Deze fiche legt uit hoe u de dienst wagen-upgrade in uw cafetariaplan activeert en beheert, en hoe de maandelijkse inhoudingen werken.
⚙️ Stap 1: De dienst activeren
Voordat uw werknemers deze dienst kunnen gebruiken, moet u die activeren via uw werkgeversinterface.
1️⃣ Ga naar Budgetten → klik op het betreffende budget
2️⃣ Klik op Actie → Budget wijzigen.
3️⃣ Activeer de dienst.
👉 Eenmaal geactiveerd verschijnt de dienst automatisch in de categorie Wagen in de interface van uw werknemers.
⚙️ Stap 2: De berekeningswijze kiezen
Voordat uw werknemers hun aanvragen indienen, bepaalt u de berekeningswijze die voor uw hele onderneming zal gelden.
1️⃣ Ga naar Instellingen → Budgetinstellingen
2️⃣ Bepaal de berekeningswijze
Er zijn twee wijzen beschikbaar:
Wijze Werking Werkgeverskost (standaard) De werknemer voert rechtstreeks de werkgeverskost in. Het ingevoerde bedrag wordt zo afgetrokken, zonder omrekening.
Brutobedrag De werknemer voert een maandelijks brutobedrag in. De werkgeversbijdragen worden automatisch toegevoegd om de totale werkgeverskost te berekenen.
💡 De berekeningswijze kan op elk moment worden gewijzigd in Instellingen → Budgetinstellingen → Car Upgrade. De wijziging geldt voor al uw werknemers.
⚙️ Stap 3: De aanvragen van de werknemers goedkeuren
Eenmaal de dienst geactiveerd, kunnen uw werknemers een aanvraag indienen via hun interface:
1️⃣ De werknemer gaat naar de categorie Wagen van zijn cafetariaplan.
2️⃣ Hij voert het gewenste maandelijkse bedrag in (werkgeverskost of brutobedrag, naargelang uw configuratie).
3️⃣ De aanvraag wordt aan u doorgestuurd voor goedkeuring of weigering.
4️⃣ Eenmaal goedgekeurd wordt de inhouding automatisch elke maand van het cafetariabudget van de werknemer afgehouden.
⚠️ Er wordt geen enkele inhouding uitgevoerd zolang u de aanvraag niet hebt goedgekeurd.
💰 Hoe werkt de financiële flow?
De dienst Car Upgrade werkt via een terugkerende maandelijkse inhouding op het cafetariabudget van de werknemer. Hier zijn de essentiële punten om te onthouden:
De werknemer schiet geen geld voor en ontvangt geen enkele terugbetaling.
Het afgehouden budget blijft binnen het werkgeverscircuit: het compenseert rechtstreeks de kost van de wagen-upgrade aan uw kant.
Deze flow wordt niet behandeld als een terugbetaling op de loonfiche: het cafetariabudget van de werknemer dekt rechtstreeks uw werkgeverskost.
🔄 Een actieve inhouding wijzigen of stopzetten
Als een werknemer zijn wagen-upgrade wil wijzigen of annuleren:
1️⃣ De wijzigings- of annuleringsaanvraag kan worden gestart door u of door de werknemer.
2️⃣ Eenmaal de inhouding stopgezet, wordt er geen bijkomende afhouding meer uitgevoerd op het cafetariabudget van de werknemer.
3️⃣ Als een nieuwe afspraak wordt overeengekomen, moet de werknemer een nieuwe aanvraag indienen, die opnieuw door u moet worden goedgekeurd.