uw validatiewachtrij. U moet ze goedkeuren of weigeren vóór elke inhouding.
5️⃣ Eenmaal goedgekeurd, wordt het overeenstemmende bedrag afgetrokken van het cafetariabudget van de werknemer.
💰 Integratie in de payroll-exports
De gekochte bijkomende verlofdagen verschijnen in de payroll-export om te worden toegevoegd aan de verlofteller van de werknemer.
👉 Geef deze export door aan uw sociaal secretariaat zodat het de teller kan bijwerken.