De dienst Warrants in RewardFlex laat uw werknemers toe om een deel van hun premie via hun cafetariaplan om te zetten in warrants.
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het activeren van de dienst, het configureren van de parameters en het afsluiten van elke conversieperiode.
⚙️ Activering en configuratie van de dienst
1️⃣ De dienst activeren
Meld u aan bij de werkgeversinterface van RewardFlex en activeer de dienst Warrants voor een of meerdere werknemersgroepen.
2️⃣ De parameters configureren
Eenmaal geactiveerd, kunt u de volgende parameters instellen:
Parameter | Beschrijving |
Minimumbedrag voor conversie | Optioneel Bepaalt het minimumbedrag dat een werknemer kan toewijzen. |
Percentage platformkost | Optioneel Percentage dat op elke conversie van een werknemer wordt toegepast. |
Afsluitdatum | Verplicht om werknemers in staat te stellen hun fondsen om te zetten. |
⚠️ Belangrijk: Als er geen afsluitdatum is ingesteld, is de knop « Converteren » grijs voor alle werknemers en kan er geen enkele aanvraag worden ingediend.
📅 De periode afsluiten
Handmatige afsluiting
Wanneer u op De periode afsluiten & de export genereren klikt:
Alle reserveringen van de werknemers worden automatisch gemarkeerd als uitgegeven.
De afsluitdatum wordt gereset (geen datum ingesteld).
De knop « Converteren » wordt grijs voor alle werknemers tot de volgende activering of het instellen van een nieuwe periode.
Automatische afsluiting
Als de ingestelde afsluitdatum overschreden is, is het effect identiek: de werknemers kunnen geen aanvraag meer aanmaken of wijzigen.
🛑 Het Warrants-plan annuleren
U kunt op elk moment het Warrants-plan annuleren via de knop Het Warrants-plan annuleren in de beheerinterface.
Proces:
Klik op Het Warrants-plan annuleren.
Een bevestigingsvenster verschijnt — bevestig de actie.
Eenmaal bevestigd:
Alle door de werknemers gereserveerde bedragen worden teruggestort op hun cafetariaportefeuille.
Alle betrokken werknemers ontvangen een e-mailmelding ter bevestiging van de annulering.
📊 Export van de gegevens
Bij de afsluiting van de periode kunt u de Excel-export rechtstreeks downloaden vanuit de RewardFlex-interface. Deze export bevat alle informatie met betrekking tot de conversies van de periode.
✉️ Automatische meldingen
Werkgeversmeldingen
U ontvangt automatisch:
Een herinnering enkele dagen vóór de afsluitdatum.
Een melding op de dag van de afsluiting, met een overzicht van:
Het aantal deelnemende werknemers.
Het totale gereserveerde bedrag.
Een herinnering om de gegevens af te sluiten en te exporteren.
Werknemersmeldingen
De werknemers ontvangen een automatische e-mail in de volgende gevallen:
Nieuwe reservering aangemaakt.
Reservering gewijzigd.
Annulering van het plan (indien geïnitieerd door de werkgever).
Elke melding vermeldt:
✔️ het bedrag
✔️ de datum
✔️ de volgende stappen
📌 Belangrijke punten om te onthouden
De afsluitdatum is verplicht om de conversieperiode voor de werknemers te openen.
Eenmaal de datum overschreden of de periode handmatig afgesloten, is geen wijziging mogelijk aan de werknemerskant.
De annulering van het plan stort automatisch terug op de portefeuilles van de werknemers.
De Excel-export is beschikbaar vanaf de afsluiting van de periode.