Deze fiche legt de volledige werking van de Coolblue-integratie in RewardFlex uit, van de activatie door de werkgever tot de bestelling en de levering van het materiaal voor de werknemer.
🔛 Activatie van de dienst (werkgeverszijde)
Opzetten van de Coolblue-integratie:
1️⃣ Bij de configuratie van uw Cafetariaplan of in uw instellingen in RewardFlex activeert u de dienst Coolblue-integratie.
2️⃣ Er verschijnt een bevestiging in RewardFlex en er wordt automatisch een melding verzonden naar Monizze Operations.
👉 Deze activatie zet het onboardingproces in gang, zonder onmiddellijke bijkomende actie van uw kant.
💻 Onboarding met Coolblue
Aanmaak van uw webshopomgeving:
1️⃣ Het team Monizze Ops verzamelt uw administratieve gegevens:
naam van de onderneming
contactgegevens
adres
btw-nummer
contactpersoon
2️⃣ Monizze Ops contacteert Coolblue om de aanmaak van uw klantenaccount aan te vragen.
3️⃣ Coolblue contacteert u rechtstreeks om:
uw Coolblue-klantenaccount aan te maken,
de in aanmerking komende producten te bepalen,
de contractuele afspraken vast te leggen.
4️⃣ Coolblue bezorgt vervolgens aan Monizze Ops:
een Company ID,
specifieke webshoplinks (één per categorie: smartphone, tablet, computer).
5️⃣ Deze informatie wordt geregistreerd in RewardFlex.
👉 Eenmaal deze stap voltooid is, wordt de dienst toegankelijk voor de werknemers.
👥 Een aankoop starten (werknemerszijde)
Rechtstreekse toegang tot Coolblue:
1️⃣ De werknemer logt in op RewardFlex en gaat naar de sectie Aankoop van IT-materiaal.
2️⃣ Hij kiest een productcategorie:
smartphone
tablet
computer
accessoires
3️⃣ Hij wordt automatisch doorverwezen naar de Coolblue-webshop die specifiek aan zijn onderneming is gewijd, met enkel de toegestane producten.
4️⃣ De werknemer selecteert zijn materiaal en finaliseert de bestelling op Coolblue → de bestelling wordt aangemaakt in status "ontwerp".
5️⃣ Eenmaal het ontwerp afgerond is, wordt hij doorverwezen naar RewardFlex.
De werknemer heeft 24u om zijn bestelling te valideren in RewardFlex.
✅ Ophalen en validatie van de bestelling
Automatische controles door RewardFlex:
1️⃣ RewardFlex haalt automatisch de gegevens van de bestelling op:
productsoort
beschrijving
prijs
bestelreferentie
2️⃣ RewardFlex voert verschillende controles uit:
beschikbaar budget,
limieten per toesteltype (bv. max. smartphones, tablets, computers).
3️⃣ Als een controle mislukt:
wordt de bestelling automatisch geannuleerd,
ontvangt de werknemer een verklarende melding.
4️⃣ Als alles conform is, gaat de bestelling over naar de status "in afwachting van bevestiging door de werknemer".
👥 Bevestiging door de werknemer
Finale validatie van de aankoop
1️⃣ De werknemer raadpleegt zijn bestelling in RewardFlex met:
de prijs,
zijn resterende budget,
zijn toestelquota.
2️⃣ Hij kan:
✅ de bestelling bevestigen,
❌ of die annuleren
3️⃣ Bij bevestiging:
wordt het bedrag afgetrokken van zijn cafetariabudget
gaat de status over naar "bevestigd".
4️⃣ Bij annulering:
geen impact op het budget,
wordt de Coolblue-bestelling geannuleerd.
📦 Verwerking en levering
Finalisatie aan Coolblue-zijde
1️⃣ RewardFlex bevestigt de bestelling bij Coolblue.
2️⃣ Coolblue verwerkt de bestelling en organiseert de levering rechtstreeks aan de werknemer.
💰 Facturatie & loonberekening
Facturatie
Coolblue factureert de onderneming maandelijks, buiten RewardFlex.
Payroll-export
Elke aankoop genereert automatisch:
Algemene export: kostprijs + VAA inbegrepen,
Loonfiche-export: enkel de VAA-lijn zichtbaar op de fiche van de werknemer;