Deze fiche legt het volledige Lease a Bike-traject uit, van de activatie van de dienst door de werkgever tot de terbeschikkingstelling van de fiets aan de werkneme
🔛 Activatie van de dienst (werkgeverszijde)
1️⃣ U activeert de dienst Lease a Bike vanuit uw RewardFlex-werkgeversportaal.
Daarvoor moet u die activeren in de instellingen van het cafetariaplan alsook voor een of meerdere groepen.
2️⃣ Lease a Bike zal uw aanvraag analyseren en komt automatisch via e-mail bij u terug met een inschrijvingslink.
3️⃣ U vervolledigt de inschrijving en ondertekent het contract rechtstreeks op het Lease a Bike-platform (via een link verzonden via Docusign).
👉 Eenmaal het contract ondertekend is, is er geen bijkomende configuratie vereist. Monizze finaliseert de activatie en bevestigt u via e-mail wanneer de dienst beschikbaar is voor uw werknemers.
🚲 Een leasingaanvraag starten (werknemerszijde)
1️⃣ De werknemer logt in op RewardFlex en selecteert de dienst Fietsleasing – Lease a Bike.
2️⃣ Hij klikt op de knop om zijn Lease a Bike-account aan te maken:
het account wordt automatisch aangemaakt,
er wordt een e-mail van Lease a Bike verzonden om het e-mailadres te valideren en de aanmaak van het account te finaliseren,
na validatie ontvangt de werknemer een persoonlijke gebruikscode.
💡 De werknemer kan een simulatie uitvoeren met behulp van de rekenmodule om zijn maandbudget te schatten, hier 👉 Simulator Monizze - Fietsleasing
3️⃣ De werknemer gaat naar een Lease a Bike-partnerverdeler, voorzien van zijn code, en kiest:
zijn fiets
zijn accessoires (afhankelijk van het beschikbare budget)
👉 De fietsverdeler registreert uw fiets, uw accessoires en het gekozen onderhoudspakket op het Lease a Bike-platform. De werknemer ontvangt vervolgens een melding per e-mail die hem uitnodigt om het contractvoorstel op het Lease a Bike-platform te raadplegen/aanvaarden.
✅ Aanmaak en validatie van het contract door de werknemer
📢 Sleutelstap - dubbele validatie verplicht
De werknemer moet het contract twee keer valideren:
een eerste keer op het Lease a Bike-platform,
en een tweede keer in RewardFlex (Monizze).
⚠️ Zolang deze twee validaties niet zijn uitgevoerd, gaat de aanvraag niet vooruit.
✅ 1 validatie: Lease a Bike-platform
1️⃣ Zodra het contractvoorstel door de verdeler is aangemaakt,
ontvangt de werknemer een e-mail van Lease a Bike.
2️⃣ Deze e-mail nodigt hem uit om:
in te loggen op het Lease a Bike-platform,
het contractvoorstel te raadplegen,
het contract te aanvaarden.
👉 Zonder deze validatie op Lease a Bike kan de aanvraag niet worden doorgegeven aan RewardFlex.
✅ 2 validatie: RewardFlex-platform (Monizze)
1️⃣ Na de aanvaarding op Lease a Bike worden de contractgegevens automatisch verzonden naar RewardFlex.
2️⃣ De werknemer ziet dan zijn aanvraag verschijnen in RewardFlex.
3️⃣ Hij moet verplicht:
de aanvraag openen,
het contract een tweede keer valideren in RewardFlex.
👉 Deze tweede validatie is onmisbaar opdat de aanvraag naar de werkgever kan worden verzonden.
✅ Finale validatie door de werkgever
1️⃣ Na validatie door de werknemer gaat het contract over naar de status "In afwachting van goedkeuring door een derde".
2️⃣ Als werkgever ontvangt u de aanvraag in RewardFlex. In het tabblad Terugkerende betalingen kunt u:
✅ goedkeuren,
❌ weigeren.
3️⃣ Bij goedkeuring:
ontvangt de werknemer een e-mail met een pincode,
deze code is nodig voor de overhandiging van de fiets bij de verdeler.
🚲 Voorbereiding en overhandiging van de fiets
Finalisatie bij de verdeler
1️⃣ De verdeler:
vult de facturatiegegevens in (nummer en datum),
valideert de facturatie,
maakt de fiets klaar voor de overhandiging.
2️⃣ De werknemer haalt zijn fiets op bij de verdeler.
3️⃣ De verdeler bevestigt de overhandiging van de fiets in het Lease a Bike-platform.
💰 Activatie van het contract en financiering
Zodra het contract door de leasingmaatschappij is aanvaard, wordt het contract actief vanaf de 1e dag van de volgende maand. Vanaf dat moment:
Aan werknemerszijde:
start de maandelijkse financiering automatisch,
wordt het bedrag afgetrokken van het budget van de werknemer in RewardFlex,
Aan werkgeverszijde: de facturatie gebeurt maandelijks vanwege Lease a Bike.